Digitalisierung der bAV-Verwaltung: Ja oder nein? Wir haben einen Leitfaden als Entscheidungshilfe für Sie erarbeitet: Wie können zugekaufte (Software-)Services echte Entlastung für HR bringen? Welche Aufgaben lassen sich gut automatisieren? Wer kann bAV-Projekte effizient u. kompetent umsetzen?
„Digitalisierung“ – ein Wort, das in deutschen Unternehmen gemischte Gefühle auslöst: Während die einen eifrig den technischen Fortschritt vorantreiben wollen, schaudern die anderen schon beim Gedanken. Lohnt es sich, die bAV-Verwaltung zu einem Digitalisierungsprojekt zu machen? Im folgenden Artikel verraten wir Ihnen, was eine bAV-Software können muss, um die HR zu entlasten. Außerdem geben wir Tipps zur schnellen, stressfreien Umsetzung Ihres bAV-Projekts.
Zeitersparnis: Automatisierung von Berechnungen
Zeit ist die wohl knappste Ressource in der Personalabteilung. Wenn Sie Ihre bAV-Verwaltung digitalisieren, übernimmt das System Aufgaben, die bisher in die Kategorie „zeitfressende Fleißarbeit“ fallen – wie z. B. die Berechnung der Zuschüsse, wenn Mitarbeitende ihre Beiträge verändern möchten oder zum Jahreswechsel die BBG erhöht wird und deshalb für Hunderte von Verträgen die Beiträge bzw. Zuschüsse angepasst werden müssen.
In der manuellen Verwaltung sind Tippfehler und Zahlendreher keine Seltenheit. Eine einzige Unachtsamkeit kann in einer Excel-Tabelle eine Kaskade von Fehlberechnungen auslösen, die ggf. später zu teuren Haftungsfällen werden. Solche Falschberechnungen kommen in der Tat recht häufig vor: Die Erfahrung zeigt zum Beispiel, dass rund 20 % aller Unternehmen den Arbeitgeberzuschuss falsch berechnen. Mit einer guten bAV-Software können Sie das vermeiden und dabei Sicherheit schaffen sowie Zeit und Nerven sparen.
Effizienz: 100 % papierfrei und alles an einem Ort
Wenn Sie parallel zur digitalen bAV-Verwaltung doch noch Papierakten oder andere Tools pflegen müssen, verfehlt das Projekt seinen Zweck – die Arbeit soll sich schließlich nicht nur anders verteilen, sondern merklich weniger werden. Prüfen Sie deshalb folgende Punkte, bevor Sie sich für eine bAV-Software entscheiden:
- Können Sie alle betrieblichen Versorgungen inkl. aller zugehörigen Dokumente innerhalb eines Systems verwalten? Das meint neben der bAV beispielsweise auch die bKV (betriebliche Krankenversicherung). Die Software sollte unabhängig von bestimmten Versicherern sein und eine Integration aller bAV-Durchführungswege enthalten. Damit können Sie von Anfang an die Vielfalt an unterschiedlichen Verträgen und Anbietern abdecken, die sich üblicherweise innerhalb eines Unternehmens ansammelt und sind perfekt für alles gerüstet, was in Zukunft vielleicht noch kommt.
- Stellen Sie deshalb sicher, dass Ihre bAV-Verwaltung tatsächlich eine zu 100 % digitale Abwicklung aller Vorgänge ermöglicht und in Zukunft keine Post von Versicherern mehr auf Ihrem Schreibtisch landet. Denn die digitale bAV-Verwaltung kann nur dann effizient, zeit- und platzsparend bleiben, wenn auch wirklich alle Geschäftsvorfälle (An- und Abmeldung von Mitarbeitenden, längere Krankheit, Elternzeit etc.) voll digital sind und Sie zukünftig keine Papierkommunikation mit den Versicherern mehr pflegen müssen.
Datensicherheit: DSGVO und zertifizierte Hochsicherheitsserver
Immer wenn Daten von A nach B geschickt werden, gilt äußerste Vorsicht: Achten Sie darauf, dass Ihre bAV-Daten auf TÜV- und ISO-zertifizierten Hochsicherheitsservern in Europa liegen. Wenn Sie sich dafür entscheiden, einen externen Dienstleister mit der Digitalisierung Ihrer Bestandsdaten zu betrauen, muss auch dort das DSGVO-konforme Handling der sensiblen Daten gewährleistet sein – nicht nur bei der Übertragung der Daten vom Papier ins digitale System, sondern auch bei der Vernichtung der nicht mehr benötigten Papierakten im Nachgang.
Schnittstellenfähigkeit: Direkter Draht zur Lohnbuchhaltung
Eine digitale bAV-Verwaltung kann eine Arbeitserleichterung sein, wenn es um den Datentransfer zwischen den einzelnen Gewerken, wie etwa Personalabteilung, Lohnbuchhaltung, Steuerberatung etc. geht. Die bAV-Software sollte auf jeden Fall in der Lage sein, Ihnen automatisch Lohnbuchungssätze zu erstellen. Im Idealfall können Sie sogar eine Schnittstelle zur automatischen Datenübermittlung einrichten. Wichtig dabei: Die Technik hinter der digitalen bAV-Verwaltung muss mit Ihrem Lohnbuchhaltungsprogramm kompatibel sein. Top-bAV-Programme können sich mit ausnahmslos allen Lohnbuchungsprogrammen verbinden; so sind auch eventuelle Software-Veränderungen in der Zukunft kein Problem für Sie.
