Rz. 2
Die gesetzlich normierte Dokumentationspflicht ist für den Arbeitgeber zunächst Aufwand. Dieser Aufwand liegt aber im eigenen Interesse des Arbeitgebers, da die im Zusammenhang einer Gefährdungsbeurteilung getroffenen Feststellungen und Maßnahmen im Zweifel belegt werden können. Dokumentationspflichten bestehen auch nach anderen Arbeitsschutzvorschriften, insbesondere bei der Gefährdungsbeurteilung nach dem Arbeitsschutzgesetz (vgl. § 6 ArbSchG). Die Dokumentation nach § 6 ArbSchG erfordert keine bestimmte Art von Unterlagen. Es kann sich um Unterlagen in Papierform oder in Form elektronisch gespeicherter Dateien handeln.
Der Arbeitgeber kann die Dokumentationspflicht im Rahmen eines Arbeitsschutzmanagementsystems erfüllen.
Eine Gefährdungsbeurteilung wurde angemessen durchgeführt, wenn die betriebliche Gefährdungssituation erfasst und zutreffend bewertet wurde, die Beurteilung aktuell ist, Maßnahmen des Arbeitgebers hinreichend definiert und geeignet sind, regelmäßig Wirksamkeitskontrollen durchgeführt werden und die Dokumentation in Form und Inhalt nachvollziehbar und verständlich vorliegt.
Die Nationale Arbeitschutzkonferenz hat hierfür eine Leitlinie Gefährdungsbeurteilung und Dokumentation erstellt. Ziel dieser Leitlinie ist die Festlegung eines abgestimmten Vorgehens der für den Arbeitsschutz zuständigen Landesbehörden und der Unfallversicherungsträger bei der Beratung und Überwachung der Betriebe.[1]
Die Leitlinien beschreiben gemäß § 20 Abs. 1 SGB VII und § 21 Abs. 3 Ziff. 1 ArbSchG methodische Vorgehensweisen der für den Arbeitsschutz zuständigen Landesbehörden und der Unfallversicherungsträger für die Beratung und Überwachung der Betriebe. Die vereinbarten methodischen Vorgehensweisen finden sich in den Überwachungs- und Beratungskonzepten der Aufsichtsbehörden der Länder und der Unfallversicherungsträger wieder.
Die Bundesanstalt für Arbeitsschutz und Arbeitsmedizin (baua) hat ein umfangreiches Handbuch zur Durchführung einer Gefährdungsbeurteilung veröffentlicht.
Leitlinien bieten Hilfestellung
Der Arbeitgeber kann sich durch Kenntnisnahme der Leitlinie auf den geforderten Dokumentationsprozess einstellen. Die systematische Durchführung und angemessene Dokumentation der Gefährdungsbeurteilung sind die Basis für eine wirksame Prävention arbeitsbedingter Unfall- und Gesundheitsgefahren. Ein elektronisches Dokumentationssystem kann hierbei den Administrationsaufwand optimieren.
2.1 Genereller Dokumentationsumfang (§ 14 Abs. 1 Nr. 1)
Rz. 3
Der Arbeitgeber hat die Beurteilung der Arbeitsbedingungen nach § 10 MuSchG (Durchführung der Gefährdungsbeurteilung) nach § 14 Abs. 1 zu dokumentieren. Der Dokumentationsumfang ist ebenfalls festgelegt: zum einen das Ergebnis der Gefährdungsbeurteilung (nach § 10 Abs. 1 Satz 1 Nr. 1, Regelung in § 14 Abs. 1 Satz 1 Nr. 1, 1. Halbsatz) sowie den Bedarf an Schutzmaßnahmen (abstrakte Gefährdung für Schwangere und Stillende, § 10 Abs. 1 Satz 1 Nr. 2a MuSchG; § 14 Abs. 1 Satz 1 Nr. 1, 2. Halbsatz und – sobald eine Frau dem Arbeitgeber mitgeteilt hat, dass sie schwanger ist – § 10 Abs. 2 MuSchG i. V. m. § 14 Abs. 1 Satz 1 Nr. 2).
In § 10 Abs. 1 Satz 1 geht es um mögliche Gefährdungen, denen eine schwangere oder stillende Frau ausgesetzt sein kann. Voraussetzung ist nicht, dass der Arbeitsplatz durch eine Frau besetzt ist und auch nicht, dass diese schwanger ist. Es muss die Gefährdung dokumentiert sein, denen eine schwangere oder stillende Frau ausgesetzt sein kann. Es genügt die theoretische Möglichkeit einer Besetzung des Arbeitsplatzes mit einer Frau und einer daraus und dadurch folgenden Gefährdung für den Fall einer Schwangerschaft oder Stillzeit.
Rz. 4
Aus Sicht des Gesetzgebers ist das logisch, denn der Zweck des Mutterschutzgesetzes ist die Errichtung eines präventiven Schutzsystems.[1] Nicht erst, wenn eine Frau schwanger wird und dies dem Arbeitgeber anzeigt, sondern bereits bei Planung und Organisation von Arbeitsplätzen soll eine erste mutterschutzrechtliche Beurteilung der Gefährdungen erfolgen, um den grundsätzlichen Bedarf an mutterschutzrechtlichen Schutzmaßnahmen zu ermitteln und zu berücksichtigen. Wesentlicher Bestandteil des präventiven Systems ist daher die Erfassung und – zum Nachweis und zur Weiterbearbeitung – die Dokumentation einer Gefährdungsbeurteilung.
Rz. 5
Die Dokumentation muss auch Gefährdungen umfassen, die nach der Gefährdungsprüfung nach § 10 MuSchG als hinnehmbar einzustufen sind. Feststellungen und Schlussfolgerungen sind daher ebenfalls Inhalt einer ordnungsgemäßen Dokumentation.
Erleichterung der Dokumentationspflicht nach § 14 Abs. 1 Satz 2: Sofern sich jedoch im Rahmen der Gefährdungsbeurteilung ergibt, dass die Schwangere oder stillende Frau keiner Gefährdung i. S. v. § 9 Abs. 2 MuSchG ausgesetzt ist, genügt eine einfache formale Dokumentation im Rahmen der Feststellung nach § 5 ArbSchG. Damit kann der Arbeitgeber im Rahmen der ohnehin vorzunehmenden Gefährdungsbeurteilung nach Arbeitsschutzgesetz ohne weiteren...
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