Bewerber warten nicht gerne. Sieben Tage geben sie Unternehmen für die ersten Schritte im Recruiting-Prozess. Neben dem Zeitfaktor und der Candidate Experience gibt es jedoch eine Reihe weiterer Kriterien, entlang derer sich der Recruiting Prozess optimieren lässt.

In der Regel lässt sich das Recruiting als mehrstufiger Prozess beschreiben. Dieser typische Ablauf des Recruiting-Prozesses kann an vielen Stellen optimiert werden. Außerdem haben einige angrenzende Prozesse und Themenfelder Einfluss auf die Qualität des Recruiting.

Recruiting-Prozess: typischer Ablauf

Die vom Recruiting zu besetzenden Stellen ergeben sich in der Regel aus der Personalplanung. Für diese Stellen wird im ersten Schritt ein Anforderungsprofil ausgearbeitet. Dieses Profil umfasst neben fachlichen Kenntnissen auch persönliche und soziale Kompetenzen und ist somit neben der inhaltlichen Ausrichtung auf die Stelle auch an die Unternehmenskultur und an das Team angepasst. Eine enge Abstimmung zwischen HR und dem jeweiligen Fachbereich ist in diesem Schritt deshalb besonders wichtig. Neben den Anforderungen an die Kandidaten muss auch ein Gehaltsrahmen festgelegt werden, der potentiellen Kandidaten angeboten werden kann.

Je nach Anforderungsprofil muss im zweiten Schritt ein passender Beschaffungsweg festgelegt werden. Neben der öffentlichen Ausschreibung mit Stellenanzeigen auf Jobbörsen oder in Printmedien kommt auch Active Sourcing oder Social Media Recruiting in Frage. Grundsätzlich hängt dabei der Beschaffungsweg vom zu besetzenden Volumen, von der Verfügbarkeit entsprechender Talente und von der strategischen Relevanz der zu besetzenden Stellen ab. Bei großem Volumen und hoher Verfügbarkeit etwa kann als primärer Beschaffungsweg eine Stellenanzeige dienen, je geringer die Verfügbarkeit desto größer wird allerdings die Rolle von Employer Branding. Je wichtiger die Besetzung für die strategische Ausrichtung, desto stärker sollte der Fokus auf der proaktiven Kandidatensuche (Active Sourcing) liegen. Darüber hinaus kommen immer auch interne Stellenausschreibungen und Talent Pools sowie Zeitarbeitsfirmen, Personalberater oder Headhunter als Beschaffungsweg in Frage.

Wurde auf dem gewählten Beschaffungsweg eine ausreichende Anzahl an Bewerbern ausfindig gemacht, müssen diese im Bewerbermanagement verwaltet werden. Dazu gehört auch das Screening von Bewerbungsunterlagen und das damit verbundene Treffen einer Vorauswahl. Im weiteren Prozess müssen mit dieser Vorauswahl entsprechende Verfahren der Personalauswahl (zum Beispiel Vorstellungsgespräche oder Assessments) koordiniert werden. Auch die Diagnostik-Verfahren müssen dabei an die Stellenanforderungen angepasst sein. Das gewählte Diagnostik-Verfahren sollte in erster Linie dafür geeignet sein, die Eignung des Kandidaten für die Stelle zu messen.

Wenn auf diesem Wege eine Bewertung der in Frage kommenden Kandidaten abgeschlossen wurde, können geeignete Bewerber in einer Hauptauswahl zusammengefasst werden. Dem favorisierten Bewerber wird daraufhin ein Arbeitsverhältnis angeboten. Bei Annahme des Angebots kann der Recruiting-Prozess mit Vertragsvorbereitung und Vertragsabschluss enden.

Recruiting-Prozess optimieren

Für ein gelungenes Recruiting und eine optimale Abdeckung des Personalbedarfs sollte dieser Recruiting Prozess ständig optimiert werden. Dabei sollte neben der erfolgreichen Einstellung auch die Qualität des neuen Personals und die Wahrnehmung des Recruiting-Prozesses aus Bewerberperspektive ("Candidate Experience") untersucht werden. Um den Erfolg und die Qualität des Recruiting-Prozesses überprüfen zu können, ist es notwendig, entsprechende Recruiting-Kennzahlen zu erfassen um valide Aussagen beispielsweise über die Wahl des Beschaffungswegs treffen zu können. Diese Überprüfung muss außerdem auf die Ziele der Recruiting-Strategie und der Personalplanung Bezug nehmen.

Um die Wahrnehmung des Recruiting-Prozesses aus Bewerberperspektive zu optimieren, können Erkenntnisse aus zahlreichen Studien, die sich mit der Candidate Experience und den Erwartungen von Bewerbern beschäftigen, hinzugezogen werden. Beispielsweise zeigen die Studienergebnisse, dass Online-Bewerbungssysteme möglichst einfach aufgebaut werden sollten - nach Möglichkeit mit der Option zum Importieren von Bewerbungsunterlagen von Linkedin oder Xing ("One-Click-Bewerbung") - um möglichst viele Bewerber ansprechen zu können und die Schwelle zur Bewerbung gering zu halten. Dazu gehört auch, dass für eine Online-Bewerbung auf der Unternehmensseite keine Registrierung mit persönlichem Account notwendig sein sollte.

Ebenfalls wichtig aus Perspektive der Candidate Experience ist der zeitliche Ablauf des Bewerbungsprozesses. Viele Bewerber erwarten eine kurze Rückmeldung oder wenigstens eine Eingangsbestätigung schon nach wenigen Tagen, im Bestfall kommt ein erstes Gespräch bereits innerhalb der ersten ein oder zwei Wochen zu Stande. Über diese allgemeinen Aspekte hinaus sollte die Candidate Experience auch individuell und unternehmensintern evaluiert und gegebenenfalls verbessert werden.

An Recruiting angrenzende Prozesse

Der Erfolg des Recruiting-Prozesses kann auch von angrenzenden Prozessen und Aufgabenbereichen wie dem Employer Branding, dem Onboarding oder der Personalplanung abhängen. Die Wahrnehmung der Arbeitgebermarke beispielsweise hat Einfluss auf die Erwartungen der Kandidaten und die Bereitschaft zur Bewerbung. Mit einem guten Employer Branding kann daher die Grundgesamtheit der potentiellen Kandidaten erhöht werden. Dabei hat nicht nur die Selbstpräsentation wesentlichen Einfluss, sondern auch die tatsächliche Erfahrung die Mitarbeiter oder Bewerber mit dem Arbeitgeber machen.

An das Recruiting schließt sich direkt das Onboarding an. Nur bei einem gelungenen Übergang vom Bewerber- zu Mitarbeiterstatus und guter Einarbeitung können Arbeits- und Fachkräfte längerfristig gehalten werden. Gelingt das Onboarding nicht oder nur bedingt, besteht die Gefahr, dass mühsam gewonnenes Personal wieder verloren geht und das Recruiting damit vor größeren Herausforderungen steht. Somit steht die Deckung des Personalbedarfs und die Anforderung an das Recruiting in engem Zusammenhang mit der Qualität des Onboardings. 

 

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