Werkzeuggeld / Lohnsteuer

1 Steuerfreiheit ausschließlich für Handwerkszeug

Das Werkzeuggeld, das der Arbeitgeber einem Arbeitnehmer für die Benutzung von eigenem Werkzeug bei der Berufsausübung zahlt, ist steuerfrei.[1] Der Begriff "Werkzeug" wird eng ausgelegt. Als Werkzeuge werden nur Handwerkszeuge angesehen, die verwendet werden zur

  • leichteren Handhabung,
  • Herstellung oder
  • Bearbeitung eines Gegenstands.

Dabei gibt es Handwerkzeuge,

  • die direkt von Hand geführt werden, wie Hammer, Zange und Säge, sowie
  • Maschinenwerkzeuge, die in einer Werkzeugmaschine eingespannt werden, wie Bohrer, Fräser und Drehstahl.

Keine Handwerkzeuge

Schreibmaschinen, Personalcomputer, Datenverarbeitungsgeräte, Kameras und Musikinstrumente werden nicht als Werkzeuge angesehen. Daraus folgt auch, dass an Musiker gezahlte Instrumenten-, Saiten-, Rohr- und Blattgelder steuerpflichtiger Arbeitslohn sind.[2]

Eine Steuerfreiheit kommt auch nicht nach den Regeln des Auslagenersatzes in Betracht.[3] Steuerfreier Auslagenersatz kann demzufolge nicht durch eine Individualvereinbarung herbeigeführt werden, sondern nur infolge einer tarifvertraglichen Bindung des Arbeitgebers entstehen.

Dementsprechend stellt bei einem Orchestermusiker der Kostenersatz für die Instandsetzung seines Musikinstruments steuerfreien Auslagenersatz dar, wenn die Arbeitgeberleistung auf einer tarifvertraglichen Verpflichtung beruht.[4]

 
Praxis-Beispiel

Tarifvertraglicher Anspruch auf Instrumentengeld

Ein Berufsmusiker erhält aufgrund tarifvertraglicher Vereinbarung die Kosten für Saite und Bogen seiner Geige ersetzt.

Ergebnis: Es liegt steuerfreier Auslagenersatz vor. Das pauschale tarifvertragliche Instrumentengeld ist im Unterschied hierzu steuerpflichtiger Werbungskostenersatz.

2 Umfang der Steuerfreiheit

Die Steuerfreiheit ist auf die Höhe der durch die betriebliche Benutzung des Werkzeugs entstehenden tatsächlichen Aufwendungen beschränkt. Ohne Einzelnachweis der tatsächlichen Aufwendungen sind pauschale Entschädigungen steuerfrei, soweit sie die

  • regelmäßigen Absetzungen für Abnutzung der Werkzeuge,
  • üblichen Betriebs-, Instandhaltungs- und Instandsetzungskosten der Werkzeuge sowie
  • Kosten der Beförderung der Werkzeuge zwischen Wohnung und Tätigkeitsstätte

abgelten. Im Rahmen der für pauschale Entschädigungen zu beachtenden Grenzen ist die Kostenübernahme für das arbeitnehmerseitig eingesetzte Werkzeug lohnsteuer- und sozialabgabenfrei.

Steuerfreier Ersatz der Beförderungskosten

Im Übrigen liegt eine betriebliche Benutzung der Werkzeuge auch dann vor, wenn die Werkzeuge im Rahmen des Dienstverhältnisses außerhalb einer Tätigkeitsstätte eingesetzt werden, z. B. auf einer Baustelle oder in einem Waldrevier. In diesen Fällen gehört auch der Kostenersatz für die Beförderung der Werkzeuge zwischen Wohnung und Tätigkeitsstätte zum steuerfreien Werkzeuggeld.[1]

 
Hinweis

Steuerpflichtiger Ersatz des Zeitaufwands

Werden Entschädigungen für den Zeitaufwand des Arbeitnehmers gezahlt, z. B. für die ihm obliegende Reinigung und Wartung der Werkzeuge, gehören sie zum steuerpflichtigen Arbeitslohn.

Besondere Sätze für die Steuerfreiheit des Werkzeuggeldes wurden bei Waldarbeitern festgelegt. Danach bleiben pauschale Entschädigungen für den Einsatz von waldarbeitereigenen Geräten und Maschinen (Motorsägen, Zugmaschinen und Rückewagen) bis zu bestimmten Beträgen je Einsatzstunde steuerfrei.[2]

[2] FinMin Baden-Württemberg, Erlass v. 4.5.1995, S 2342/26.

3 Auslagenersatz

Liegt kein Werkzeuggeld i. S. d. § 3 Nr. 30 EStG vor, kann eine Entschädigung für die betriebliche Benutzung von Werkzeugen eines Arbeitnehmers (Werkzeuggeld) nach § 3 Nr. 50 EStG steuerfrei sein.[1]

Durchlaufende Gelder oder Auslagenersatz liegen vor, wenn

  • der Arbeitnehmer die Ausgaben für Rechnung des Arbeitgebers macht, wobei es gleichgültig ist, ob das im Namen des Arbeitgebers oder im eigenen Namen geschieht, und
  • über die Ausgaben im Einzelnen abgerechnet wird.

Pauschaler Auslagenersatz führt regelmäßig zu Arbeitslohn. Ausnahmsweise kann pauschaler Auslagenersatz steuerfrei bleiben, wenn er regelmäßig wiederkehrt und der Arbeitnehmer die entstandenen Aufwendungen für einen repräsentativen Zeitraum von 3 Monaten im Einzelnen nachweist.[2]

 
Hinweis

Pauschaler Auslagenersatz

Damit die Entschädigung steuerfrei anerkannt wird, muss der Arbeitnehmer über die Kosten für einen Zeitraum von 3 Monaten im Einzelnen die Belege und Kosten dokumentieren. Hierunter fällt auch die Instandhaltung.[3]

Der in diesem Wege ermittelte Durchschnittswert kann solange steuerfrei erstattet werden, wie sich die Umstände nicht wesentlich ändern. Es empfiehlt sich dies als Arbeitgeber regelmäßig anzufragen (z. B. jährlich).

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