Zeitkonten richtig gestalten / 3.1 Zeiterfassung als Voraussetzung der Zeitkontenführung

Die Saldierung von tatsächlich geleisteten gegenüber vertraglich vereinbarten Arbeitszeiten setzt die Erfassung der tatsächlich geleisteten Arbeitszeit voraus. Die in der Praxis anzutreffenden Erfassungsmodelle sind vielfältig:

  • Erfassung der tatsächlich geleisteten Arbeitszeitdauer durch Selbstaufschreibung der Arbeitnehmer, etwa mittels Zeiterfassungsbogen oder -datei;
  • Erfassung der Abweichung der tatsächlich geleisteten Arbeitszeit von einer vorgegebenen Richtgröße ("Soll-Arbeitszeit" oder "Plan-Arbeitszeit") als sogenannte Negativerfassung;
  • Ermittlung der tatsächlich geleisteten Arbeitszeit durch Erfassung von Arbeitsbeginn, Arbeitsende und Pausen (Positiverfassung).

Statistisch dürfte die Positiverfassung mithilfe elektronischer Erfassungsgeräte (Erfassung von "Kommen" und "Gehen" als Arbeitsbeginn bzw. Arbeitsende bei automatischer Berücksichtigung der gesetzlich erforderlichen Ruhepausen) die gebräuchlichste Variante der Zeiterfassung sein. Allerdings stößt diese Form der Zeiterfassung angesichts der zunehmenden Verbreitung mobiler Arbeitsformen und Arbeitsmittel an faktische Grenzen. Sie wird deshalb nicht selten durch Möglichkeiten der mitarbeiterseitigen Eingabe von Zeiterfassungsdaten in das Zeiterfassungssystem ergänzt.

 
Praxis-Beispiel

Zeitkontenführung auf Basis minutengenauer elektronischer Zeiterfassung

Im Verwaltungsbereich eines Unternehmens der Metallindustrie beträgt die Tages-Sollarbeitszeit Montag bis Freitag 7 Stunden. Abweichungen der tatsächlichen Arbeitszeit von diesem Wert werden arbeitstäglich mittels elektronischer Zeiterfassung auf einem Zeitkonto saldiert.

Ist ein Mitarbeiter zum Beispiel 8 Stunden und 4 Minuten anwesend, werden ihm (nach automatischem Abzug von 30 Minuten Pause) 7 Stunden 34 Minuten Arbeitszeit angerechnet. Die Differenz gegenüber der Tages-Sollarbeitszeit beträgt 34 Minuten, um die sich sein Zeitkontensaldo erhöht.

Allerdings sind bei dieser Art der Zeiterfassung häufig eine Reihe von "Nebenwirkungen" festzustellen, die Anlass geben, diese Art der Zeiterfassung bzw. Zeitkontenführung infrage zu stellen:

  • Eine "punktgenaue" Erfassung der Arbeitszeit entspricht oft nicht dem tatsächlichen Arbeitsverhalten: Man müsste bei derart hohem Anspruch an die Genauigkeit der Zeiterfassung streng genommen über Zeitabzüge für den Weg zur Kaffeeküche oder Zeitgutschriften für das Lesen eines Fachbeitrags auf dem Nachhauseweg nachdenken! Eine betriebliche Zeiterfassung, die suggeriert, dass "jede Minute zählt", kann sich auch in das Gegenteil einer exakten Zeitbewirtschaftung verkehren und bei Mitarbeitern eine fragwürdige "Minutenmentalität" fördern, in der nicht die Anpassung der Arbeitszeit an den Arbeitsanfall, sondern das Ansparen von Zeitguthaben im Vordergrund steht ("täglich 2 Minuten angespart = 1 freier Tag pro Jahr zusätzlich").
  • Eine elektronisch basierte Zeiterfassung ist in der Regel mit Standard-Pausenzeiten hinterlegt (meist im Umgang der gesetzlichen Mindestpausen), die individuellen Arbeits- und Pausenrhythmen (z. B. private Arbeitsunterbrechungen im Bereich des Arbeitsplatzes) nur aufwändig Rechnung tragen können (Korrekturbeleg oder Buchung jeder privaten Arbeitsunterbrechung erforderlich). Entsprechendes gilt für Arbeitszeiten außerhalb des Arbeitsplatzes (Dienstreise, Zuhausearbeit).
  • Die auf Anwesenheitszeiten ausgerichtete Zeiterfassung verstellt den Blick auf die Relation von verbrauchter Arbeitszeit und erzieltem Arbeitsergebnis; sie lädt Führungskräfte geradezu dazu ein, Mitarbeiter vor allem anhand ihres Arbeitszeitverbrauchs zu beurteilen.
  • Die Installation, Schulung und Pflege elektronischer Zeiterfassung, einschließlich der häufig erforderlichen Nachbearbeitung von Daten, ist im Vergleich zu anderen Erfassungsformen (Selbstaufschreibung) kostenintensiv.

Diese Nebeneffekte der (insbesondere elektronisch basierten) Anwesenheitszeiterfassung als Arbeitszeiterfassung können durch eine (Rückkehr zur) Selbstaufschreibung der Arbeitszeit zumindest eingedämmt werden. Die Selbstaufschreibung ermöglicht den Arbeitnehmern zugleich einen individuellen Arbeitsrhythmus, indem kleine persönliche Arbeitsunterbrechungen (z. B. "Powernap" oder Yogaübungen am Arbeitsplatz) ebenso unkompliziert bei der Zeiterfassung berücksichtigt werden können wie Arbeitszeiten außerhalb der "Reichweite" stationärer Zeiterfassungsgeräte.

Auch das Arbeitszeitgesetz fordert keine elektronische Arbeitszeiterfassung. Denn zum einen schreibt die gesetzliche Aufzeichnungspflicht des § 16 Abs. 2 ArbZG keine Erfassung von Beginn und Ende der Arbeitszeit vor, sondern nur die Erfassung der oberhalb der gesetzlichen "Normalarbeitszeit" (8 Stunden an Werktagen Montag bis Samstag) geleisteten Arbeitszeitdauer. Zum anderen kann der Arbeitgeber die Erfassung der Arbeitszeit auf den Arbeitnehmer delegieren, da dieser arbeitsrechtlich verpflichtet ist, entsprechenden Weisungen der Arbeitgebers Folge zu leisten. Die Verantwortung für eine ordnungsgemäße Erfassung und Aufbewahrung der Arbeitszeitnachweise li...

Das ist nur ein Ausschnitt aus dem Produkt Haufe Personal Office Platin. Sie wollen mehr? Dann testen Sie hier live & unverbindlich Haufe Personal Office Platin 30 Minuten lang und lesen Sie den gesamten Inhalt.


Meistgelesene beiträge