Sommer, SGB V § 304 Aufbewahrung von Daten bei Krankenka ... / 2.1 Aufbewahrungsfristen (Abs. 1)

Rz. 3

Daten, die für die Zwecke, für die sie erhoben oder auf sonstige Weise verarbeitet wurden, nicht mehr notwendig sind, sind unverzüglich zu löschen (VO (EU) 2016/679; BSG, Urteil v. 18.12.2018, B 1 KR 31/17 R). Die Norm konkretisiert diesen Grundsatz für die Sozialdaten, die bei Krankenkassen, Kassenärztlichen Vereinigungen und Geschäftsstellen der Prüfungsausschüsse anfallen (Satz 1).

Rz. 4

Folgende Daten sind spätestens nach 10 Jahren zu löschen (Satz 1 Nr. 1):

• Angaben der Krankenkassen über Leistungsvoraussetzungen (§ 292),
• Unterlagen der Abrechnungsprüfung (§ 106d) bei den Kassenärztlichen Vereinigungen (§ 295 Abs. 1a),
• Diagnosen und Abrechnungsunterlagen der Ärzte, Einrichtungen und medizinische Versorgungszentren, die ohne Beteiligung der Kassenärztlichen Vereinigungen mit den Krankenkassen oder ihren Verbänden Verträge abgeschlossen haben (§ 295 Abs. 1b),
• Abrechnung der Vergütung durch die Kassenärztlichen Vereinigungen (§ 295 Abs. 2),
• Daten der Wirtschaftlichkeitsprüfung (§§ 106 bis 106c)

Rz. 5

Die im Rahmen der Durchführung des Risikostrukturausgleichs maschinell erzeugten Datengrundlagen sowie die gesamte Dokumentation aller Korrekturmeldungen sind gemäß § 3 Abs. 7 Satz 1 RSAV 9 Jahre aufzubewahren und danach zu löschen (Satz 1 Nr. 2). Zu einer längeren Aufbewahrung sind Krankenkassen nach § 3 Abs. 7 Satz 3 HS 1 RSAV nur verpflichtet und berechtigt, wenn das Bundesamt für Soziale Sicherung (BAS) im Einzelfall feststellt, dass die weitere Aufbewahrung zur Durchführung von Korrekturen der gemeldeten Daten erforderlich ist. In einem solchen Fall sind die Daten nach 12 Jahren zu löschen (§ 3 Abs. 7 Satz 3 HS 2 RSAV).

Rz. 6

Der Begriff "Löschen" wird weder in der DSGVO noch im SGB X näher definiert. Art. 17 DSGVO spricht auch von "Recht auf Vergessenwerden". Löschen bedeutet die Vernichtung oder das Unkenntlichmachen von Sozialdaten (Koch, in: Schlegel/Voelzke, jurisPK-SGB V, 4. Aufl., § 304 Rz. 13). Bei Sozialdaten auf Papierträgern kann dies z. B. durch ordnungsgemäßes Schwärzen oder Schreddern im geeigneten Aktenvernichter geschehen. Löschen der Sozialdaten auf Festplatten oder sonstigen elektronischen Speichermedien erfordert geeignete Verfahren (z. B. Überschreibprogramme oder Festplattenvernichtung).

Rz. 7

Die Aufbewahrungsdauer der gespeicherten Bilddaten bemisst sich nach Satz 1 i. V. m. § 84 Abs. 2 SGB X. Da die Krankenkassen verpflichtet sind, im Falle des Defektes oder Verlustes eine Ersatzkarte auszustellen, und die Pflicht erst mit Ende des Versicherungsverhältnisses endet, dürfen Lichtbilder bis zur Beendigung der Mitgliedschaft gespeichert werden. Die Krankenkassen müssen aber spätestens zu diesem Zeitpunkt die gespeicherten Bilddaten löschen (BSG, Urteil v. 20.1.2021, B 1 KR 7/20 R, B 1 KR 15/20 R).

Rz. 8

Die Aufbewahrungsfristen beginnen mit dem Ende des Geschäftsjahres, in dem die Leistungen gewährt oder abgerechnet wurden (Satz 2). Die Regelung stellt eine Entlastung der Verwaltung dar (Roß, in: LPK-SGB V, § 304 Rz. 2). Das Geschäftsjahr entspricht i. d. R. dem Kalenderjahr (Koch, in: Schlegel/Voelzke, jurisPK-SGB V, 4. Aufl., § 304 Rz. 15). Der später entstandene Tatbestand ist maßgebend.

Rz. 9

Eine längere Aufbewahrungsmöglichkeit hatten Krankenkassen für ärztliche Abrechnungsdaten, um den Risikostrukturausgleich weiterzuentwickeln oder durchzuführen (Satz 3 a. F.). Die Daten waren nach spätestens 4 Jahren in der Verarbeitung einzuschränken und spätestens nach den in der RSVA genannten Fristen zu löschen. Zu einer längeren Aufbewahrung war eine Krankenkasse nur verpflichtet und berechtigt, wenn das BAS im Einzelfall feststellte, dass die weitere Aufbewahrung zur Durchführung von Korrekturen der gemeldeten Daten erforderlich war (§ 3 Abs. 7 Satz 3 RSAV). In diesem Fall waren die Daten nach 12 Jahren zu löschen.

Rz. 9a

Die Vorgabe ist aufgrund der mit dem Digitale-Versorgung-Gesetz vom 9.12.2019 (BGBl. I S. 2562) und dem Fairer-Kassenwettbewerb-Gesetz vom 22.3.2020 (BGBl. I S. 604) erfolgten Anpassungen obsolet (BT-Drs. 19/30560 S. 56). Satz 3 wird daher im Sinne der Rechtsbereinigung zum 20.7.2021 aufgehoben. Die Vorgaben für die bei den Krankenkassen rechtmäßig gespeicherten ärztlichen Abrechnungsdaten ergeben sich bereits aus Abs. 1 Satz 1 Nr. 1. Die maßgeblichen Vorgaben zur Aufbewahrung der Datengrundlage für den RSA sind zudem in § 7 Abs. 2 RSAV geregelt. Dementsprechend verweist auch Satz 1 Nr. 2 auf die in der Rechtsverordnung genannten Fristen.

Rz. 10

Die Krankenkassen können Leistungsdaten länger aufbewahren, wenn ein Bezug zum Arzt und Versicherten nicht mehr herstellbar ist (Satz 3).

Rz. 10a

Zur Erfüllung der Datenübermittlungspflicht nach § 17 Abs. 2 Implantateregistergesetz werden die gesetzlichen Krankenkassen abweichend von den normierten Aufbewahrungsfristen ermächtigt, die erforderlichen Daten zur Erfüllung ihrer Meldepflicht, über den gesetzlich vorgesehenen Zeitraum hinaus zu speichern (Satz 4). Zu speichern ist die Information, dass ein Versicherter am Implantatereg...