Beteiligt sich ein Arbeitgeber durch die Gewährung von Essenszuschüssen an den Kosten der Lebenshaltung eines Arbeitnehmers, stellen diese Zuschüsse grundsätzlich steuer- und beitragspflichtigen Arbeitslohn dar. Unter bestimmten Voraussetzungen kann die Gewährung eines Zuschusses jedoch auch steuerfrei gestaltet werden oder durch den Arbeitgeber mit 25 % pauschal versteuert werden.[1] Hierbei kommen typischerweise 3 Anwendungsformen in Betracht:

  • Essenmarken
  • Kantinenmahlzeiten und
  • Geldzuschüsse des Arbeitgebers.
 
Hinweis

Pauschalbesteuerung führt zu Beitragsfreiheit

Soweit Essenszuschüsse pauschal versteuert werden können, bleiben sie beitragsfrei.

3.4.1 Essenmarke

Beträgt der Wert der Essenmarke nicht mehr als 6,67 EUR (2021: 6,57 EUR), ist der geldwerte Vorteil höchstens mit dem amtlichen Sachbezugswert zu bewerten, im Jahr 2022 also mit 3,57 EUR. Zuzahlungen des Mitarbeiters zu seinem Essen mindern den geldwerten Vorteil.[1] Für die Beurteilung, ob vom Arbeitgeber zur Verfügung gestellte Essenmarken beitragspflichtig zur Sozialversicherung sind, gelten uneingeschränkt die für die steuerliche Bewertung maßgeblichen Grundsätze.

3.4.2 Kantinenmahlzeit

Ermöglicht der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer eine verbilligte oder kostenlose Mahlzeit innerhalb einer Kantine, ist diese Leistung zwar grundsätzlich steuer- und beitragspflichtig, kann aber mit den amtlichen Sachbezugswerten angesetzt werden. Darüber hinaus besteht die Möglichkeit im Rahmen der Pauschalbesteuerung, die Kosten für die Steuer auf den Arbeitgeber zu übertragen.[1] Soweit hiernach eine Pauschalbesteuerung möglich ist, besteht auch Beitragsfreiheit zur Sozialversicherung.[2]

3.4.3 Arbeitstäglicher Essenszuschuss

Die Regelungen zu Essenmarken und Kantinenmahlzeiten gelten in gleicher Weise, wenn der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer an deren Stelle einen arbeitsrechtlichen Anspruch auf einen arbeitstäglichen Zuschuss zu Mahlzeiten einräumt.[1] Auch in diesem Fall ist als Arbeitslohn nicht der Zuschuss, sondern die Mahlzeit des Arbeitnehmers mit dem amtlichen Sachbezugswert anzusetzen (2022: 3,57 EUR für Mittagessen). Der arbeitstägliche Zuschuss darf den amtlichen Sachbezugswert einer Mittagsmahlzeit um nicht mehr als 3,10 EUR übersteigen, also 2022 insgesamt nicht mehr als 6,67 EUR betragen. Außerdem darf der Essenszuschuss nicht an Arbeitnehmer während der ersten 3 Monate einer beruflichen Auswärtstätigkeit am selben Einsatzort gewährt werden. Eine Ausnahme gilt für Arbeitnehmer, die eine längerfristige Auswärtstätigkeit an derselben Tätigkeitsstätte nach Ablauf der 3-Monatsfrist ausüben.[2]

Zahlt der Arbeitnehmer mindestens den geltenden Sachbezugswert für das Essen selbst, entsteht kein steuerpflichtiger geldwerter Vorteil.

Der Ansatz der amtlichen Sachbezugswerte für arbeitstägliche Essenszuschüsse ist unabhängig davon, ob zwischen dem Arbeitgeber und der Gaststätte oder vergleichbaren Einrichtung vertragliche Beziehungen bestehen. Der Arbeitgeber muss die Voraussetzungen für die Bewertung der Essenszuschüsse mit dem amtlichen Sachbezugswert nachweisen.[3]

 
Hinweis

Digitale Essenmarke zulässig

Laut BMF ist der günstige Mahlzeitenansatz mit dem Sachbezugswert auch möglich, wenn statt Papier-Essenmarken ein vollelektronisches System verwendet wird.[4] Demnach ist es zulässig, wenn durch entsprechende Smartphone-Apps die Belege vollautomatisiert erfasst und geprüft werden können.[5]

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