| Büroorganisation

Von Aktensammlern und virtuellen Chaoten

Papierakten sind in Büros nur noch selten zu finden. Aber die digitale Datenablage hat auch ihre Tücken.
Bild: Michael Bamberger

Bei der Datenablage gibt es die unterschiedlichsten Vorlieben - vom Aktenstapler bis hin zum Online-Opfer. Eine Übersicht über die unterschiedlichen Vertreter und wie eine Enterprise-Content-Management-Lösung helfen kann, Ordnung ins Chaos zu bringen.

Es gibt viele Gründe, warum sich auf  Schreibtischen Arbeitsunterlagen stapeln oder auf dem gemeinsamen Netzlaufwerk ein virtuelles Chaos herrscht: Zeitdruck, volle Konzentration auf mehrere zu bearbeitende Projekte, die Furcht, wichtige Arbeiten aus den Augen zu verlieren, Sammelwut, fehlende Schubladen und fehlende Ordnungssysteme. Anlässlich der kommenden Cebit (14.-18. März 2016 in Hannover) hat der Branchenverband Bitkom einen Überblick über die verschiedenen Datenablage-Typen im Büro und die Vorteile von Enterprise-Content-Management-Systemen zusammengestellt.

Der Papier-Patriarch

Dieser Typ Mitarbeiter verschließt sich dem „Trend Internet“ vollständig. Sein Papierverkehr: hoch. E-Mails lässt sich der Papier-Patriarch von seiner Sekretärin ausgedruckt auf den Schreibtisch legen – um anschließend seine Antwort ins Diktiergerät zu sprechen. Begriffe wie Enterprise Content Management oder digitale Ablage schlägt er in der 24-bändigen Enzyklopädie seines Vertrauens nach – nur um festzustellen, dass sie dort noch nicht aufgelistet sind. Kein Wunder, dass das büroeigene Archiv einen kompletten Raum inklusive Keller einnimmt. Übersichtlichkeit? Fehlanzeige. Dafür ist jede jemals versendete oder empfangene E-Mail fester Bestandteil des umfassenden Archivs.

Das rät der Experte: Frank Früh, Bereichsleiter Enterprise Content Management beim Branchenverband Bitkom weiß: „Eine ganzheitliche Dokumentenverwaltung und -organisation könnte dem Papier-Patriarchen nützen, Ordnung und Übersichtlichkeit in sein Ablagesystem zu bringen. Die Möglichkeiten eines ECM reichen von Archivierung und Dokumentenverwaltung über Workflows, die das Prozessmanagement unterstützen, Collaboration-Lösungen wie Wikis oder Foren sowie Input- und Output-Lösungen bis hin zum Spezialfall Web-Content-Management-Software.“

Der Sicherheitshysteriker

Im Vergleich zum Papier-Patriarchen steht der Sicherheitshysteriker der digitalen Welt mehr als aufgeschlossen gegenüber. Laptop und Smartphone hat er immer dabei. E-Mails auszudrucken käme ihm ohne triftigen Grund nicht in den Sinn. Dennoch will es mit dem chaosbefreiten Büro nicht so recht klappen – auch hier stapelt sich das Papier. Denn: Der Sicherheitshysteriker hebt all seine Unterlagen in dicken Ordnern auf – und das jahrelang. Der Grund: gesetzliche Vorschriften in Bezug auf größtmöglichen Schutz von Daten vor Missbrauch. Dies bedeutet jedoch eine logistische Herausforderung. Denn mittlerweile hat sich ein beachtlicher Bestand an Akten angehäuft. Dabei ist Zeit zum Suchen im oft hektischen Berufsalltag Mangelware.

