Zeit- und Zielmanagement

Zusammenfassung

 
Überblick

Zeit ist das Kostbarste, das wir haben. Doch im Gegensatz zu Geld oder anderen Dingen lässt sich Zeit nicht vermehren. Und wir können sie auch nicht managen. Der Begriff Zeitmanagement ist deshalb eine ungenaue Wortzusammensetzung. Managen lassen sich im Zusammenhang mit der Zeit aber Abweichungen von Zielen und Ergebnissen.

Im Berufsalltag erledigen immer weniger Personen immer mehr Aufgaben in immer weniger Zeit. Um ein Projekt oder einen Arbeitsprozess zeitlich zu planen oder die Verwaltung und Organisation zu terminieren, gibt es Methoden und Hilfsmittel. Vor der Zeitplanung steht allerdings die Zielformulierung. Denn ohne Ziel ist es nicht möglich zu bestimmen, wer etwas wie – und v. a. bis wann – tun soll. In der Arbeitswelt geht es darum, Zeit optimal zu nutzen oder Zeit "zu gewinnen", auch z. B. um mehr Freizeit zu haben.

1 Selbstmanagement

Zeitmanagement hilft, vorhandene Zeit effektiver zu nutzen und Stress zu vermeiden. Arbeitsvorgänge können damit rationalisiert werden. So hat man mehr Zeit fürs Wesentliche.

Zeitmanagement ist v. a. Selbstmanagement. Man spricht häufig auch vom Zielmanagement. Grundlage dafür ist eine Situationsanalyse, also der Blick auf das Jetzt. Davon ausgehend wird das Ziel formuliert. Bewährt hat sich dabei z. B. der Management-Regelkreis.

Wenn man nicht weiß, was man will bzw. was das Ergebnis sein soll, braucht man gar nicht erst mit der Arbeit beginnen. Ein Ziel ist dann präzise bestimmt, wenn es machbar und messbar ist. Um es zu erreichen, muss auch geplant werden, wie und bis wann die Aufgabe bearbeitet werden soll. Danach muss man sich für einen Weg entscheiden und das Geplante in die Tat umsetzen. Über einen Soll-Ist-Vergleich kontrolliert man die Zielvorgabe – zwischendurch und am Ende – mit dem (Teil-)Ergebnis. In einem größeren Projekt, an dem mehrere beteiligt sind oder bei einer Teamaufgabe, muss jeder Einzelne für sich seine Ziele und die ihm zur Verfügung stehende Zeit kennen. Jeder ist selbst verantwortlich, den anderen mitzuteilen, wenn er erkennt, dass er ein Ziel in der vorgegebenen Zeit nicht erreichen kann.

 
Praxis-Tipp

So gelingt es, termingerecht und effizient zu arbeiten

  • Termine mit sich vereinbaren.
  • Leistungshochs und -tiefs bei der Planung einbeziehen.
  • Zeitlimits bei Besprechungen und Terminen setzen.
  • Arbeitsblöcke für größere oder gleichwertige Aufgaben bilden.
  • Größere Aufgaben in kleine Teile portionieren.
  • Allen Arbeiten das Grundprinzip Prioritäten zugrunde legen.
  • Möglichst nur das Wesentliche tun.
  • Schwerpunktaufgaben früh erledigen.
  • Schwierige Aufgaben im persönlichen Leistungshoch erledigen.
  • Technische Hilfsmittel wie Checklisten, Excelprojektlisten oder Mindmaps nutzen.
  • Delegation nutzen – auch als bezahlte Dienstleistung.
  • Ordnung halten.
  • Analyse und effizienter Umgang mit Störungen.
  • Sich auch einmal bewusst abschirmen.

2 Verbreitete Methoden für den Umgang mit der Zeit

Mithilfe von Uhren und Kalendern teilt der Mensch schon seit Jahrtausenden die Zeit ein. Die Regelmäßigkeit eines Jahres, eines Monats, einer Woche und eines Tages erlaubt, termingerecht zu arbeiten. Die Zeitabstände werden dabei immer kürzer. Beim Aktienhandel entscheiden heute tausendstel Sekunden über Gewinn oder Verlust. Aber auch in anderen Berufsbereichen wird mit der Zeit minutiös geplant. Modelle und Methoden aus der Produktion und Betriebswirtschaft werden immer wieder aufs Büro übertragen, um auch in der Verwaltung und Organisation schneller zu sein. Denn Zeit ist Geld.

Damit die wichtigen und nicht die dringenden Dinge zum Zuge kommen, muss die Wochen- und Monatsplanung ständig im Auge behalten werden. Haben sich Veränderungen oder Abweichungen ergeben, müssen korrektive Maßnahmen ergriffen werden. Die Planung muss also immer wieder an neue Gegebenheiten angepasst werden, bei Bedarf sogar täglich.

2.1 ABC-Analyse

Die ABC-Analyse ist ursprünglich ein betriebswirtschaftliches Analyseverfahren. Übertragen auf das Zeitmanagement bedeutet, Aufgaben zu klassifizieren. Die Kategorien A, B und C geben die jeweilige Prioritätsstufe an.

2.2 Wichtig-Dringlich-Regel (Eisenhower-Prinzip)

Auch beim Eisenhower-Prinzip (Abb. 1) – benannt nach dem früheren US-Präsidenten – werden anstehende Aufgaben in Kategorien eingeteilt. Dabei wird zwischen Dringlichkeit und Wichtigkeit unterschieden. Nur was wichtig und dringlich ist, muss sofort erledigt werden. Was als unwichtig und nicht dringend eingestuft wird, landet im Papierkorb.

Abb. 1: Eisenhower-Prinzip

Die Übertragung des ursprünglich militärischen Prinzips auf ein modernes Zeitmanagement wird heute kritisch bewertet. Denn bei einer umsichtigen und vorausschauenden Planung werden Zeiträume und Pufferzeiten so berechnet, dass erst gar kein Zeitdruck durch dringende Aufgaben entstehen kann.

2.3 PEPE-Regel setzt Schwerpunkte

Priorität vor Eiligkeit vor Perfektion vor schnellem Erfolg – oder anders gesagt: "… Leader­ship bedeutet, die richtigen Dinge zu tun", so der amerikanische Wirtschaftswissenschaftler Peter F. Drucker.

Mit der PEPE-Regel werden also zunächst die "richtigen Dinge" festgelegt und so von Anbeginn ein Maximum an Effektivität ermöglicht. Dazu gehören immer auch die Kernaufgaben des eigenen...

Das ist nur ein Ausschnitt aus dem Produkt Haufe Personal Office Platin. Sie wollen mehr? Dann testen Sie hier live & unverbindlich Haufe Personal Office Platin 30 Minuten lang und lesen Sie den gesamten Inhalt.


Meistgelesene beiträge