Waren und Rabatte in der En... / 2 Aufzeichnungspflichten bei Belegschaftsrabatten

Zur steuerlichen Erfassung von Belegschaftsrabatten hat der Arbeitgeber diese bei jeder Lohnabrechnung im Lohnkonto besonders kenntlich zu machen und ohne Kürzung um den sog. Rabattfreibetrag aufzuzeichnen. Dabei sind der Abgabetag, der Abgabeort und ggf. das Entgelt, das der einzelne Arbeitnehmer für den Sachbezug entrichtet hat, anzugeben. Dadurch wird sichergestellt, dass geldwerte Vorteile aufgrund wiederholter Rabatte dem Lohnsteuerabzug unterliegen, soweit sie im Laufe des Kalenderjahres 1.080 EUR übersteigen. Die nach Anrechnung des Rabattfreibetrags steuerpflichtigen Sachbezüge sind auf der Lohnsteuerbescheinigung des Arbeitnehmers beim Bruttoarbeitslohn auszuweisen.

 
Wichtig

Aufzeichnungserleichterungen bei Belegschaftsrabatten

Unter bestimmten Voraussetzungen sind für Belegschaftsrabatte Aufzeichnungserleichterungen vorgesehen. Der Arbeitgeber muss hierzu einen Antrag beim Betriebsstättenfinanzamt stellen. Das Finanzamt kann zulassen, dass keine Aufzeichnungen zu führen sind, wenn durch betriebliche Regelungen und entsprechende Überwachungsmaßnahmen gewährleistet ist, dass der Rabattfreibetrag von 1.080 EUR nicht überschritten wird.[1]

Nach den Lohnsteuerrichtlinien hat das Finanzamt dem Antrag auch ohne Überwachungsmaßnahmen des Arbeitgebers zu entsprechen, wenn nach der Lebenserfahrung unter den betrieblichen Gegebenheiten so gut wie ausgeschlossen ist, dass die jährlichen Rabatte im Einzelfall über 1.080 EUR (Rabattfreibetrag) betragen oder die Freigrenze von 44 EUR überschritten wird.[2]

 
Praxis-Beispiel

Befreiung von Aufzeichnungspflichten

Ein Schuh-Einzelhandelsgeschäft gewährt den Arbeitnehmern beim Kauf von Schuhen einen Rabatt von 15 %.

Ergebnis: Das Finanzamt hat dem Antrag auf Befreiung von der Aufzeichnungspflicht zu entsprechen, da im Hinblick auf das Warensortiment und den Preisnachlass ein Überschreiten des Rabattfreibetrags mit an Sicherheit grenzender Wahrscheinlichkeit nicht möglich ist. Zusätzlicher Überwachungsmaßnahmen des Arbeitgebers bedarf es daher nicht.

Belegschaftsrabatte sind nicht nur bei der Lohnsteuer von Bedeutung; sie unterliegen regelmäßig der Umsatzsteuer. Weder der kleine Rabattfreibetrag von 44 EUR noch der Rabattfreibetrag von 1.080 EUR dürfen bei der Berechnung der Umsatzsteuer abgezogen werden. Bemessungsgrundlage sind die Selbstkosten des Arbeitgebers oder das vom Arbeitnehmer tatsächlich gezahlte Entgelt.[3]

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