03.12.2015 | Serie Candidate Experience Management

Positive Erlebnisse in der Onboarding-Phase

Serienelemente
Willkommen an Bord: Eine gelungene Einarbeitungsphase wirkt sich positiv auf die Candidate Experience aus.
Bild: MEV Verlag GmbH, Germany

Candidate Experience Management hört nicht mit der Vertragsunterzeichnung auf. Gerade in den ersten Wochen am neuen Arbeitsplatz ist die Gefahr für Enttäuschungen bei neuen Mitarbeitern groß. Eine intensive Begleitung in der Onboarding-Phase ist daher sehr wichtig.

Schon am ersten Arbeitstag denken ca. 15 Prozent aller Neuen an Kündigung. Bei den Führungskräften ist die Fluktuation innerhalb der ersten 18 Monate noch deutlich höher. Wie also können Unternehmen, HR-Verantwortliche oder Führungskräfte das „An-Bord-holen“ eines neuen Mitarbeiters so gestalten, dass es nicht zu vorzeitigen Kündigungen oder zu Demotivation in dieser frühen Phase kommt?

Hohe Erwartungen von beiden Seiten

Nicht nur aufseiten des Arbeitgebers ist diese Zeit mit hohen Erwartungen verbunden. Je nach Erfahrung und bisherigem Lebenslauf hat der neue Mitarbeiter bereits Einarbeitungsphasen in anderen Unternehmen erlebt. Er wurde dabei enttäuscht oder erfolgreich im neuen Arbeitsumfeld unterstützt – in jedem Fall wird er seine bisherigen beruflichen Erlebnissen vergleichen.

Mit positiver „Candidate Experience“ eine emotionale Basis schaffen

Eine erfolgreiche Einarbeitung zielt nicht nur auf organisatorisch-faktische Informationsvermittlung ab, sondern auch auf den emotionalen Teil des „Onboarding“. Dabei sollte das Ziel sein, eine größtmögliche Übereinstimmung zwischen der Wahrnehmung des Mitarbeiters und den in der Findungsphase kommunizierten Versprechen des Unternehmens herzustellen. Im ersten Schritt gilt es, positive Erlebnisse zu schaffen, die die emotionale Basis legen, um mögliche erste Enttäuschungen abzufedern. Erst dann sollte Schritt für Schritt mit der eigentlichen Informationsvermittlung und Einarbeitung begonnen werden. Im Folgenden haben wir sechs Tipps für ein gelungenes Onboarding zusammengestellt.

Erster Tipp: Den Arbeitsplatz vorbereiten

Eigentlich sollte es eine Selbstverständlichkeit sein, dass der neue Mitarbeiter einen vorbereiteten Arbeitsplatz vorfindet. Leider ist dies keineswegs immer der Fall. Zu einem vorbereiteten Arbeitsplatz gehören je nach Position, Aufgabenbereich und Art der Tätigkeit ein Raum, Schreibtisch und Sitzgelegenheit, Arbeitsmittel oder Werkzeuge und Platz für die persönlichen Dinge des Mitarbeiters. Wenn möglich, sollten auch erste Tätigkeiten, die der Neue bereits am ersten Tag ausführen kann, vorgegeben werden.

Zweiter Tipp: Die wichtigsten Infos zusammenstellen

Einige Dinge und Sachverhalte sollte der Neue bereits am ersten Arbeitstag kennen oder wissen. Hierzu gehören zum einen wichtige Regelungen und Vorschriften (zum Beispiel über Unfallverhütung, Arbeits- und Pausenzeiten, betriebliche Zusammenarbeit, Arbeitsordnung), Informationen über das nähere Arbeitsumfeld und örtliche Gegebenheiten. Hilfreich sind dabei Organisationspläne und eine Stellenbeschreibung.

Dritter Tipp: Einführungsveranstaltung organisieren

Neben der individuellen Einführung können auch mehrere Mitarbeiter zusammen in einer Veranstaltung begrüßt und informiert werden. Das stellt die einheitliche Information sicher und kann der Personalabteilung Arbeit ersparen. Außerdem lässt sich so auch ein Gruppengefühl unter den neuen Mitarbeitern erzeugen, das zugleich Grundstein für das Netzwerk im Unternehmen ist.

Vierter Tipp: Die Kollegen vorbereiten

Die Vorbereitung der Kollegen ist eine wesentliche Aufgabe des Vorgesetzten. Vom ersten Tag an muss er dazu beitragen, dass der neue Mitarbeiter in die bestehende Gruppe rasch und reibungslos integriert wird und dass die Gruppe weiterhin gut zusammenarbeitet. Der Vorgesetzte muss bereits im Vorfeld die Gruppe informieren und auf den neuen Mitarbeiter positiv einstimmen. Dies gelingt ihm umso leichter, je stärker die vorhandenen Mitarbeiter sich von dem Neuen Entlastung und Unterstützung erhoffen.

Fünfter Tipp: Einen Paten benennen

In vielen Unternehmen beauftragt der Vorgesetzte einen Mitarbeiter als Starthelfer oder Pate. Als Kollege kann er — oft besser als der Vorgesetzte — den Neuen mit den vielen kleinen und größeren Dingen im Unternehmen vertraut machen. Er berät in Fragen wie: Wo finde ich was? Was muss ich tun, wenn …? Welche Verhaltensregeln sind hier üblich? Wovor muss ich mich vorsehen? Der Starthelfer kann auch die Einarbeitung des Neuen übernehmen, wenn er dessen Aufgabengebiet gut kennt.

Sechster Tipp: Einarbeitung in vier Stufen

Für die Einarbeitung selbst, insbesondere bei einfacheren Tätigkeiten, hat sich ein Modell mit vier Stufen bewährt.

Stufe 1: Vorbereiten des Mitarbeiters. Dies geschieht in der Reihenfolge: dem Lernenden die Befangenheit nehmen, die zu lernende Tätigkeit bezeichnen, Vorkenntnisse feststellen, Interesse wecken, dem Lernenden Zutrauen zu sich selbst geben.

Stufe 2: Erklären und vormachen. Der Lernende soll den ganzen Vorgang im Zusammenhang überblicken. Das Vormachen braucht auch genaue Erklärung und Begründung (Was, wie und warum so). Den Vorgang zügig wiederholen und dabei die Kernpunkte und Lern-Abschnitte nennen. Der Lernende soll sich den Vorgang einprägen.

Stufe 3: Ausführen lassen. Dies geschieht unter Aufsicht des Einarbeitenden. Der Lernende soll die Aufgabe durchführen und sie dabei erläutern; Verständnislücken müssen geschlossen werden.

Stufe 4: Unterweisung abschließen. Der Lernende arbeitet unter Aufsicht des Unterweisenden selbstständig, bis er den Vorgang sicher bearbeiten kann.

 

Weitere ausführliche Informationen zur Gestaltung des Onboarding-Prozesses, insbesondere zu den Möglichkeiten der digitalen Unterstützung, finden Sie im Top-Thema „Digitales Onboarding“.

 

Buchtipp:

Maïté Ullah/ Robindro Ullah: Erfolgsfaktor Candidate Experience - Der Perspektivwechsel im Recruiting. Schaeffer-Poeschel 2015.

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