Zeit- und Zielmanagement / 4.2 Formblätter

Besprechungen, Projekte, Telefonate, Korrespondenz, Organisation – alles braucht seine Zeit, ob im Job oder Privatleben. Deshalb sollte bei Besprechungen außer der Anfangszeit auch ein Endpunkt festgeschrieben sowie Telefonate und Korrespondenz zu bestimmten Tageszeiten eingeplant werden. Mit Formblättern für Maßnahmepläne, Besprechungsprotokolle, To-do-Listen, Telefonnotizen etc. lassen sich viele Aufgaben schnell und systematisch abarbeiten. Elektronische Vorlagen lassen sich dafür individuell anpassen.

Auf einer Checkliste lässt sich abstreichen, was zu tun ist. Oft legt sie auch die Reihenfolge fest. Durch Checklisten müssen Routinevorgänge nicht immer wieder neu durchdacht werden. Das Risiko, etwas zu vergessen, sinkt. Für viele Bereiche gibt es vorgefertigte Checklisten, die meist auf die eigenen Anforderungen und Bedürfnisse angepasst werden können.

Was ist zu tun? Mithilfe der To-do-Liste wird dies schriftlich fixiert. Eine To-do-Liste sollte begrenzt sein. Nur dann ist es möglich, die einzelnen Punkte auch wirklich zu erledigen, und nur dann verspricht sie Erfolg und vermittelt das Gefühl, etwas erreicht zu haben. Deshalb ist es besser, immer wieder eine neue Liste anzulegen. Wird eine vorhandene Liste erweitert, hat man schnell das Gefühl, nichts zu Ende zu bringen.

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