Trennung von einem einzelne... / 11 Ablauf und organisatorische Aspekte der Kündigung

Die Kündigung eines einzelnen (oder mehrerer) Mitarbeiter ist einer der komplexesten Prozesse im Personalbereich. Viele sind beteiligt, Fristen und Formerfordernisse müssen eingehalten werden und der potenzielle Schaden für scheidende und bleibende Mitarbeiter bei unprofessioneller Abwicklung wird häufig unterschätzt! Nutzen Sie unsere detaillierte Schritt-für-Schritt-Anleitung, um Ihren Prozess genau zu planen und abzuwickeln.

Arbeitshilfen: Workflow "Kündigung durch Arbeitgeber Arbeitgeber"

Arbeitshilfen: Workflow "Kündigung durch Arbeitnehmer"

11.1 Austrittsformalitäten

Organisatorisch sind einige Formalitäten zu beachten, damit die letzten Wochen oder Monate des Mitarbeiters im Unternehmen glatt laufen und keinerlei unnötige Kosten und/oder Verwaltungstätigkeiten entstehen. Hierzu zählen:

  • Entscheidung: Freistellung ja/nein (wenn ja, dann unter Anrechnung von evtl. bestehendem Resturlaub)
  • Absprache, wann bestehender Resturlaub genommen werden kann/sollte. Was passiert mit etwaigen Arbeitszeitguthaben bzw. -rückständen?
  • Klärung evtl. noch offener Punkte (z. B. nicht abgerechnete Reisekosten, Nutzung von evtl. zur Verfügung gestelltem PKW, Laptop, Firmenhandy u. a.).
  • Sicherstellung, dass der Mitarbeiter keine unternehmensbezogenen Daten/Infos/Dokumente mitnimmt.

Die o.g. Punkte sollten Sie dann in einem Abwicklungsvertrag regeln, wenn eine gewisse Gefahr besteht, dass der Mitarbeiter eine Kündigungsschutzklage einreichen könnte.

Arbeitshilfen: Übergabe- und Rückgabeprotokoll

Auf jeden Fall sollten Sie mit der Aushändigung der Arbeitspapiere (Zeugnis etc) eine Ausgleichsquittung anfertigen und sich diese vom Mitarbeiter gegenzeichnen lassen.

Arbeitshilfen: Ausgleichsquittung

11.2 Übergabe

Häufig wird die Wichtigkeit einer gut geplanten und organisierten Übergabe unterschätzt. Zeitnah zum Ausspruch der Kündigung sollte überlegt werden,

  • wann,
  • wie
  • und mit wem (Nachfolger? Vorgesetzter? Beide?) die Übergabe erfolgt.

Bitte bedenken Sie dabei, dass die Klärung dieses Punkts nach Ausspruch der Kündigung direkt schon vereinbart wird, auch wenn aufgrund der psychologischen Belastung der Kündigungssituation der Mitarbeiter hierfür gerade keine Motivation besitzt. Es sollte klar sein, dass der Mitarbeiter nicht ohne Abstimmung mit der Führungskraft Übergabeaktivitäten startet.

Für das Unternehmen ist es von massivem Interesse, das Know-how und die Kontakte des scheidenden Mitarbeiters zu übernehmen – und zwar so, dass es sie weiterverwerten und nutzen kann. Es ist daher wichtig,

  1. dass der Mitarbeiter sein Wissen gerne mitteilt (was in Trennungssituationen häufig sehr schwierig ist) und
  2. dass derjenige, der das Wissen "entgegen nimmt", dies auch verarbeiten (oder weitergeben) kann und was davon versteht, um beurteilen zu können, ob die Informationen stimmen und vollständig sind.
 

Praxis-Tipp

Übergabe/Wissenstransfer

  • Überlegen Sie sich gut den geeigneten Zeitpunkt für das Übergabegespräch.
  • Stellen Sie sicher, dass bis dahin evtl. "Ressentiments" des Mitarbeiters so weit wie möglich abgebaut worden sind, damit Sie ein Maximum an Input bekommen.
  • Kalkulieren Sie bestehenden Resturlaub, Arbeitszeitguthaben und mögliche/wahrscheinliche krankheitsbedingte Abwesenheiten während der Kündigungsfrist ein!
  • Stellen Sie sicher, dass alles Know-how, Dokumente, Akten, Aufzeichnungen, Dateien (auch Mailverkehr, Kontaktdaten, etc.) übergeben werden. Dies gilt für Kernaufgaben, aber auch für etwaige übernommene Sonderaufgaben oder Projekte.
  • Denken Sie rechtzeitig, also am besten in Zeiten, in denen alles in Ordnung ist, daran, dass Know-how und Daten verfügbar und nutzbar für das Unternehmen sind (z. B. durch aktives Wissensmanagement oder eine ständig gepflegte Kundendatenbank), dann vermeiden Sie die o.g. Probleme vorausschauend.

11.3 Austrittsinterviews

Normalerweise werden Austrittsinterviews dann geführt, wenn der Mitarbeiter selbst gekündigt hat, bzw. sein Weggang von Firmenseite nicht gewollt war ("ungewollte Fluktuation"). Es kann aber – je nach den Umständen – auch sinnvoll sein, ein Abgangsinterview zu führen, wenn das Unternehmen das Arbeitsverhältnis beendet hat (z. B. bei Ablauf der Vertragsbefristung oder betrieblichen Gründen), um ehrliches Feedback zu bestimmten Punkten (z. B. Vorgesetztenverhalten, Unternehmensklima, Qualität der Personalbetreuung o. ä.) zu erhalten. Dies muss im Einzelfall entschieden werden und die Gesprächsinhalte sollte an die jeweiligen Umstände/Zielsetzung angepasst werden.

Gesprächsleitfaden

  • Terminieren Sie das Gespräch baldmöglichst.
  • Bereiten Sie sich gut auf das Gespräch vor. Auch zur Vorbereitung eignet sich der Austrittsinterviewbogen. Nehmen Sie nach Bedarf einfach zusätzliche Punkte mit auf bzw. streichen andere heraus.
  • Führen Sie das Gespräch unter vier Augen – stellen Sie sicher, dass Sie nicht gestört werden.
  • Informieren Sie kurz über Ihre Zielsetzung bei der Gesprächsführung.
  • Durch die Nutzung eines Austrittsinterviewbogens strukturieren Sie Ihr Gespräch und stellen sicher, dass Sie keine wichtigen Punkte vergessen. Darüber hinaus können Sie das Feedback mehrerer au...

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