Verfahren
Festgelegte Art und Weise, wie eine Aufgabe (Tätigkeit) oder ein Prozess ausgeführt werden soll. Verfahren sollten, müssen jedoch nicht zwingend, dokumentiert sein – empfehlenswert ist dies jedoch, wobei die "Beschreibung" auch in einem Video erfolgen kann.
Verfahrensanweisungen (VA)
Unternehmen (Organisationen) legen mit Verfahrensanweisungen verbindlich fest, wie bei ihnen bestimmte Verfahren und Prozesse (Abläufe, Arbeitsvorgänge etc.) durchgeführt werden sollen. Die Festlegungen/Beschreibungen können in gegliederten Fließtexten, grafisch dargelegt mit Flussdiagrammen oder durch Videos erfolgen. Verfahrensanweisungen stellen verbindliche Anweisungen des Unternehmens bzw. von verantwortlichen Personen dar und sind in geeigneter Form zu dokumentieren und zu archivieren. Im Rahmen normorientierter Managementsysteme werden diese Vorgabedokumente zu den dokumentierten Informationen gezählt.
Dokumentierte Informationen
Der Begriff dokumentierte Informationen wird v. a. im Rahmen von Managementsystemen (z. B. dem AMS) verwendet. Gemeint sind damit Dokumente (z. B. Darlegungen der Strategie, der Politik, der Ziele etc., Vorgabedokumente, wie Verfahrensanweisungen, sowie Nachweise, wie Zertifikate oder Bescheinigungen) sowie Aufzeichnungen, wie beispielsweise Protokolle, Mess- und Prüfergebnisse und Auditergebnisse. Diese müssen belegbar, identifizierbar und zuordenbar sein. Die aktuellen Managementsystem-Normen überlassen es dem Anwender, wie er die notwendigen dokumentierten Informationen festlegt und gestaltet.
Ein Unternehmen benötigt
- die im jeweiligen Managementsystem geforderten dokumentierten Informationen sowie
- weitere, aus der Sicht des Unternehmens zum Managen des Unternehmens, zur Sicherstellung der Wirksamkeit und als Nachweis gegenüber Dritten notwendige Informationen.
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