In der heutigen Zeit erledigen wir vom Einkaufen bis zum Bankgeschäft fast alles online. Digitale Experiences sparen Zeit und machen flexibel – und wären auch am Arbeitsplatz wünschenswert. Noch gibt es aber nur wenige Unternehmen, die eine digitale Employee Experience bieten. Das muss sich ändern …
Manuell erstellte Tabellen oder digital angestoßene Prozesse? Im Zeitalter der Digitalisierung sollte sich diese Frage im Unternehmen nicht mehr stellen. Und doch arbeiten viele Abteilungen, darunter auch HR, immer noch mit selbst gebauten Tabellen und Formularen, die zwar die internen Prozesse angemessen abbilden, aber viel Zeit und Ressourcen verschlingen. Höchste Zeit, im digitalen Zeitalter anzukommen. Aber wie? Mit einer flexiblen All-in-one-Lösung zum Beispiel. Was für den Schritt in eine digitale Zukunft spricht, warum es sich für HR lohnt, diesen Schritt zu wagen, und was dabei zu beachten ist, erfahren Sie im folgenden Beitrag.
Warum an der Digitalisierung kein Weg vorbeiführt
Zwischen der Digitalisierung und der Mitarbeiterzufriedenheit gibt es einen höchst signifikanten Zusammenhang. Das zeigte die „HR Service Experience 2021“, für die Haufe mehr als 1.200 Nicht-HR-Mitarbeitende zu ihren Interaktionen mit ihrer Personalabteilung befragte.
Dabei hat sich gezeigt, dass effiziente digitale HR-Prozesse …
- wertvolle Zeit und Ressourcen sparen
- Mitarbeitende flexibler und mobiler machen
- das Image eines modernen Arbeitgebers fördern
- die Mitarbeiterzufriedenheit erhöhen
- den Grundstein für eine zeitgemäße Unternehmenskultur legen
Vor ein paar Jahren mögen die Menschen noch überlegt haben, ob es sinnvoll ist, in diese oder jene Technologie zu investieren. Dann kam die Pandemie und verschaffte der Digitalisierung beachtlichen Rückenwind. Nun, da immer mehr Menschen remote arbeiten, ist klar, dass vieles in die digitale Welt wandern muss, darunter auch unzählige HR-Prozesse. Ansonsten fallen immer wieder ganze Mitarbeitergruppen durch den Rost, die sich infolge ungesehen und nicht wertgeschätzt fühlen. Dem lässt sich mittels Digitalisierung wirkungsvoll entgegensteuern.
Ein gutes Beispiel: Gehalt und Benefits
Einer der Bereiche, in denen die Digitalisierung sehr häufig noch nicht angekommen ist, sind Mitarbeiterbenefits und Vergütungspakete. In vielen Unternehmen schwirren bis heute Listen mit Benefits-Anbietern herum und nicht selten erfahren Mitarbeitende nur über den Flurfunk – wenn überhaupt – von den Vorteilen, die sie dank ihres Arbeitgebers genießen.
Die zentrale und digitale Erfassung aller Mitarbeiterbenefits – wie sie Plattformen wie Benify ermöglichen – sorgt dafür, dass alle Vorteile auf einen Blick ersichtlich sind. Manche Benefits gelten nicht für die gesamte Belegschaft? Mit einer digitalen Lösung ein Kinderspiel: einfach jedes Benefit einmal der korrekten Mitarbeitergruppe zuordnen und schon ist der Prozess langfristig korrekt aufgesetzt.
Ein Beispiel: In ihrem Benefit-Programm verließ sich die BMW Group lange Zeit auf manuelle Prozesse, stellte jedoch bald fest, dass sich diese nicht nur negativ auf die interne Kommunikation der Benefits auswirkte, sondern auch die Mitarbeitenden nicht zufriedenstellte. Viele wussten von so manchem Benefit-Angebot nichts. Erst nachdem das Unternehmen Benify als zentrale Plattform einführte, bekamen die Mitarbeitenden über Desktop und App jederzeit einen Überblick sowie direkten Zugriff auf all ihre Benefits. Die Benefit-Kommunikation läuft seitdem nahtlos und bei Bedarf live über die Plattform. |
Zu den genannten Vorteilen, die Mitarbeitende dank ihres Arbeitgebers genießen, gehören neben Benefits natürlich auch die eigentliche Vergütung. In einer Umfrage des Benefits-Experten Benify stellte sich heraus, dass 80 Prozent aller Mitarbeitenden ihre Gesamtvergütung zu niedrig einschätzen. Der Benefits Factor 2023 von Benify zeigte zudem, dass bis zu 40 Prozent der befragten Mitarbeitenden gar nicht wissen, welche Benefits ihr Arbeitgeber anbietet. Zahlen wie diese sind in Zeiten, in denen Talente rar sind, besonders besorgniserregend. Denn wer meint, dass er bei anderen Unternehmen vielleicht mehr bekommt, wird seinen Job auch eher wechseln.