Einfacher Zugriff auf Ihre bAV-Daten: intuitive Benutzung + Cloud-Speicher
Wenn Sie das Gefühl haben, erst eine IT-Ausbildung absolvieren zu müssen, um Ihre digitale bAV-Verwaltung bedienen zu können, läuft etwas verkehrt. Die Benutzung muss einfach und intuitiv sein – so sollte etwa die An- oder Abmeldung einer Mitarbeiterin nicht mehr als ein paar Klicks brauchen und in unter 2 Minuten erledigt sein. Solange Sie noch mit Papierakten arbeiten, ist Home-Office mit gewissen Herausforderungen verbunden: Entweder Sie fahren einmal pro Woche selbst ins Büro, um die Post zu holen oder die Poststelle sammelt und versendet auflaufende Kommunikation an Sie. Sobald Sie Ihre bAV digitalisieren, können Sie sich für einen Anbieter mit komplett webbasierter Software entscheiden: So kommen Sie jederzeit von überall an die benötigten Daten.
Digitale bAV auch für Ihre Mitarbeitenden
Top-bAV-Softwares stellen neben dem HR-Zugriff auch noch ein Zugangsportal für die Mitarbeitenden zur Verfügung. So haben auch Ihre Angestellten jederzeit eigenständig Einblick in die eigenen Versorgungen und müssen deutlich seltener bei der HR um Auskunft bitten.
Umsetzungsdauer: Wie lange dauert die Einrichtung einer digitalen bAV-Verwaltung?
Große Veränderungen brauchen Zeit – oder vielleicht auch nicht? Sobald Sie sich für die Digitalisierung Ihrer bAV-Verwaltung entschieden haben, ist der größte Schritt bereits getan. Es gibt bAV-Service-Unternehmen, die eine vollständige Digitalisierung von kompletten bAV-Verwaltungssystemen binnen 14 Tagen versprechen – und dieses Werbeversprechen nachweislich einlösen können. Möglich ist das durch die Spezialisierung, die diese Unternehmen besonders kompetent und effizient macht.
Externe Services: Digitalisierung Ihrer Papierakten
Zeitmangel ist das Hauptargument für eine Digitalisierung der bAV-Verwaltung. Die HR hat also keine Kapazitäten, um tausende von Akten händisch in ein neues System zu tippen. Die beste Lösung: Der ausgewählte bAV-Software-Anbieter übernimmt die Digitalisierung der alten Papierakten. Wichtig ist hierbei natürlich das DSGVO-konforme Handling der sensiblen Daten. Außerdem muss sichergestellt werden, dass die Daten auch wirklich lückenlos übertragen werden. Fragen Sie daher aktiv nach, wie die Daten ins System kommen: ausschließlich per KI und Texterkennung? Oder gibt es zusätzlich eine Qualitätskontrolle durch Fachpersonal?
Externe Services: bAV-Beratung u. Support im Tagesgeschäft
Viele Anbieter von bAV-Verwaltungsprogrammen werben mit „virtuellen bAV-Beratern“, die 24/7 für Sie erreichbar sind. Was sich hinter der schönen Beschreibung verbirgt, sind schlichtweg Chat-Bots. Möchten Sie sich bei delikaten Finanz- und Haftungsfragen tatsächlich auf einen Algorithmus verlassen? Oder hätten Sie doch lieber einen echten Menschen mit realer Branchenerfahrung und erprobter Problemlösekompetenz?
Unserer Meinung nach ist die bAV ein zu komplexes Thema für einen Chat-Bot. Schließlich ist die bAV so speziell, dass es selbst innerhalb der Versicherungsbranche nur wenige echte bAV-Expert:innen gibt, die unabhängig von einzelnen Versicherern zu Fragen rund um die betriebliche Altersversorgung beraten können – eine:r davon ist die Firma BRANDCONSULT aus Rellingen bei Hamburg.
Alles aus einer Hand: Von bAV-Profis für HR-Profis
Wie gut eine Software ist, hängt ganz entscheidend davon ab, wer sie gemacht hat: Wie gut kannten die Entwickelnden die Bedürfnisse der späteren Anwender:innen? Im Falle von EasyPension® ziemlich gut!
Der BRANDCONSULT-Geschäftsführer Andreas Brand ist ein bAV-Veteran mit 30 Jahren Erfahrung in der betrieblichen Versorgung und ein bAV-Software-Pionier: Bereits 2019 entwickelte er mit EasyPension® ein Programm zur digitalen Verwaltung der bAV, um die HR in ihrer täglichen Arbeit zu entlasten. Sein Anspruch: Allen technischen Anforderungen gerecht werden und zusätzlich als Fachperson greifbar sein. So berät er KMU und Konzerne bei der Auswahl der besten bAV-Tarife und prüft bestehende Versorgungen auf mögliche Haftungsrisiken. Parallel steht sein Backoffice-Team den Personalprofis für bAV-Fragen im Tagesgeschäft zur Seite.
Fazit & Empfehlung
Ja, viele allgemeine HR-Softwares listen auch bAV-Verwaltung im Leistungskatalog. Aber prüfen Sie sorgfältig, ob die verfügbaren Optionen Ihnen wirklich reichen, um sowohl für Sicherheit als auch für ernsthafte Entlastung in der HR-Abteilung zu sorgen, wenn es um die bAV geht. Unsere Meinung: Die bAV-Verwaltung ist eine derart wichtige und hochgradig spezielle Aufgabe, dass es selbstverständlich sein sollte, der HR-Abteilung die passenden Werkzeuge zur Verfügung zu stellen – eine teure Armbanduhr repariert man ja schließlich auch nicht mit der Rohrzange. Prüfen Sie die Angebote auf dem Markt genau – z. B. in einer kostenlosen Live-Demo.