Was Onboarding für die Unternehmensziele leistet / 1.3 Wie berechne ich den ROI ("return on investment") meiner Onboarding-Aktivitäten?

Um den CEO/CFO von der Notwendigkeit, in professionelle Lösungen zu investieren, zu überzeugen, müssen Zahlen auf den Tisch, die das propagierte hohe Kosteneinsparpotenzial belegen. Kosten lassen sich immer noch am besten durch Erfolge rechtfertigen – das gilt auch für Onboarding. Und erfolgreiches Onboarding zahlt sich aus!

Wie wir zuvor aus der Umfrage gelernt haben, beklagen fast 1/3 der Unternehmen, dass es durchaus vorkommt, dass der neu eingestellte Mitarbeiter schon vor dem ersten Arbeitstag wieder abspringt und das gerade erst eingegangene Arbeitsverhältnis kündigt. Für Unternehmen hat das gravierende Folgen. Mit diesen frühen Kündigungen sind zahlreiche Kosten verbunden, die sich vom Recruiting über das erneute Onboarding durchziehen. Insbesondere bei teuren und schwer zu findenden Fach- und Führungskräften schlagen diese Kosten richtig zu Buche und es heißt: Alles auf Anfang! Der ganze Aufwand beginnt von vorne, begleitet von enormer Arbeitsverdichtung und Produktivitätsverlust in der Fachabteilung.

4 Gründe, warum Sie mit Onboarding Kosten sparen

1. Die Kosten für die Einarbeitung der neuen Mitarbeiter sinken

Durch die (digital) optimierte Bereitstellung von Informationen, ein effizientes Aufgabenmanagement und die frühzeitige effektive Vernetzung des neuen Mitarbeiters sparen Ihre Kollegen viele wertvolle Einarbeitungsstunden. Das Team muss weniger Zeit mit der fachlichen Einarbeitung aufwenden, bei HR werden viele administrativen Tätigkeiten (und damit Kosten) eingespart und der neue Mitarbeiter weiß sich schneller im neuen Umfeld zurechtzufinden und die richtigen Kollegen anzusprechen.

2. Die Produktivität der Mitarbeiter erhöht sich

Durch strukturiertes Onboarding mit gezielter rascher Einarbeitung sowie nachhaltiger sozialer Integration werden neue Mitarbeiter früher produktiv. Dies führt zu einem früheren Produktivitäts-Gewinn für das Unternehmen.

3. Die Kosten im Recruiting sinken

Dadurch, dass sich neue Mitarbeiter durch ein gezieltes Onboarding von Anfang an im Unternehmen wohlfühlen, werden 2 Dinge erreicht: Neue Mitarbeiter werden schneller und stärker ans Unternehmen gebunden und die Kündigungsbereitschaft sinkt deutlich. Dadurch sinken auch die Kosten der Personalbeschaffung. Denn die nach einer Kündigung anfallenden Wiederbesetzungskosten (wie Ausgaben für erneute Stellenschaltung, potenzielle Personalberaterkosten und auch die generellen Kosten, die aufgrund des erneuten Zeitaufwands durch die Personalabteilung entstehen) fallen weg.

4. Opportunitätskosten sinken oder entfallen

Kann die Anfangsfluktuation gesenkt werden, spart das Unternehmen bares Geld, denn nicht besetzte Stellen bedeuten:

• Eine Mehrbelastung der Organisation (mit Folgeerscheinungen wie erhöhter Fehlerquote, höherer Krankenstand, Unzufriedenheit der Belegschaft)
• Arbeitsausfall/Unterbesetzung.

Dies führt zu teils empfindlichen Umsatz- und Gewinneinbußen.

Diese Kostenfaktoren spielen für den ROI eine wichtige Rolle

• Durchschnittliche Einarbeitungszeit bis die volle Performance erreicht wird
• Gehaltskosten neuer Mitarbeiter
• Gehaltskosten Mentor und Pate × Zeiteinsatz für die Einarbeitung
• Weiterbildungskosten
• Recruiting-Kosten (durchschn. Kostensatz × time to hire, Platzierung, Messekosten etc.)
• Performance-Verluste von Führungskraft und Team (Zeit für Einarbeitung geht von der eigenen produktiven Arbeitszeit ab)
• Neubesetzungskosten (Recruiting-Kosten) bei Kündigung des neuen Mitarbeiters vor dem ersten Arbeitstag
• Neubesetzungskosten (Recruiting-Kosten) und Kosten der bisherigen Einarbeitung bei Kündigung während der Probezeit

Praxis-Beispiel

Kalkulationsbeispiel: Diese Zahlen sprechen für sich

Bei einem Unternehmen mit 100 Neueinstellungen jährlich und einem durchschnittlichen Jahresgehalt der Mitarbeiter von 50.000 EUR sind bis zu 531.250 EUR Kostenersparnis und Produktivitätsgewinn pro Jahr möglich.

Diesem Kalkulationsbeispiel liegen folgende Annahmen zugrunde

1. Gesparte Einarbeitungskosten

HR-Mitarbeiter, Führungskräfte und das Team benötigen durch ein strukturiertes (digitales) Onboarding weniger Einarbeitungszeit für den neuen Mitarbeiter. Damit werden Arbeitsstunden eingespart, die wiederum in wertschöpfende Tätigkeiten investiert werden können. Im Beispiel sind 50 eingesparte Arbeitsstunden angesetzt.

2. Gesparte Personalbeschaffungskosten

Karriereberater gehen heute von einer Kündigungsquote in der Probezeit von circa 10 % aus – allein durch mangelnde Einarbeitung und Integration. Durch professionelles (digitales) Onboarding sinkt diese Kündigungsquote um die Hälfte. Bei den Wiederbesetzungskosten wird im Allgemeinen mit einem halben Jahresgehalt kalkuliert.

3. Höhere Produktivität

Durch eingesparte Zeit für die gezielte (digitale) Wissensweitergabe, die frühzeitige effektive Vernetzung sowie eine strukturierte und nachhaltige soziale Integration erreicht der neue Mitarbeiter circa einen halben bis einen Monat früher seine Produktivität. Die durchschnittliche Produktivitätsquote bei den DAX-Unternehmen beträgt 136 %. Im Beispiel ...