Verfahrensanweisungen / 3 Erstellung von Verfahrensanweisungen

Ein Unternehmen muss festlegen, wer Verfahrensanweisungen erstellen darf, wer sie prüft und freigibt, an wen sie verteilt und wie Änderungen vorgenommen werden.

 
Wichtig

Handlungsspielraum bei der Erstellung von Verfahrensanweisungen

Die äußere Form der Verfahrensanweisung kann jedes Unternehmen selbst festlegen. Sinnvoll ist die Erarbeitung eines internen Standards zur Erstellung von Verfahrensanweisungen, der auch die Strukturierung und Detaillierung festlegt.

Die Vorgehensweisen bei der Erstellung einer Verfahrensanweisung kann entweder im Managementhandbuch beschrieben oder durch spezielle Verfahrensanweisungen festgelegt werden.

Verfahrensanweisungen sollen einen schnellen Überblick verschaffen. Deshalb empfiehlt sich eine tabellarische Form ggf. ergänzt durch ein Flussdiagramm. Folgende Struktur (Gliederung) wird empfohlen:

  • Bezeichnung des Verfahrens.
  • Geltungsbereich: Hier sollte festgelegt werden, in welchen Bereichen die Festlegungen der Verfahrensanweisung gelten.
  • Zweck und Ziele des Verfahrens: Der Zweck des Verfahrens sollte beschreiben, warum das Verfahren überhaupt existiert. Das Ziel sollte den angestrebten Sollzustand beschreiben, der durch das Verfahren erreicht werden soll.
  • Begriffe und Abkürzungen.
  • Beschreibung des Ablaufs (der Verfahrensschritte): Dafür bietet sich v. a. ein Flussdiagramm an. Wo erforderlich, sollten die einzelnen Verfahrensschritte separat erläutert werden. Auf dem Flussdiagramm sollten auch die Zuständigkeiten, die Schnittstellen sowie der Informations- und Dokumentationsfluss eingetragen werden.
  • Wesentliche Prozessinformationen wie Prozesseigner, Durchführung, Prozess-Kennzahlen, Dokumentation, Vorlagen/Arbeitshilfen.
  • Vermerke, z. B. Inkraftsetzung, Prüffrist.

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