Rz. 13

Auf einfache Papierakten findet die DS-GVO und das BDSG keine Anwendung.[1] Werden die personenbezogenen Arbeitnehmerdaten jedoch in einer Datei, etwa einer Urlaubskartei, Fehlzeitkartei, Pfändungskartei etc. verarbeitet oder genutzt, sind die datenschutzrechtlichen Regelungen zu beachten, insbesondere die in Art. 5 DS-GVO genannten Prinzipien Transparenz, Zweckbindung, Datensparsamkeit, Richtigkeitsgewähr, Beschränkung der Speicherdauer. Bei besonderen Kategorien von Daten, wie z. B. die ethnische Herkunft oder die religiöse Überzeugung betreffend, sind die gesteigerten Anforderungen von § 26 Abs. 3 BDSG und Art. 9 Abs. 2 DS-GVO zu beachten.

Daten können benutzt oder verarbeitet werden, wenn

  • der Arbeitnehmer vorher schriftlich eingewilligt hat oder
  • das BDSG oder eine andere Rechtsvorschrift die Nutzung erlaubt oder anordnet.

Bei der Einholung der Einwilligung muss der Arbeitnehmer auf den Zweck der Verarbeitung und Nutzung sowie, wenn er das verlangt, auf die Folgen der Verweigerung der Einwilligung hingewiesen werden (§ 4 BDSG).

 
Hinweis

Soll die Einwilligung zusammen mit anderen Erklärungen schriftlich erteilt werden (z. B. im Arbeitsvertrag), muss die Einwilligungserklärung optisch (z. B. durch Fettdruck) besonders hervorgehoben werden.

Die Einwilligung kann jederzeit widerrufen werden. Auch wenn die Verarbeitung und Nutzung erlaubt ist, dürfen die Daten immer nur zweckgebunden im Zusammenhang mit dem Arbeitsverhältnis verwertet werden, d. h. die Weiterleitung der Daten an Dritte bzw. eine anderweitige Verwertung ist nicht gestattet. Bei der Beauftragung einer externen Einrichtung (z. B. Unternehmensberatung oder Beratungsinstitut in Fragen der betrieblichen Altersversorgung) muss der Arbeitgeber durch entsprechende Vereinbarungen mit diesem Dritten sicherstellen, dass eine Weiterleitung oder zweckfremde Verwertung der Daten nicht stattfindet. Wenn die Beauftragung des Dritten zum Wohl des Arbeitnehmers erfolgt oder zur reibungslosen Durchführung des Arbeitsverhältnisses (z. B. bei externer Lohnabrechnung) erforderlich ist, wird man von einer stillschweigenden Einwilligung des Arbeitnehmers ausgehen können. Gleichwohl ist es sinnvoll, eine entsprechende arbeitsvertragliche Vereinbarung zu treffen oder eine entsprechende Betriebsvereinbarung abzuschließen.

[1] Erfurter Kommentar zum Arbeitsrecht/Kania, Rn. 9 zu § 83 BetrVG.

Das ist nur ein Ausschnitt aus dem Produkt Haufe Personal Office Platin. Sie wollen mehr?


Meistgelesene beiträge