Zeit- und Zielmanagement / 4 Hilfsmittel

Ein Tag, eine Woche, ein Monat, Quartal oder Jahr. Für alle Zeitabschnitte ist es sinnvoll, rechtzeitig einen Plan zu erstellen und die Termine schriftlich festzuhalten. Wenn unterschiedliche Personen über Termine informiert sein müssen, bietet es sich an, z. B. über Outlook einen Kalender einzurichten, den alle Beteiligten einsehen und bearbeiten können.

4.1 Kalender und Terminbücher

Ob die Zeitplanung im klassischen Taschenkalender oder elektronisch mit Notebook, Tablet oder Smartphone gemacht wird, ist Geschmackssache. Beide Formen haben ihre Vor- und Nachteile (Tab. 1).

 
Papier elektronisch
Vorteile Nachteile Vorteile Nachteile
  • persönlicher ­Begleiter
  • muss jedes Jahr neu gekauft werden
  • gemeinsame Terminabsprache mit Kollegen schnell möglich
 
  • kann problemlos beruflich und ­privat geführt ­werden
  • Format ist begrenzt
  • Neueinträge, ­Löschen oder ­Verschieben von Terminen ist einfach
  • Änderungen können nachträglich nicht mehr rekonstruiert werden
  • schriftlich fixierte Termine
  • oft wenig flexibel in der Gestaltung
  • oft wenig flexibel in der Gestaltung
  • Datenverlust bei Hardwarefehler oder leeren Akkus
  • individuelle ­Gestaltung und Nutzung von ­Anfang an möglich
  • braucht Platz beim Aufbewahren
  • Mobilität: Daten stehen auch unterwegs zur Verfügung
  • Software ändert sich immer wieder und muss aktualisiert werden
  • Änderungen hinterlassen Spuren
 
  • weitere Vorgänge können direkt veranlasst werden
 
  • gängige Form, mit der jeder vertraut ist
 
  • effizient
 
  • bewährte Methode mit reichlich ­Erfahrungswerten
 
  • macht auf Termine aufmerksam
 
   
  • zentrale Terminverwaltung möglich
 

Tab. 1: Vor- und Nachteile von klassischer und elektronischer Terminplanung

4.2 Formblätter

Besprechungen, Projekte, Telefonate, Korrespondenz, Organisation – alles braucht seine Zeit, ob im Job oder Privatleben. Deshalb sollte bei Besprechungen außer der Anfangszeit auch ein Endpunkt festgeschrieben sowie Telefonate und Korrespondenz zu bestimmten Tageszeiten eingeplant werden. Mit Formblättern für Maßnahmepläne, Besprechungsprotokolle, To-do-Listen, Telefonnotizen etc. lassen sich viele Aufgaben schnell und systematisch abarbeiten. Elektronische Vorlagen lassen sich dafür individuell anpassen.

Auf einer Checkliste lässt sich abstreichen, was zu tun ist. Oft legt sie auch die Reihenfolge fest. Durch Checklisten müssen Routinevorgänge nicht immer wieder neu durchdacht werden. Das Risiko, etwas zu vergessen, sinkt. Für viele Bereiche gibt es vorgefertigte Checklisten, die meist auf die eigenen Anforderungen und Bedürfnisse angepasst werden können.

Was ist zu tun? Mithilfe der To-do-Liste wird dies schriftlich fixiert. Eine To-do-Liste sollte begrenzt sein. Nur dann ist es möglich, die einzelnen Punkte auch wirklich zu erledigen, und nur dann verspricht sie Erfolg und vermittelt das Gefühl, etwas erreicht zu haben. Deshalb ist es besser, immer wieder eine neue Liste anzulegen. Wird eine vorhandene Liste erweitert, hat man schnell das Gefühl, nichts zu Ende zu bringen.

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