Der Arbeitgeber kann Beiträge in voller Höhe oder Teile von Beiträgen zur Sozialversicherung, die er zu viel gezahlt hat, aufrechnen, wenn bei Aufrechnung von Beiträgen in voller Höhe der Beginn des Zeitraums, für den die Beiträge irrtümlich gezahlt wurden, nicht länger als 6 Kalendermonate zurückliegt. Bei Aufrechnung von Teilbeiträgen darf der Erstattungszeitraum nicht länger als 24 Kalendermonate zurückliegen.

1.1 Antrag des Arbeitnehmers notwendig

Für die Aufrechnung ist weiterhin Voraussetzung, dass der Arbeitnehmer eine schriftliche Erklärung abgibt, dass ihm kein Bescheid über eine Forderung eines Leistungsträgers vorliegt und seit Beginn des Erstattungszeitraums Leistungen der Kranken-, Pflege-, Renten- oder Arbeitslosenversicherung nicht beantragt, nicht bewilligt oder gewährt worden sind. Er muss bestätigen, dass die ausgezahlten Rentenversicherungsbeiträge nicht als freiwillige Beiträge verbleiben sollen bzw. dass er für diese Zeit keine freiwilligen Beiträge entrichten will.

1.2 Ausschluss der Aufrechnung

Beruht die Beitragsüberzahlung darauf, dass Beiträge irrtümlich von einem zu hohen Arbeitsentgelt gezahlt worden sind, so ist eine Aufrechnung der Beiträge ausgeschlossen, wenn der überhöhte Betrag der Bemessung von Geldleistungen an den Versicherten zugrunde gelegt wurde.

Eine Aufrechnung durch den Arbeitgeber scheidet auch aus, wenn für den Erstattungszeitraum oder für einen Teil des Erstattungszeitraums eine Prüfung beim Arbeitgeber stattgefunden hat oder wenn Zinsen geltend gemacht werden.[1]

In den Fällen, in denen eine Aufrechnung ausscheidet, ist eine Beitragserstattung zu beantragen.

1.3 Durchführung der Aufrechnung

Die zu viel gezahlten Beiträge sind mit den Beiträgen für den laufenden Entgeltabrechnungszeitraum aufzurechnen. Wird die Aufrechnung vorgenommen, weil ein zu hohes Arbeitsentgelt für die Beitragsberechnung zugrunde gelegt wurde, sind zunächst die Beiträge aus dem richtigen beitragspflichtigen Arbeitsentgelt in dem maßgebenden Zeitraum zu berechnen. Dabei sind die für diesen Zeitraum maßgebenden Beitragsfaktoren zu berücksichtigen. Aus dem Vergleich zwischen den neu berechneten und den unrichtig berechneten Beiträgen ergibt sich der zu aufzurechnende Betrag. Alle Berichtigungen und Stornierungen sind in den Lohn- und Gehaltsunterlagen so festzuhalten, dass sie im Rahmen einer Betriebsprüfung nachvollziehbar sind. Dazu gehört auch die vom Versicherten abzugebende Erklärung. Werden Aufrechnungen für vergangene Kalenderjahre vorgenommen, sind Korrektur-Beitragsnachweise einzureichen und bereits abgegebene Meldungen zu stornieren und neu zu erstellen.

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