I. Einleitung

Gutes und motiviertes Personal zu gewinnen und zu halten, ist heutzutage deutlich schwieriger als noch vor ein paar Jahren. Das Institut der deutschen Wirtschaft weist deutsche Unternehmen in regelmäßigen Abständen auf den bereits bestehenden und kommenden Fachkräftemangel hin. Ab 2025 gehen die geburtenstarken Jahrgänge in Rente, so Professor Axel Plünnecke, Leiter des Kompetenzfeldes Bildung, Zuwanderung und Innovation. Das heißt, es kommen zukünftig noch weniger junge Fachkräfte nach. In vielen Anwaltskanzleien herrscht bereits heute Personalmangel, was im Kanzleialltag öfter zu Engpässen führt. Termine werden unter zeitlichem Druck wahrgenommen, Mandanten vertröstet, Rechnungen nicht geschrieben und Materialbestellungen vergessen. Im schlimmsten Fall werden ggf. Fristen versäumt. Aus der Not heraus werden in manchen Kanzleien Auszubildende gebeten, dem Berufsschulunterricht fernzubleiben, damit die anstehende Arbeit bewältigt werden kann. Mitarbeiter müssen ein gewaltiges Arbeitspensum schaffen, so dass es zu Überforderungen, sinkender Arbeitsqualität sowie höheren Fehlzeiten und Fluktuation kommt. Infolgedessen werden Mandanten immer öfter nicht zufriedengestellt und wenden sich – im äußersten Fall – an eine andere Kanzlei. Auch für die notwendige Mandantenakquise fehlt die Zeit. Am Ende sinken die Kanzleiumsätze.

Für viele Kanzleien ist es an der Zeit, geeignete Strategien zu entwickeln, um diesem Trend entgegenzuwirken und wettbewerbsfähig zu bleiben. Früher konnten Kanzleien aus einem großen Bewerberpool den geeigneten Kandidaten oder die geeignete Kandidatin auswählen. Heute gibt es viele offene Stellen und nur wenige bis keine qualitativ guten Bewerber. Ein Umdenken ist erforderlich, denn Kanzleien sind zu Bewerbern um gute Mitarbeiter geworden. Sie müssen Lösungen suchen, um neue Mitarbeiter zu gewinnen und gute Mitarbeiter zu halten. Zwei Erfolg versprechende Wege stellen wir Ihnen vor: Zum einen lohnt es sich, verstärkt in das interne und externe Personalmarketing zu investieren. Zum anderen sollten Kanzleien mehr Zeit und Geld in eine professionelle Personalauswahl stecken – so sparen Sie sich am Ende Ärger, Zeit und Geld durch Absenz, Fluktuation und Leistungseinbuße Ihrer Mitarbeiter.

Anhand eines kompetenten Personalmarketings können Kanzleien das Ziel erreichen, langfristig eine gute Versorgung mit qualifizierten und motivierten Mitarbeitern zu gewährleisten. Mitarbeiter und Bewerber erwarten heutzutage, dass eigene berufliche und private Ziele mit der Arbeit in einer Kanzlei vereinbar sind. Viele wünschen sich Entwicklungsperspektiven und möchten ihre Kompetenzen zielgerichtet einsetzen und weiter ausbauen. Genauso gilt ein marktgerechtes Entgelt als selbstverständlich. Ein gelungenes Personalmarketing-Konzept versucht, eine möglichst hohe Passung zwischen Kanzleistrategie und individuellen Interessen zu erreichen. Dabei richtet sich das interne Personalmarketing an das bestehende Personal. Erfolgreiches externes Personalmarketing spricht potenzielles Personal an.

II. Interne Strategien des Personalmarketings

1. Entwicklung eines gemeinsamen Kanzlei-Leitbildes

Ein Kanzlei-Leitbild ist die Basis für positive Veränderungen und wirkt – gemeinsam entwickelt – motivierend auf das gesamte Team. Dabei hat es zwei Funktionen. Kanzleiintern gibt es dem Kanzleiteam eine gemeinsame Orientierung. Teambezogene Ziele, Werte und Grundhaltungen werden im Leitbild definiert. Gleichzeitig ist die Darstellung und vor allem das gelebte Leitbild positive Öffentlichkeitsarbeit. Mandanten erfahren, wofür die Kanzlei steht. Das hat einen positiven Effekt auf das Kanzlei-Image und damit ist es auch eine Strategie des externen Marketings (hierzu s.u. III. 1.).

Kritiker von Leitbildern geben zu bedenken, dass Leitbilder eine Ansammlung von Allgemeinplätzen wären, oder einzelne Inhalte von Mitarbeitern abgelehnt würden. Dem können Sie entgegen wirken, in dem Sie Ihre Mitarbeiter Teil des Leitbildes werden lassen. Nur wenn das ganze Team an der Entwicklung eines Kanzlei-Leitbildes beteiligt wird, wird es auch gelebt. Stellen Sie sich z.B. folgende Fragen:

  • Was macht unsere Kanzlei aus?
  • Wofür stehen wir als Team?
  • Welche Werte sollen unser tägliches Handeln leiten?
  • Wofür brauchen uns unsere Mandanten? Warum kommen Sie zu uns und gehen nicht zur Konkurrenz?
  • Was motiviert uns jeden Tag in die Kanzlei zu kommen?
  • Welche Ziele wollen wir kurz-, mittel- und langfristig erreichen?
  • Was motiviert uns durchzuhalten, auch wenn es mal schwierig wird?

Formulieren Sie aus den Antworten anschließend inhaltlich konkrete Leitsätze. Am Ende entsteht damit ein Regelwerk für den Arbeitsalltag, das für alle verbindlich ist. Legen Sie zudem gemeinsam fest, wie mit Regelbrüchen umgegangen werden soll. Wählen Sie im Team ein Kanzleimitglied (Rechtsanwalt/Mitarbeiter) aus, das dafür verantwortlich ist, zu prüfen, ob sich alle im Sinne des Leitbildes verhalten. Ein einmal entwickeltes Leitbild ist nicht "in Stein gemeißelt". In einem fortwährenden Prozess sollte es stets weiter entwickelt werden.

Damit Ihre Mandanten, Ihre Mitarbeiter und Sie als ...

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