Doch auch in diesem Bereich kann die Digitalisierung Abhilfe schaffen. Eine mögliche Lösung ist das Total-Rewards-Tool von Benify. Damit zeigen Unternehmen ihren Mitarbeitenden, wie viel sie als Arbeitgeber insgesamt in sie investiert haben oder noch investieren werden. Die Arbeitskräfte fühlen sich im Gegenzug wertgeschätzt und geachtet, denn sie sehen, was sie ihrem aktuellen Arbeitgeber tatsächlich wert sind – und das geht in der Regel weit über das Gehalt hinaus.
Auch die Mitarbeiterkommunikation ist heute digital
Einer der größten Vorteile, die digitale HR-Prozesse über zentrale Online-Plattformen mit sich bringen, sind die Zeit- und Ortsunabhängigkeit. Ob im Büro, im Homeoffice, beim Kunden oder auf Dienstreise – mit
Mitarbeiter-Apps erreichen HR-Teams alle Menschen im Unternehmen, egal wo sie gerade sind. Auch zu Produktionsmitarbeitenden, Teams im Außendienst und anderen, die nicht regelmäßig vor einem PC sitzen, haben Personalverantwortliche per Handy-App
jederzeit einen direkten Draht.
Moderne Kommunikationstools ermöglichen darüber hinaus einen Dialog mit allen Mitarbeitenden. Die richtige Botschaft, zur richtigen Zeit über den richtigen Kanal – dieses Ziel verfolgen heute nicht mehr nur CRM-Teams in der Kundenkommunikation, sondern auch Personalverantwortliche in der internen Unternehmenskommunikation. Dabei sollten auch die unternehmensinternen Zielgruppen über Filter segmentiert werden, damit die jeweiligen Botschaften über Kanäle wie E-Mail, Push oder Plattform Messaging am Ende bei den Menschen ankommen, für die sie auch relevant sind.
Ein Beispiel: Ein Unternehmen bietet als neues Mitarbeiterbenefit günstige Sommercamps für Kinder zwischen 6 und 14 Jahren an. Anstatt das neue Benefit per Newsletter allen Mitarbeitenden zu kommunizieren, filtert das HR-Team die Mitarbeitenden mit Kindern in dem Alter heraus und schickt die Information anschließend nur an die Menschen, für die sie auch relevant ist. |
Ein zentraler Ort für den gesamten HR-Content
Eine gute HR-Plattform ermöglicht Personalverantwortlichen auch eine gezielte Informationsbereitstellung für die Belegschaft. Neben administrativen Informationen wie Formularen oder Richtlinien sollten auch wichtige Unternehmensinhalte wie Werte, Mission und Vision ansprechend präsentiert und kommuniziert werden – und das nicht nur für bestehende, sondern auch für potenzielle neue Mitarbeitende. Um dabei aber einen Information Overload zu verhindern, dürfen Personalisierungselemente nicht fehlen. Sie sorgen dafür, dass jeder und jede nur die für sie oder ihn relevanten Informationen sieht.
Auf einer zentralen Plattform hat HR auch die Möglichkeit, den gesamten relevanten Content an einem Ort zu speichern, um ihn danach punktgenau und bei Bedarf wiederholt auszuspielen. Idealerweise entsteht auf der Plattform so ein inklusiver digitaler Raum, auf dem HR alle Informationen rasch aktualisieren kann. Onlineplattformen wie Benify machen Unternehmen zu Autoren, die ihre eigenen Geschichten selbst erzählen und so nicht nur die Corporate Culture, sondern auch die Employee Experience aktiv mitgestalten.
