In der heutigen Unternehmenslandschaft wimmelt es nur so von unterschiedlichen Projekten. Für jedes Projekt gibt es ein Kick-off, einen Zeitplan, einen Projektverantwortlichen und letztendlich auch ein Budget, das es einzuhalten und zu berichten gilt. Kennen wir doch alle die Zielvorgaben "in time, in quality and in budget". Dies begegnet uns in allen Wertschöpfungsbereichen eines Unternehmens. Warum nicht auch beim Onboarding(-Prozess)?
Erstaunlich ist, dass bei einer Umfrage[1] ganze 83 % der Teilnehmer kein Budget für Onboarding-Maßnahmen in ihrem Unternehmen zur Verfügung haben. Im Jahr 2018 waren sogar 94 % ohne Budget! Eine Onboarding-Software zur Prozessunterstützung setzen nur 25 % der Befragten ein.
Kein Wunder also, dass Onboarding oft nur als Einzelmaßnahme verstanden wird, die auf irgendeiner allgemeinen Kostenstelle oder der Fachabteilung untergebracht werden muss.
Oft ist kein Onboarding-Budget vorhanden. Quelle: Haufe Onboarding-Umfrage 2023
"HR muss mehr Business denken"
In den meisten HR-Abteilungen gibt es also kein Budget für Onboarding-Aktivitäten und folglich auch keine Ressourcen. Aber was hindert HR eigentlich daran, danach zu fragen und (wie andere Prozess-Owner auch) den CEO davon zu überzeugen, dass es sich lohnt, in Onboarding zu investieren und es professionell aufzuziehen?
Hier kommt wieder der ständig diskutierte und leider immer noch wenig sichtbare HR Business Partner ins Spiel. Eine resignierte Zurückhaltung führt jedoch nicht zum Budget und letztendlich auch nicht zur Steigerung des Unternehmenserfolgs und des ewig beklagten schlechten Images von HR-Abteilungen.
Kenner dieses alten Dilemmas fordern HR deshalb auf, mit Selbstbewusstsein und Selbstvertrauen das benötigte Budget einzufordern, aus Businesssicht heraus zu argumentieren und mit Fakten zu überzeugen. Jede Personalanforderung aus den Fachbereichen wird mit einem Mehr an Produktivität, Innovation, Umsatzsteigerung etc. begründet. Der Recruiting-Bereich ist dann lediglich das ausführende Organ für die Personalbeschaffung. Wird kein passender Kandidat in der vorgegebenen Zeit gefunden, geht die Schuldzuweisung an HR, warum es mal wieder so lange dauert, bis eine vakante Stelle erfolgreich besetzt wird.
HR braucht mehr "Business-Denken"
Warum den Spieß nicht umdrehen und aus der Opferrolle heraustreten: Beim Onboarding kann sich HR profilieren und neue Maßstäbe setzen. Zeigen, wie ein digitalisierter Recruiting-Prozess nahtlos in einen perfekten Onboarding-Prozess übergeht und was dies für messbare und nachhaltige Auswirkungen auf den Unternehmenserfolg hat.
Argumente für einen strukturierten ganzheitlichen Onboarding-Prozess
1. Synergien heben: Onboarding ist sehr komplex und hat viele Mitspieler
Für viele Unternehmen ist Onboarding immer noch eine Blackbox. Es gibt keine abteilungsübergreifenden Informationen über Stand, Fortschritt und Qualität des eigentlichen Onboardings. Der größte Teil der Einarbeitung wird in den Fachbereichen vollzogen und verläuft je Abteilung als Silo-Lösung und extrem unterschiedlich. HR hat folglich keinen Überblick, wo es gut bzw. schlecht läuft. Synergien und lessons learned bleiben ungenutzt. Ein transparenter Prozess zeigt, wer was wann und wie erledigt. Best-Practice-Beispiele liefern hier schlagkräftige Argumente. Denn nicht jede Abteilung muss das Rad neu erfinden. Bei Transparenz wird sichtbar, in welchen Abteilungen Mitarbeiter schnell wieder das Unternehmen verlassen oder schon vor dem ersten Arbeitstag wieder abspringen. Werden sie nicht von Anfang an gut integriert, brauchen Onboardees sehr lange, um ein gutes Leistungsniveau zu erreichen. Das alles resultiert in sehr hohen Kosten und schlimmstenfalls leidet die gesamte Teamperformance darunter.
2. Fachkräftemangel kompensieren: Frühfluktuation vermeiden
Die meisten Unternehmen haben mittlerweile einen sehr professionellen und strukturierten Bewerbermanagement-Prozess. Zukünftige Highpotentials werden während des Recruiting-Prozesses umworben und konsequent mit relevanten Informationen versorgt. Experten wissen, dass die damit erzeugte Erwartungshaltung beim Neueinsteiger dann aber auch nach der Vertragsunterzeichnung aufrechterhalten, wenn nicht gar gesteigert werden muss. Sonst sind Enttäuschung, Frustration und Demotivation die Folgen. Onboarding bietet die perfekte Möglichkeit, sich im "war for talents" abzuheben, dem allgegenwärtigen Fachkräftemangel entgegenzuwirken und Mitarbeiter von Beginn an, nämlich ab der Vertragsunterschrift, langfristig an das Unternehmen zu binden. Wird aufwendig rekrutiert und nicht gut eingearbeitet, geht die Suche nach einem neuen Kandidaten sofort wieder los.
3. Digitalisierung ist auch beim Onboarding wertsteigernd
Bewerbermanagement-Prozesse sind mittlerweile weitestgehend digitalisiert. Logische Konsequenz im Sinne eines ganzheitlich optimierten Mitarbeiter-Life-Cycles ist der nahtlose Übergang in den sich direkt anschließenden Prozess, dem Onboarding. Aber: Noch erledigen 75 % der befragten Unternehmen...
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