Zeit- und Zielmanagement / 2 Verbreitete Methoden für den Umgang mit der Zeit

Mithilfe von Uhren und Kalendern teilt der Mensch schon seit Jahrtausenden die Zeit ein. Die Regelmäßigkeit eines Jahres, eines Monats, einer Woche und eines Tages erlaubt, termingerecht zu arbeiten. Die Zeitabstände werden dabei immer kürzer. Beim Aktienhandel entscheiden heute tausendstel Sekunden über Gewinn oder Verlust. Aber auch in anderen Berufsbereichen wird mit der Zeit minutiös geplant. Modelle und Methoden aus der Produktion und Betriebswirtschaft werden immer wieder aufs Büro übertragen, um auch in der Verwaltung und Organisation schneller zu sein. Denn Zeit ist Geld.

Damit die wichtigen und nicht die dringenden Dinge zum Zuge kommen, muss die Wochen- und Monatsplanung ständig im Auge behalten werden. Haben sich Veränderungen oder Abweichungen ergeben, müssen korrektive Maßnahmen ergriffen werden. Die Planung muss also immer wieder an neue Gegebenheiten angepasst werden, bei Bedarf sogar täglich.

2.1 ABC-Analyse

Die ABC-Analyse ist ursprünglich ein betriebswirtschaftliches Analyseverfahren. Übertragen auf das Zeitmanagement bedeutet, Aufgaben zu klassifizieren. Die Kategorien A, B und C geben die jeweilige Prioritätsstufe an.

2.2 Wichtig-Dringlich-Regel (Eisenhower-Prinzip)

Auch beim Eisenhower-Prinzip (Abb. 1) – benannt nach dem früheren US-Präsidenten – werden anstehende Aufgaben in Kategorien eingeteilt. Dabei wird zwischen Dringlichkeit und Wichtigkeit unterschieden. Nur was wichtig und dringlich ist, muss sofort erledigt werden. Was als unwichtig und nicht dringend eingestuft wird, landet im Papierkorb.

Abb. 1: Eisenhower-Prinzip

Die Übertragung des ursprünglich militärischen Prinzips auf ein modernes Zeitmanagement wird heute kritisch bewertet. Denn bei einer umsichtigen und vorausschauenden Planung werden Zeiträume und Pufferzeiten so berechnet, dass erst gar kein Zeitdruck durch dringende Aufgaben entstehen kann.

2.3 PEPE-Regel setzt Schwerpunkte

Priorität vor Eiligkeit vor Perfektion vor schnellem Erfolg – oder anders gesagt: "… Leader­ship bedeutet, die richtigen Dinge zu tun", so der amerikanische Wirtschaftswissenschaftler Peter F. Drucker.

Mit der PEPE-Regel werden also zunächst die "richtigen Dinge" festgelegt und so von Anbeginn ein Maximum an Effektivität ermöglicht. Dazu gehören immer auch die Kernaufgaben des eigenen Arbeitsbereichs. An zweiter Stelle kommt alles, was an diesem Tag unbedingt erledigt werden muss. Danach werden die Dinge erledigt, die perfekt sein müssen. Denn Perfektionismus kostet viel Zeit und Energie. Manche Aufgaben müssen mehrfach oder mit anderen zusammen bearbeitet werden, um ein perfektes Ergebnis zu erzielen. Die verbleibende Zeit gehört dann den Aufgaben, die schnellen Erfolg bringen. Sie erfordern nur wenig Ausdauer und kaum Energie. Und als Erfolgserlebnis am Ende eines Arbeitstags vermitteln sie ein gutes Gefühl.

2.4 ALPEN-Methode plant Tagesetappen

Die A-L-P-E-N-Methode nach Lothar J. Seiwert, Experte für Zeit- und Lebensmanagement, ist eine einfache Art, einen Tagesablauf ohne spezielle Hilfsmittel zu planen. Es braucht nur wenige Minuten, um einen schriftlichen Tagesplan zu erstellen. Die 5 Eckpunkte dafür lauten:

  • Aufgaben, Termine und geplante Aktivitäten notieren,
  • Länge schätzen,
  • Pufferzeiten einplanen,
  • Entscheidungen treffen,
  • Nachkontrolle.

Auf dem Papier werden die Anforderungen des Tages sichtbar. Der Tagesplan ist dann realistisch, wenn er nur das beinhaltet, was auch tatsächlich in der zur Verfügung stehenden Zeit bewältigt werden kann.

2.5 Zeitaufwand-Ergebnis-Regel

Zeitaufwand und Ergebnis stehen häufig in einem umgekehrten Verhältnis: Die Gesamtzahl der täglich anfallenden Aufgaben besteht zu 20 % aus wichtigen Aufgaben und zu 80 % aus relativ nebensächlichen. Die wenigen wichtigen Aufgaben tragen allerdings zu 80 % zum Arbeitserfolg bei, während die nebensächlichen nur mit 20 % zu Buche schlagen. Untersuchungen zeigen aber immer wieder, dass für Nebensächlichkeiten häufig 80 % der Arbeitszeit – oder sogar mehr – eingesetzt werden.

Die 80 : 20-Regel wird auch Pareto-Prinzip genannt, nach dem italienischen Ingenieur, Soziologen und Ökonomen Vilfredo Pareto.

2.6 Die "einsame Stunde"

Die ersten und die letzten 30 Minuten eines Arbeitstages werden bei Zeitmanagern als "einsame Stunde" bezeichnet. Bei Ankunft im Büro wird als Erstes der Tag geplant und strukturiert. Am besten alleine. Erst danach werden Post und E-Mails gecheckt. Das verhindert, dass andere Einfluss nehmen können. Denn die meisten vermeintlich dringenden Aufgaben kommen von außen.

Am Tagesende nimmt man sich dann noch einmal eine halbe Stunde Zeit. Jetzt heißt es aufräumen, vorbereiten und sich darüber freuen, was man alles geschafft hat.

2.7 Mind-Mapping

Als Methode bietet sich auch Mind-Mapping an. Dabei werden Gedanken bildhaft dargestellt. Statt Worte werden vor allem Bilder und Symbole eingesetzt. So entsteht eine "Gedankenkarte". Damit lassen sich auch Informationen, Aufgaben und sogenannte Meilensteine bzw. Etappenziele in einer hierarchischen Struktur erarbeiten. Oder besser gesagt: Die Systematik entwickelt sich sozusagen nebenbei. Und am Schluss wird jeder Aufgabe ein Termin zugeordnet.

Mit Mind-Mapping-Software lässt sich die "Gedächtniskarte" per Mausklick auch als Tabelle oder Di...

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