Verfahrensanweisungen / 1 Sinn und Zweck von Verfahrensanweisungen

Ein wesentliches Prinzip jedes Managementsystems sind festgelegte Vorgehensweisen. Durch sie wird ein Unternehmen angeleitet, sich vorab Gedanken über die Vorgehensweise bei wesentlichen Aufgaben, die durch das Managementsystem gemanagt werden sollen, zu machen. D. h., für spezielle Tätigkeiten und Prozesse (Abläufe) sind Verfahrensanweisungen zu erstellen und die Ausführenden zu verpflichten, sich an die dort beschriebene Vorgehensweise zu halten. Wo erforderlich, nehmen diese dokumentierten Verfahren auf Arbeitsanweisungen oder Betriebsanweisungen Bezug oder verweisen auf sie.

Verfahrensanweisungen zielen darauf ab,

  • die Verfahrensweise eindeutig zu regeln, einschließlich der Verantwortlichkeiten, Befugnisse, Vorgehensweisen, verfügbaren Ressourcen etc.,
  • die Erfüllung der Kundenanforderungen (die definierte Qualität), der öffentlich-rechtlichen Verpflichtungen sowie der betrieblichen Standards (z. B. Regeln gegen Korruption) sicherzustellen,
  • die wiederholte Durchführung von Tätigkeiten (z. B. Erstellung eines Angebotes), Aufträgen (z. B. Abwicklung eines Kundenauftrages) oder Aktionen/Maßnahmen (z. B. Durchführung von internen Audits oder Management Reviews) nachhaltig zu stabilisieren und beherrschbar zu machen;
  • eine wirksame und gleichmäßige Vorgehensweise sicherzustellen,
  • die Einarbeitung in neue Arbeitsfelder und die schnelle Einweisung neuer Mitarbeiter zu erleichtern,
  • eine Basis für die Bestimmung von Verbesserungsmöglichkeiten zu schaffen.

Damit wird deutlich: Verfahrensanweisungen haben einen handlungsanleitenden und einen verpflichtenden Charakter. Ihre Akzeptanz ist bei den Beschäftigten dann höher, wenn das Management ihnen die Notwendigkeit aufgezeigt hat, die Inhalte (v. a. die Forderungen) der Verfahrensanweisung nachvollziehbar sind sowie ggf. Möglichkeiten zur Mitwirkung bei der Erstellung bestehen.

 

Wichtig

Kontinuierliche Verbesserung von Verfahrensanweisungen

Auch Verfahrensanweisungen müssen regelmäßig im Hinblick auf ihre Eignung, Praktikabilität und Wirksamkeit überprüft und verbessert werden. Dazu dienen auch die für das jeweilige Verfahren zu erarbeitenden Prozesskennzahlen.

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