Zielgruppenspezifisches Onboarding und Besonderheiten / 1.4 Onboarding von Homeoffice- und Remote-Mitarbeitern

Viele Unternehmen bieten ihren Mitarbeitern mittlerweile Homeoffice-Möglichkeiten an. Damit können sie ihre Arbeitszeiten flexibler einteilen, um Familie und Beruf besser zu vereinbaren. In der Regel profitieren beide Seiten davon, denn die Teammitglieder sind meist zufriedener und können Privates und Berufliches besser vereinbaren. Zugleich sind sie oft auch produktiver.

Gerade bei Homeoffice- und sog. "Remote-Mitarbeitern", die an anderen Standorten arbeiten, gibt es aber eine räumliche Distanz, die die Einarbeitung erschwert. Diese Kollegen bauen nicht so einfach persönliche Kontakte zu anderen Mitarbeitern auf, da sie einen Großteil ihrer Zeit von zuhause oder einem anderen Standort arbeiten. Die gemeinsame Kaffeepause und das gemeinsame Mittagessen fehlen für die Vernetzung dieser Onboardees. Bei spontanen Teammeetings oder Stand-ups sind sie dann nur per Telefon oder Bildschirm zugeschaltet.

Tipps, um Homeoffice und Remote-Mitarbeiter zu integrieren:

• Erste Einarbeitung immer vor Ort: Gerade in der Einarbeitungszeit sind Präsenzzeiten unabdingbar. Experten raten dazu, dass der Onboardee die ersten 3 Monate vor Ort in der Firmenzentrale oder Niederlassung arbeitet. Die Neuzugänge lernen so das Unternehmen vor Ort, die wichtigsten Abläufe und die Kontaktpersonen persönlich kennen. Bei klassischen Vor-Ort-Schulungen in der Firmenzentrale kann der Neuling jederzeit die erfahrenen Kollegen fragen. Zudem sind die Vor-Ort-Meetings gerade in der Anfangszeit sinnvoll, um die Erwartungen des neuen Mitarbeiters und des Vorgesetzten zu klären.
• Paten für Homeoffice- und Remote-Mitarbeiter: Auch diese Kollegen brauchen einen erfahrenen Ansprechpartner, an den sie sich jederzeit mit allen Fragen wenden können. Dies kann auch per Videokonferenz oder Telefon erfolgen, allerdings sind feste Rahmenbedingungen wichtig, z. B. definierte Termine und Häufigkeiten, Agenda, Protokoll etc.
• Welcome Day in der Zentrale: Einen allgemeinen Welcome Day sollten auch frisch rekrutierte Homeoffice-Kollegen nicht versäumen, um das Unternehmen und andere Neueinsteiger kennenzulernen. Zudem unterstützt eine kleine Einstandsfeier im neuen Team die Zugehörigkeit, damit sich die neuen Teammitglieder von Anfang an willkommen fühlen.
• Teambuilding-Maßnahmen: Bei Teams, die vor Ort im Unternehmen zusammenarbeiten, stärken auch die Pausengespräche oder das gemeinsame Mittagessen das Teambuilding. Auch wenn der Neuling in seinem Homeoffice weit entfernt wohnt, sollte es regelmäßige gemeinsame Aktivitäten geben, wie z. B. Betriebsausflüge, Sommerfeste oder Weihnachtsfeiern, um zusammenzukommen und sich näher kennenzulernen.
• Vor-Ort-Weiterbildungen & Workshops: Regelmäßige Präsenzschulungen und gemeinsame Workshops in der Firmenzentrale sind eine weitere Möglichkeit, um Mitarbeiter an das Unternehmen zu binden. Sie zeigen damit auch Ihre Wertschätzung und der Mitarbeiter fühlt sich zuhause nicht "vergessen".
• Regelmäßige Präsenzzeiten und Vor-Ort Meetings: Auch wenn die einzelnen Mitarbeiter weiter entfernt wohnen, sollte es trotz Home-Office und Remote-Arbeit regelmäßige Präsenzzeiten oder -tage geben, um den persönlichen Kontakt zu fördern und sich über Arbeitsergebnisse und Fortschritte auch persönlich auszutauschen. Auch wenn die Technik noch so gut ist, ersetzt sie nicht dauerhaft ein persönliches Gespräch.
• Klare Anweisungen & Feedback: Gerade bei virtuellen Teams und Remote-Kollegen ist es wichtig, dass die Arbeitsaufgaben, To-dos und Erwartungen klar besprochen und verstanden wurden. Vor allem bei gemeinsamen Aufgaben und Projekten muss jeder seine Rolle kennen. Zudem brauchen gerade Neuzugänge an anderen Standorten mehr Feedback und Motivation für ihre Arbeit als "normale" Mitarbeiter vor Ort.

• Videokonferenzen & Chats: Auch wenn regelmäßige Vor-Ort-Meetings wegen der Distanzen nicht möglich sind, sollten sich der Vorgesetzte und das Team regelmäßig in Videokonferenzen (Bild und Ton) mit dem Onboardee austauschen. So lernt der Heimarbeiter nach und nach das ganze Team kennen und kann zumindest virtuell an den Teammeetings teilnehmen.

  Praxis-Tipp

  Treffen sich alle Teamkollegen in einem Raum und wird nur ein einzelner Remote-Kollege virtuell zugeschaltet, wird dieser bei lebhaften Diskussionen oft "vergessen". Überlegen Sie, ob Sie deshalb solche Meetings für alle Mitarbeiter virtuell abhalten. Die einzelnen Teammitglieder sprechen und agieren dabei viel zugewandter. Vielleicht lassen sich die Besprechungsräume unterschiedlicher Standorte gleich einrichten? Dann haben auch die virtuellen Teammitglieder das Gefühl, im gleichen Raum zu sitzen.

  Wichtig

  Alle Kollegen sollten sich nicht nur hören, sondern auch sehen können. Zudem sind dafür eine Agenda und ein abschließendes Protokoll wichtig, um gefasste Beschlüsse festzuhalten und Nicht-Anwesenden zukommen zu lassen.

• Tools & Community: Arbeiten einzelne Mitarbeiter oder das ganze Team von unterschiedlichen Standorten, vernetzen Sie die Mitarbeiter untereinander am besten mit geeigneten Videokonferenz-Tools,...