Student: Beschäftigte Stude... / 11 Entgeltunterlagen für beschäftigte Studenten

Durch die Beitragsverfahrensverordnung (BVV) ist es dem Arbeitgeber vorgeschrieben, auch für beschäftigte Studenten – unabhängig davon, ob sie versicherungsfrei oder versicherungspflichtig sind – Entgeltunterlagen in Form eines Jahreslohnkontos oder Sammlungen von Lohn-/Gehaltsabrechnungen in zeitlicher Folge zu führen.[1]

Zu dokumentierende Angaben

Damit die versicherungsrechtliche Beurteilung bei einer Betriebsprüfung nachvollzogen werden kann, ist der

  • Status des Beschäftigten (Student),
  • die vertraglich vereinbarte Arbeitszeit,
  • das vertraglich vereinbarte Arbeitsentgelt,
  • die aktuelle Immatrikulationsbescheinigung,
  • das tatsächlich gezahlte Arbeitsentgelt (getrennt nach laufendem und einmalig gezahltem Arbeitsentgelt) und
  • die Entscheidung der Finanzbehörden, dass die vom Arbeitgeber getragenen oder übernommenen Studiengebühren für ein Studium des Beschäftigten steuerrechtlich kein Arbeitslohn sind,

festzuhalten bzw. zu den Entgeltunterlagen zu nehmen.

 
Wichtig

Dokumentation aller Unterlagen

Bei Einstellung eines Studenten sollten dessen sämtliche Beschäftigungen und Beschäftigungszeiten innerhalb des letzten Jahres unter Angabe der wöchentlichen Arbeitszeit schriftlich angegeben werden.

Der Student sollte außerdem erklären, ob er zur selben Zeit noch weitere Jobs ausführt.

Eine Kopie der aktuellen Immatrikulationsbescheinigung des beschäftigten Studenten ist zu den Personalunterlagen zu nehmen. So kann gegenüber einem Betriebsprüfer dokumentiert werden, warum keine Beiträge entrichtet wurden.

[1]

S. Lohnkonto.

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