In der Planungstabelle erfassen Sie in den Spalten A bis D die Mitarbeiterdaten und geben in Spalte E den Urlaubsanspruch des Vorjahres (Resturlaubstage) und in Spalte F den Urlaubsanspruch für das aktuelle Jahr jedes Mitarbeiters ein. In den Spalten G und H werden die bereits in Anspruch genommenen und die noch verbleibenden Urlaubstage angezeigt (s. Abb. 1).
Abb. 1: In diesem Bereich tragen Sie die Mitarbeiterdaten und die Urlaubsansprüche ein.
Die Jahresübersicht, in die Sie die Urlaubs- und Abwesenheitstermine der Mitarbeiter eintragen, beginnt ab Spalte I. Sie können den Planungszeitraum Ihrem Bedarf entsprechend verschieben. Angezeigt wird ein ganzes Jahr in Tages- und Monatsabschnitten. Sie erfassen die Urlaubs- und Abwesenheitstermine mit einem Buchstaben pro Tag, wobei ein Großbuchstabe für einen ganzen und ein Kleinbuchstabe für einen halben Tag steht (s. Abb. 2). Es sind folgende Kürzel festgelegt:
- U = Urlaub
- G = Gleittag
- S = Seminar / Fortbildung
- K = Krankheit
- X = Dienstreise
- Y = Unbezahlter Urlaub
- Z = Zusatztag aus familiären Gründen
- T = Benutzerdefiniert 1
- R = Benutzerdefiniert 2
E = Benutzerdefiniert 3
Die farbliche Kennzeichnung erfolgt automatisch.
Abb. 2: Urlaubs-und Abwesenheitstage werden mit Buchstaben in die Jahresübersicht eingetragen.
In der Tabelle Einstellungen können Sie die Farbeinstellungen für die Markierungen der Urlaubs- und Abwesenheitstermine ändern. Dabei müssen Sie daran denken, die Farbe für den Groß- und für den Kleinbuchstaben zu ändern. Die Farbänderungen gelten dann nicht rückwirkend, sondern nur alle zukünftigen Einträge.
Urlaubssperren festlegen
Es besteht die Möglichkeit, bestimmte Zeiträume mit Urlaubssperren zu belegen. Sie nehmen diese Eingaben auf dem Tabellenblatt Einstellungen vor. Im definierten Zeitraum kann dann kein Urlaub- oder Gleitzeittag genommen werden. Es erscheint eine Hinweismeldung.
Abb. 3: Im Tabellenblatt "Einstellungen" können Sie ggfs. Urlaubssperren hinterlegen.
Im Tabellenblatt Feiertage stellen Sie das Jahr ein, für das der Urlaubsplaner verwendet werden soll. Zudem wählen Sie das Bundesland aus - die Feiertage werden berechnet und aufgelistet. Über das Dialogfenster des Urlaubsplaners (Aufruf im Tabellenblatt Planer) führen Sie mit den Befehlen Formate & Kürzel zurücksetzen, Wochenenden kennzeichnen und Feiertage kennzeichnen die Anpassung und Kennzeichnung im Jahreskalender durch.
Abb. 4: In der Tabelle "Feiertage" wählen Sie das Bundesland und stellen das gewünschte Jahr ein.
Monats-Ausdruck starten
Der Urlaubsplaner enthält eine eigene Druckfunktion, mit deren Hilfe Sie den Kalender monatsweise in DIN-A4-Querformat ausdrucken können. Sie starten die Druckfunktion über das Dialogfenster Urlaubsplaner-Funktionen, das Sie über die Schaltfläche Dialog aufrufen in der Tabelle Planer öffnen.
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