Reisekostenerstattung durch... / 5.2 Pauschalbesteuerung als sonstiger Bezug

Die Pauschalbesteuerung steuerpflichtiger Reisekostenvergütungen hat nach wie vor Gültigkeit, solange sie nicht ausdrücklich aufgehoben wird.[1]

Die Verwaltung gestattet dem Arbeitgeber die Pauschalbesteuerung nach der Vorschrift des § 40 Abs. 1 Nr. 1 EStG. Für diese praxisfreundliche Regelung werden die nicht steuerfreien Reisekostenvergütungen – rechtssystematisch unzutreffend – als sonstige Bezüge behandelt.

 
Wichtig

Pauschalbesteuerung bis 1.000 EUR

Die individuelle Besteuerung kann deshalb entfallen, wenn das Betriebsstättenfinanzamt auf Antrag des Arbeitgebers diese Pauschalbesteuerung zulässt. Hierzu dürfen die pauschal zu besteuernden Beträge ggf. zusammen mit anderen pauschal besteuerten Bezügen des Arbeitnehmers 1.000 EUR jährlich nicht übersteigen.

Die lohnsteuerlichen Reisekostensätze sind als steuerliche Obergrenze für den steuerfreien Ersatz durch den Arbeitgeber zu verstehen. Welche Auslösungen für Fahrtkosten, Verpflegung und Unterbringung der Arbeitgeber für auswärtige Reisegeschäfte seiner Arbeitnehmer zu zahlen hat, richtet sich dagegen ausschließlich nach den arbeitsrechtlich getroffenen Vereinbarungen. Maßgebend sind die im Tarifvertrag, in der Betriebsvereinbarung oder in dem jeweiligen Einzelarbeitsvertrag enthaltenen Bestimmungen. Ergeben sich danach für den steuerfreien Arbeitgeberersatz geringere Beträge, kann der Arbeitnehmer den Unterschiedsbetrag zu den höheren lohnsteuerlichen Reisekostensätzen in seiner Steuererklärung als Werbungskosten geltend machen. Soweit er den in bestimmten Fällen zulässigen Abzug der tatsächlichen Kosten wählt, muss er diese durch Rechnungsbelege nachweisen.

 
Praxis-Tipp

Steuerfreiheit auch bei Entgeltumwandlung

Nach der Rechtsprechung ist die Steuerfreiheit des vom Arbeitgeber gewährten Reisekostenersatzes nicht davon abhängig, dass diese Leistungen zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn erbracht werden. Reisekostenerstattungen können im Rahmen der lohnsteuerlichen Sätze auch dann steuerfrei bleiben, wenn sie in Form der Barlohnumwandlung finanziert werden. Entscheidend ist allein, dass der Anspruch des Arbeitnehmers auf Ersatz der verauslagten Reisekosten im Zeitpunkt der Vereinbarung der Entgeltumwandlung nicht bereits entstanden ist.[2]

[1] Arbeitgeber-Merkblatt, Rz. 8, BStBl 1995 I S. 719.

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