Tillmanns/Mutschler, BEEG/M... / 2.3 Dokumentationsumfang und -durchführung
 

Rz. 18

Die gesetzliche Dokumentationspflicht hat folgende Voraussetzungen und Zielsetzungen:

  • Grundlage ist der konkrete Arbeitsplatz und die konkrete Tätigkeit der Frau vor dem Hintergrund einer abstrakt möglichen Gefährdungslage durch die Ausübung der Tätigkeit, den Arbeitsplatz oder die Arbeitsumgebung. Dazu zählen die Arbeitsmaterialien, Werkzeuge, Arbeitsschritte, aber auch die Möglichkeit, mit gefährlichen Stoffen in Berührung zu kommen, weil deren Verwendung Teil der Arbeitsaufgabe ist oder eine anderweitige Nähe nicht auszuschließen ist. Daher ist die Bezeichnung des Arbeitsplatzes, seine organisatorische Zuordnung, konkrete Lage und inhaltliche Aufgabenbeschreibung Teil der Dokumentation. Diese Daten können sich auch aus anderen (vorhandenen) Systemen, etwa der Arbeitsbewertung, ergeben und übernommen werden, wenn eine eindeutige Zuordnung zum Arbeitsplatz möglich ist.
  • Zweck der Gefährdungsbeurteilung ist die Abschätzung der Gefahrenlage, die Einschätzung einer Situation und die damit verbundene Auswirkung auf die besondere körperliche Situation der werdenden oder stillenden Mutter und damit – neben der Gefährdung für die Frau – auch die Auswirkung auf das werdende und neu geborene Leben. Dies erfolgt auf Basis eines vorausschauenden Erkennens und Bewertens.[1]
  • Ergebnis der Gefährdungsbeurteilung ist neben der Abschätzung der Gefahrenlage auch die Durchführung, das Ausmaß und die Dauer konkreter Schutzmaßnahmen, um damit die Möglichkeit einer Gefährdung auszuschließen. Es geht nicht um die Verringerung, sondern um den Ausschluss der Gefahr. Sofern im Ergebnis eine Gefahr vorliegt oder nicht auszuschließen ist, greifen Beschäftigungsbeschränkungen und -verbote. Hierzu ist kein weiterer Beurteilungsschritt notwendig, diese Ergebnisse müssen sich aus der Beurteilung und Einschätzung der Situation ergeben. Die Schutzmaßnahmen sind erforderlicher Gegenstand der Dokumentation, da nur so ihre Wirksamkeit abgeschätzt werden kann.
  • Die Durchführung (der Gefährdungsbeurteilung und der Dokumentation) muss der Arbeitgeber vornehmen, da er über die notwendigen Mittel verfügt, eine umfassende Bewertung auch der vor- und nachgelagerten Arbeitsschritte vorzunehmen. Die Durchführung kann an sachkundige Personen (Sicherheitsfachkraft, Werksarzt) übertragen werden.[2] Die Gefährdungsbeurteilung muss sorgfältig und nach dem Stand der Technik erfolgen, sie kann nicht auf pauschalen Annahmen und Vermutungen basieren, sondern muss konkret festgestellte betriebliche Tatsachen voraussetzen.
  • Die Dokumentation muss zeitlich spätestens dann erfolgen, wenn eine Schwangerschaft vorliegt, diese also dem Arbeitgeber mitgeteilt wurde. Dann hat die Gefährdungsbeurteilung unverzüglich zu erfolgen, da ab dem Vorliegen der Schwangerschaft der besondere Schutzanspruch der Schwangeren besteht.[3] Eine regelmäßige Beurteilung hat in Betrieben zu erfolgen, die vor allem weibliche Beschäftigte haben. Dazu gehören Begehungen und auch die Wirksamkeitskontrolle bereits eingeleiteter Maßnahmen.
 
Praxis-Beispiel

Ein Krankenhaus weist einen hohen Grad an weiblichen Beschäftigten auf. Gleichzeitig ist hier die Möglichkeit einer Gefährdung durch Umgang mit Krankheitserregern, chemischen und medizinischen Gefahrstoffen sowie die Gefahr eines unbeabsichtigten Kontaktes mit Krankheitserregern hoch. Hier ist eine vorbeugende Gefährdungsanalyse sinnvoll, um nicht erst nach Meldung einer Schwangerschaft Maßnahmen zu prüfen, sondern Schutzmaßnahmen direkt umsetzen zu können. Die Dokumentation muss in einem solchen Fall die Arbeitsplätze, die Gefährdungen und notwendige Schutzmaßnahmen beinhalten. Sie ist regelmäßig daraufhin zu prüfen, ob ein Aktualisierungsbedarf vorliegt und ob die Schutzmaßnahmen noch wirksam sind.

 

Rz. 19

Die Dokumentation ist zugänglich zu halten, muss also im betrieblichen Alltag verfügbar sein (also nicht unter Verschluss gehalten werden). Sie ist jedoch vor unbefugter Einsichtnahme Dritter zu schützen. Sie muss so lange aufbewahrt und archiviert werden, wie es die Konstellation erforderlich macht, also der Arbeitsplatz vorhanden oder besetzt ist oder eine Schwangerschaft vorliegt. Darüber hinaus gilt grundsätzlich eine 2-jährige Aufbewahrungsfrist.

 

Rz. 20

Schon bisher trifft den Arbeitgeber eine Dokumentationspflicht der durchgeführten Gefährdungsbeurteilung, zu der er nach § 3 der Verordnung über Sicherheit und Gesundheitsschutz bei der Verwendung von ArbeitsmittelnBetriebssicherheitsverordnung (BetrSichV) – verpflichtet ist. Nach § 3 Abs. 8 der BetrSichV hat der Arbeitgeber das Ergebnis seiner Gefährdungsbeurteilung vor der erstmaligen Verwendung der Arbeitsmittel zu dokumentieren. Dabei sind mindestens anzugeben

  1. die Gefährdungen, die bei der Verwendung der Arbeitsmittel auftreten,
  2. die zu ergreifenden Schutzmaßnahmen,
  3. wie die Anforderungen dieser Verordnung eingehalten werden, wenn von den nach § 21 Abs. 4 Nr. 1 BetrSichV bekannt gegebenen Regeln und Erkenntnissen abgewichen wird,
  4. Art und Umfang der erforderlichen Prüfungen sowie d...

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