Tillmanns, Heise, u. a., Be... / 2.7 Verhältnis zum Bundesdatenschutzgesetz
 

Rz. 13

Das Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) findet auf die Personalakte im herkömmlichen Sinn keine Anwendung (BAG, Urteil v. 6.6.1984, 5 AZR 286/81). Werden die personenbezogenen Arbeitnehmerdaten jedoch in einer Datei (§ 3 Abs. 2 BDSG, also Urlaubskartei, Fehlzeitkartei, Pfändungskartei etc.) verarbeitet oder genutzt, sind die Vorschriften dieses Gesetzes zu beachten. Daten können benutzt oder verarbeitet werden, wenn

  • der Arbeitnehmer vorher schriftlich eingewilligt hat oder
  • das BDSG oder eine andere Rechtsvorschrift die Nutzung erlaubt oder anordnet.

Bei der Einholung der Einwilligung muss der Arbeitnehmer auf den Zweck der Verarbeitung und Nutzung sowie, wenn er das verlangt, auf die Folgen der Verweigerung der Einwilligung hingewiesen werden (§ 4 BDSG).

 

Hinweis

Soll die Einwilligung zusammen mit anderen Erklärungen schriftlich erteilt werden (z. B. im Arbeitsvertrag), muss die Einwilligungserklärung optisch (z. B. durch Fettdruck) besonders hervorgehoben werden.

Die Einwilligung kann jederzeit widerrufen werden. Auch wenn die Verarbeitung und Nutzung erlaubt ist, dürfen die Daten immer nur zweckgebunden im Zusammenhang mit dem Arbeitsverhältnis verwertet werden, d. h. die Weiterleitung der Daten an Dritte bzw. eine anderweitige Verwertung ist nicht gestattet. Bei der Beauftragung einer externen Einrichtung (z. B. Unternehmensberatung oder Beratungsinstitut in Fragen der betrieblichen Altersversorgung) muss der Arbeitgeber durch entsprechende Vereinbarungen mit diesem Dritten sicherstellen, dass eine Weiterleitung oder zweckfremde Verwertung der Daten nicht stattfindet. Wenn die Beauftragung des Dritten zum Wohl des Arbeitnehmers erfolgt oder zur reibungslosen Durchführung des Arbeitsverhältnisses (z. B. bei externer Lohnabrechnung) erforderlich ist, wird man von einer stillschweigenden Einwilligung des Arbeitnehmers ausgehen können. Gleichwohl ist es sinnvoll, eine entsprechende arbeitsvertragliche Vereinbarung zu treffen oder eine entsprechende Betriebsvereinbarung abzuschließen.

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