Nach ArbMedVV bekommt der Arbeitnehmer beim Ausscheiden eine Kopie der ihn betreffenden Angaben aus der Vorsorgekartei ausgehändigt. Ähnliches gilt auch in Bezug auf Unterlagen zum Umgang mit besonders kritischen Gefahrstoffen während der Betriebszugehörigkeit (§ 14 Abs. 4 GefStoffV). Da ein Beschäftigter darüber hinaus ohnehin persönlich eine ärztliche Bescheinigung über jede durchgeführte Untersuchung erhält, verfügt er somit bei sorgfältiger Aufbewahrung über eine komplette Dokumentation der in seinem Berufsleben durchgeführten arbeitsmedizinischen Vorsorge.
Bei bestimmten Tätigkeiten nach Maßgabe des Anhangs der ArbMedVV, bei denen nach längeren Latenzzeiten Gesundheitsstörungen auftreten können, ist dem ausscheidenden Beschäftigten nachgehende Vorsorge anzubieten. Am Ende des Beschäftigungsverhältnisses überträgt der Arbeitgeber diese Verpflichtung auf den zuständigen gesetzlichen Unfallversicherungsträger und überlässt ihm die erforderlichen Unterlagen in Kopie, sofern der Beschäftigte eingewilligt hat.
Der Arbeitgeber muss darüber hinaus ärztliche Bescheinigungen über Pflichtvorsorgen entsprechend AMR Nr. 6.1 aufbewahren. Alle anderen Informationen in der Vorsorgekartei, soweit sie nicht durch behördliche Anweisungen oder zukünftige AMR geschützt sind, müssen gelöscht werden.
Aufklärung erforderlich
Solange keine Probleme auftreten, erkennen viele Beschäftigte nicht die Bedeutung der durchgeführten Vorsorgeuntersuchungen und die Notwendigkeit, die Unterlagen sorgfältig aufzubewahren. Daher ist es wichtig, im Rahmen der Unterweisung entsprechend aufzuklären und z. B. die Vorstellung zu korrigieren, dass die entsprechenden Daten grundsätzlich von dritter Stelle (z. B. dem zuständigen Unfallversicherungsträger) gesammelt würden.
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