Telearbeit / Lohnsteuer

1 Ausübung von Telearbeit

Allein die Ausübung von Telearbeit prägt keine der steuerlichen Einkunftsarten. Für die lohnsteuerliche Behandlung der Aufwendungen von Arbeitnehmern für häusliche Telearbeitsplätze ist die Frage zu klären, ob die Arbeitsmittel vom Arbeitgeber gestellt werden oder Eigentum des Arbeitnehmers sind.

2 Ausstattungsgegenstände

2.1 Arbeitgeber ist Eigentümer

Trägt der Arbeitgeber die Kosten für die Ausstattung des Telearbeitsplatzes mit PC, Drucker, Fax-Gerät, EDV-Möbel, führt dies nicht zu einem steuerpflichtigen geldwerten Vorteil, wenn die Ausstattungsgegenstände im Eigentum des Arbeitgebers bleiben.

Dies gilt selbst dann, wenn der Arbeitnehmer die vom Arbeitgeber zur Verfügung gestellten Geräte auch privat nutzt. Durch das Gesetz zur Änderung des Gemeindefinanzreformgesetzes werden Vorteile des Arbeitnehmers aus der privaten Nutzung von betrieblichen PCs und Telekommunikationsgeräten steuerfrei belassen. Im Rahmen dieser Änderung hat der Gesetzgeber den Begriff "Personalcomputer" durch den allgemeineren Begriff "Datenverarbeitungsgerät" ausgetauscht, um begrifflich auch neuere Geräte wie Smartphones oder Tablets zu umfassen und den heutigen Stand der Technik wiederzugeben.

2.2 Arbeitgeber verschafft dem Arbeitnehmer Eigentum

Übereignet der Arbeitgeber Computer-Hardware einschließlich technischen Zubehörs und Software als Erstausstattung oder als Ergänzung, Aktualisierung und Austausch vorhandener Bestandteile an den Arbeitnehmer, gehört der Wert dieser Sachbezüge zum steuerpflichtigen Arbeitslohn.

 

Hinweis

Pauschalierung

Ist der Arbeitnehmer Eigentümer dieser Gegenstände und zahlt der Arbeitgeber für die berufliche Nutzung eine Vergütung, gehört diese zum steuerpflichtigen Arbeitslohn.

Die Lohnsteuer kann mit 25 % pauschaliert werden. Die Pauschalierung mit 25 % ist nach R 40.2 Abs. 5 Satz 3 LStR auch möglich, wenn der Arbeitgeber ausschließlich technisches Zubehör oder Software übereignet.

2.3 Arbeitnehmer ist Eigentümer

Steht die Computer-Hardware im Eigentum des Arbeitnehmers und zahlt der Arbeitgeber für die betriebliche Verwendung eine pauschale Vergütung, gehört diese zum steuerpflichtigen Arbeitslohn. Der Arbeitnehmer kann in diesem Fall seine beruflich veranlassten Aufwendungen für den Computer als Werbungskosten bei seiner Einkommensteuerveranlagung geltend machen.

2.4 Home-Use-Programme

Schließt der Arbeitgeber mit einem Softwareanbieter eine sog. Volumenlizenzvereinbarung für Software ab, die auch für den Arbeitnehmer eine private Nutzung der Software auf dessen privaten Telekommunikationsgeräten ermöglicht, handelt es sich bei den vom Arbeitgeber oder aufgrund des Dienstverhältnisses von einem Dritten unentgeltlich oder verbilligt überlassenen Systemprogrammen (z. B. Betriebssystem, Virenscanner, Browser) und Anwendungsprogrammen um sog. Home-Use-Programme. Die auf diese Weise vom Arbeitgeber auch zur privaten Nutzung überlassenen Home-Use-Programme sind als geldwerter Vorteil steuerfrei. Voraussetzung ist jedoch, dass der Arbeitgeber die überlassenen Programme auch in seinem Betrieb einsetzt.

3 Betriebs- und Anschlusskosten

Die nachgewiesenen laufenden Betriebskosten (z. B. Stromkosten) kann der Arbeitgeber steuerfrei ersetzen. Auch ein steuerfreier pauschaler Auslagenersatz ist möglich, wenn der Arbeitnehmer die entstandenen laufenden Betriebskosten für einen repräsentativen Zeitraum von 3 Monaten nachweist .

Der zur Verbindung an das Datennetz des Unternehmens vom Arbeitgeber eingerichtete Telefonanschluss und die übernommenen Verbindungskosten stellen keine lohnsteuerpflichtigen geldwerten Vorteile dar, wenn der Telefonanschluss auf den Namen des Unternehmens lautet. Lautet der Anschluss auf den Namen des Arbeitnehmers, gilt die allgemeine Telefonkostenregelung.

4 Kosten des Arbeitszimmers

Ersetzt der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer die Kosten des häuslichen Arbeitszimmers (Heizung, Beleuchtung, Reinigung), sind diese Ersatzleistungen steuerpflichtiger Arbeitslohn.

5 Werbungskosten

Der Arbeitnehmer kann die Anschaffungskosten für die Ausstattungsgegenstände des Telearbeitsplatzes, die Betriebs- und Anschlusskosten für die beruflich genutzten Geräte sowie die Kosten des Arbeitszimmers (hier ggf. Abzugsverbot oder nur begrenzt) als Werbungskosten ansetzen.

Übt der Arbeitnehmer seine Arbeit in zeitlich überwiegendem Umfang im häuslichen Arbeitszimmer aus und sind die im Arbeitszimmer und der Firma ausgeübten Tätigkeiten qualitativ gleichwertig, liegt der Mittelpunkt der Tätigkeit im häuslichen Arbeitszimmer, da der Arbeitnehmer dort mehr als die Hälfte der Arbeitszeit tätig wird. In diesem Fall kann er die Kosten für das häusliche Arbeitszimmer in voller Höhe abziehen. Das gilt auch dann, wenn ihm ein "anderer Arbeitsplatz" in der Firma zur Verfügung steht.

In den Fällen, in denen dem Arbeitnehmer ein "anderer Arbeitsplatz" beim Arbeitgeber zur Verfügung steht, können keine Werbungskosten für das häusliche Arbeitszimmer abgezogen werden. Dieser "andere Arbeitsplatz" muss jedoch für den Arbeitnehmer in dem konkret erforderlichen Umfang und in der konkret erforderlichen Art und Weise zumutbar nutzbar sein. Hierbei sind zu berücksichtigen:

  • die Beschaffenheit des Arbeitsplatzes selbst (Größe, Lage und Ausstattung etc.) und
  • die Rahmenbedingungen der Nutzung...

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