Ein Beispiel: Ein Unternehmen hat vor Kurzem seine Werte, seine Mission und seine Vision neu definiert. Früher hätte es Monate gedauert, bis die Teams aus HR und Interner Kommunikation alle Mitarbeitenden mit den neuen Inhalten erreicht hätten. Einige hätten über das Intranet davon erfahren, andere hätten vielleicht ein Poster in der Produktionshalle gesehen und wieder andere hätten erst nach Monaten in der Mitarbeiterzeitung etwas darüber gelesen. Dank zentraler HR-Plattform kann das Unternehmen solch grundlegenden Content viel gezielter ausspielen und zum Beispiel allen, die nicht auf einem PC arbeiten, Push-Benachrichtigungen über die App aufs Handy senden. |
Steuerung der Employee Experience schon vor Tag 1
Zentrale All-in-one-Plattformen haben noch einen weiteren großen Vorteil für HR: Sie ermöglichen Unternehmen eine aktive Steuerung der Employee Experience – und das schon vor dem ersten Arbeitstag. Benify liefert dafür zum Beispiel Preboarding-, Reboarding- und Onboarding-Prozesse, über die Arbeitgeber ihren neuen Talenten einen reibungslosen Start garantieren.
Ein Beispiel: Neue Talente sind in der Regel hochmotiviert und freuen sich auf den ersten Arbeitstag im neuen Betrieb. Unternehmen können dieses hohe Engagement für sich nutzen und angehenden Mitarbeitenden schon vor dem Start Einblicke geben – zum Beispiel über eine zentrale HR-Plattform, über die neue Mitarbeitende vor Tag 1 nur die Informationen erhalten, die sie für ihre Vorbereitung benötigen: HR- und IT-Richtlinien zum Unterzeichnen, Bestellformulare für Arbeitskleidung, Laptop und Handy oder Grundsätzliches zum Einlesen wie Unternehmenswerte und Mission. |
Benify bietet HR-Teams dabei auch die Möglichkeit, Aufgaben zu definieren, die neue Mitarbeitende vor ihrem ersten Arbeitstag erfüllen müssen. Das schafft eine klare Erwartungshaltung auf beiden Seiten und erleichtert den Einstieg ungemein.
Doch nicht nur am Beginn der Employee Experience, sondern auch währenddessen sollte der Dialog zwischen Arbeitgebendem und Arbeitnehmenden nicht abreißen. Das zuvor genannte Kommunikationstool ist hier essenziell, genauso wie der zentrale digitale Ort, an dem Mitarbeitende jederzeit alle Informationen finden, die sie für einen reibungslosen Arbeitsalltag benötigen.
Und ist dann die Zeit gekommen, um auf Wiedersehen zu sagen, hilft eine Onlineplattform bei einem ordnungsgemäßen und reibungslosen Offboarding, inklusive Feedbackerhebung und Aufforderung zur positiven Bewertung auf einschlägigen Karriere-Websites. Denn man weiß nie, ob man sich im Leben ein zweites Mal trifft. Je positiver dann der letzte Eindruck war, desto größer ist die Wahrscheinlichkeit, dass man Talente zu einem späteren Zeitpunkt noch einmal für sich begeistern kann.
Was wäre HR ohne Daten
Als Arbeitgeber möchten Unternehmen möglichst gut über ihre Belegschaft informiert sein. Damit HR immer die Daten zur Hand, die es braucht, um auf die Bedürfnisse der Mitarbeitenden bestmöglich eingehen zu können, braucht die Personalabteilung geeignete People-Insights-Tools.
Bei Benify heißt das Modul beispielsweise Mitarbeiter-Insights. Analysetools wie dieses sollten vollständig integriert sein, damit sich Unternehmen jederzeit einen Überblick über ihre Mitarbeiterdaten verschaffen können.