Das rät der Experte: „Auch für den Sicherheitshysteriker ist es lohnenswert, sich mit der Digitalisierung von Unterlagen zu beschäftigen“, rät ECM-Experte Früh. „Die Themen Sicherheit und Schutz vor Datenverlusten geben rund 75 Prozent der ECM-Nutzer als Vorteil an – insbesondere kleinere Mittelständler.“

Der Onliner

Die Möglichkeiten der Digitalisierung sind dem Onliner alles andere als fremd – und sein Schreibtisch ist beinahe schon befremdlich leer. Dokumente scannt er regelmäßig ein und jagt sie im Anschluss durch den Schredder. E-Mails werden sofort in einen von unzähligen Ordnern sortiert, im Posteingang liegen maximal die Mails der letzten Stunde. Allerdings – und hier liegt der Knackpunkt – herrscht in seinem digitalen „System“ alles andere als Ordnung. Ein Blick auf den Desktop lässt die Ausmaße des Chaos nur erahnen, das sich auf seiner Festplatte, seinem Netzlaufwerk und dem Laptop befindet. Eine typische Frage lautet: „Wo war nochmal der wichtige Vertrag von letzter Woche? Ich hatte ihn doch noch gescannt und abgelegt, bevor ich ihn vernichtet habe ...“

Das rät der Experte: Viele Unternehmen beginnen mit Teillösungen wie der E-Mail-Archivierung oder der digitalen Kundenakte. Zudem gibt es kostengünstige Cloud-Lösungen, die skalierbar sind und mit dem Unternehmen mitwachsen, die gerade für Mittelständler besonders attraktiv sind. Dem Onliner empfiehlt Früh allerdings, mit Hilfe einer ganzheitlichen ECM-Lösung Licht ins Dunkel zu bringen.

Der Earlybird

Dass der frühe Vogel den Wurm fängt, trifft in der IT-Branche nur selten zu. Der Earlybird hat sein eigenes ECM aus Lösungen unterschiedlicher Anbieter zusammengestöpselt: eine Cloud-Lösung für die E-Mail-Archivierung vom Startup aus Korea, die frisch gelaunchte App für den geschäftlichen Bankverkehr von zwei Tüftlern aus Spanien und das Crowdfunding-Projekt für die Auswertung sensibler Kundendaten. All diese Angebote hat er als einer der ersten für sich entdeckt. Schade nur, dass seine Dienstleister regelmäßig innerhalb kurzer Zeit Konkurs anmelden und von der Bildfläche verschwinden – genauso wie seine Daten in der Cloud. Das ist aber nicht weiter schlimm: Auf einschlägigen Hacker-Websites erhält er sie gegen einen meist überschaubaren Betrag schnell wieder zurück.

Das rät der Experte: Dem Earlybird legt Frank Früh in Sachen ECM-Anbieter dringend mehr Sicherheitsbewusstsein ans Herz: „Wenn es um so vertrauliche Dinge wie Unternehmens- und Kundendaten geht, sollte man keine Experimente wagen.“

Der Sparfuchs

Dem Sparfuchs sind die Vorteile einer ECM-Lösung in seinem Unternehmen durchaus bewusst. Die Dokumentenverwaltung im Betrieb läuft zwar einigermaßen, doch der Papieraufwand ist eine große Belastung für den Mittelständler. Daher beschäftigt er sich umfassend mit der Materie, um aus der anstehenden Investition auch den größtmöglichen Nutzen zu ziehen. Eine Excelliste mit den Vor- und Nachteilen der einzelnen Anbieter soll ihm bei der Entscheidung helfen. Neben den Funktionen spielen natürlich auch der Preis und die aktuelle Marktentwicklung eine wichtige Rolle. Nicht, dass es am Ende doch noch eine weitere preisgünstigere ECM-Variante gibt. Ob sich der Sparfuchs jemals entscheidet und ob die kostengünstigste Wahl dann auch die richtige war, steht in den Sternen. Das Erstelldatum der Excelliste jedenfalls stammt noch aus dem vergangenen Jahrzehnt.

Das rät der Experte: „Die meisten kleineren Mittelständler entscheiden heute tatsächlich anhand des Preises, welches ECM im Unternehmen konkret eingesetzt wird“, sagt Früh. „Unsere Studienergebnisse sagen, dass das Preis-/Leistungsverhältnis sowie niedrige Betriebs- und Anschaffungskosten zu den wichtigsten Entscheidungskriterien zählen.“ Ob dies dann auch immer die richtige Wahl war, zeige nur die Erfahrung. Neben dem Preis sollten jedoch vorrangig auch die individuellen Bedürfnisse ausschlaggebend sein. Einen unabhängigen Überblick über die Möglichkeiten eines ECM gibt etwa die Studie „ECM im Mittelstand“ des Bitkom.

Haufe Online Redaktion

Elektronische Akte, Digitale Personalakte