Ein Beispiel: Nach der Implementierung von Benify als zentrale HR-Plattform stellte ein Unternehmen fest, dass seine Liste von Benefits länger ist als gedacht. Braucht es all diese Benefits wirklich? Um eine Antwort auf diese Frage zu finden, wertete das Unternehmen regelmäßig aus, welche Benefits über die Plattform am häufigsten gebucht wurden, und passte danach sein Angebot gezielt an die Anforderungen seiner Belegschaft an. Das Ergebnis? Weniger Verwaltungsaufwand und zufriedenere Mitarbeitende. |
Je mehr man als Arbeitgeber über die Anforderungen und den Bedarf innerhalb der Belegschaft weiß, desto besser kann man darauf eingehen. Jeder Schritt in diese Richtung kommt auf Mitarbeiterseite als Wertschätzung und Anerkennung an und erhöht damit sowohl Mitarbeiterbindung als auch -engagement. So bindet man als Unternehmen nicht nur bestehende Talente, sondern überzeugt auch neue.
Die Daten aus effektiven Analysetools helfen HR-Teams zudem bei der Messung ihrer Kennzahlen und bei der weiteren Planung ihrer Personalstrategie. Denn erst verlässliche Daten und Insights ermöglichen fundierte Entscheidungen, die größtmöglichen Erfolg versprechen.
Erfolgreiche, aussagekräftige Mitarbeiterumfragen
Sie sind schon seit langem ein Eckpfeiler im Personalmanagement: Mitarbeiterumfragen. Als eine der direktesten Möglichkeiten, die die HR-Abteilung hat, um Feedback aus ihrer Zielgruppe einzuholen, sind sie vor allem dann wichtig, wenn es darum geht, eine ansprechende und für möglichst viele Menschen förderliche Unternehmenskultur zu etablieren.
Mit einem effektiven und einfach zu handhabenden Umfragetool können Personalverantwortliche jederzeit rasch, anonym und unbürokratisch die Meinung aller Mitarbeitenden oder bestimmter Mitarbeitergruppen einholen – am besten möglichst flexibel über eine App, die Mitarbeitende da abholt, wo sie gerade sind. Das erhöht die Rücklaufquote und damit die Aussagekraft der Ergebnisse.
Ein Beispiel: Ein Unternehmen befragte früher nur alle zwei Jahre seine Mitarbeitenden. Die Vor- und Nachbereitung der Umfragen war aufwändig und bis Ergebnisse vorlagen und erste Maßnahmen gesetzt werden konnte, vergingen in der Regel mehrere Monate. Mit dem intuitiven Umfragetool von Benify gelang es dem Unternehmen, viele Prozesse zu automatisieren und damit die Umfragen nicht nur zeitnaher durchzuführen, sondern auch mit wenigen Klicks erste Ergebnisse herauszulesen. Das bedeutete, dass sowohl der Arbeitsaufwand erheblich sank als auch die Häufigkeit der Umfragen zunahm. |
Wenn Arbeitgeber ihren Mitarbeitern regelmäßig ermöglichen, Feedback zu geben, zeigen sie, dass sie sich für ihre Meinung interessieren und diese auch ernstnehmen. Das vermittelt ein nachhaltiges Zusammengehörigkeitsgefühl und stärkt Teamgeist und Mitarbeiterbindung. Gleichzeitig bekommen durch regelmäßige Umfragen auch Führungskräfte immer das Wissen, das sie brauchen, um selbstbewusst zu führen, weil sie immer im Blick haben, was für ihre Teams im Moment wichtig ist.
Die Employee Experience von morgen ist digital
Zusammenfassend lässt sich sagen, dass die Digitalisierung grundlegender HR-Prozesse viele Vorteile mit sich bringt. Zum einen spart sie Zeit auf HR-Seite und zum anderen erhöht sie die Zufriedenheit bei den Mitarbeitenden, die es in Zeiten wie diesen in allen Bereich ihres Lebens gewohnt sind, flexibel und digital agieren zu können. Unternehmen tun daher gut daran, sich mit Tools wie Benify als moderner Arbeitgeber zu präsentieren, um Mitarbeitende nicht nur zu halten, sondern auch neue Talente von sich zu überzeugen.
Mehr über die marktführende globale Plattform für Mitarbeiter-Benefits von Benify erfahren Sie im Produktkatalog. Und falls Sie wissen möchten, welche Benefits besonders gut ankommen, empfiehlt sich die Lektüre des Benefits Factor 2023 Berichts, für den Benify rund 8.000 Mitarbeitende aus 8 Ländern befragen ließ.