Reisekostenerstattung durch... / 4.3.1 Inlandsübernachtungskosten

Bei einer Übernachtung im Inland muss der Arbeitnehmer diese Kosten im Einzelfall nachweisen. Eine Abrechnung nach Pauschbeträgen ist nicht möglich. Im Rahmen der Reisekostenerstattung durch den Arbeitgeber darf an den Arbeitnehmer pro Inlandsübernachtung ein Pauschbetrag von 20 EUR ausbezahlt werden. Allerdings muss feststehen, dass der Arbeitnehmer auch tatsächlich übernachtet hat.

 
Wichtig

Beweisvorsorge bei Übernachtungskosten

Arbeitnehmer, die in 2013 aus beruflichen Gründen im Ausland übernachten müssen, haben bereits während des Jahres Beweisvorsorge zu treffen, indem sie ihre Hotelrechnungen u. a. Übernachtungsbelege aufbewahren, um bei der späteren Einkommensteuerveranlagung 2013 Werbungskosten geltend machen zu können.

Beim Lohnsteuerverfahren bleibt dagegen alles beim Alten. Der Arbeitgeber hat nach wie vor 2 Möglichkeiten: Beim steuerfreien Arbeitgeberersatz kann er sowohl bei Inlands- als auch bei Auslandsreisen zwischen Einzelnachweis und Pauschbeträgen wählen.[1]

Die Hotelrechnung umfasst im Regelfall auch die Kosten des Frühstücks. Diese müssen herausgerechnet werden, um lediglich die Kosten der Übernachtung zu ermitteln. Weist die Hotelrechnung nur einen einheitlichen Gesamtbetrag für Unterkunft und Frühstück aus, muss der auf das Frühstück entfallende Betrag geschätzt werden. Nach den Lohnsteuer-Richtlinien ist bei Zahlungsbelegen, die einen Gesamtpreis für Unterkunft und Verpflegung ausweisen, ohne dass sich der Preis für die Verpflegung feststellen lässt, der Gesamtrechnungsbetrag

  • für ein Frühstück um 20 % und
  • für ein Mittag- und Abendessen um jeweils 40 %

der vollen Verpflegungspauschale zu kürzen, die für den jeweiligen Unterkunftsort bei einer 24-stündigen Abwesenheit gilt.[2]

Gesonderte Bescheinigung des Frühstücks ist nachteilig

Die prozentualen Kürzungsregelungen sind für Inlandsübernachtungen kaum noch von praktischer Bedeutung, nachdem seit 1.1.2010 der ermäßigte Umsatzsteuersatz von 7 % für kurzfristige Beherbergungsleistungen gilt.[3] Aufgrund der umsatzsteuerlichen Neuregelung hat sich zwangsläufig die Praxis der Rechnungserstellung im Hotel- und Gaststättengewerbe geändert, die eine nach Steuersätzen aufgeschlüsselte Rechnungsstellung ab 1.1.2010 verlangt. Umsatzsteuerlich nicht mehr zulässig ist es, für Übernachtung mit Frühstück einen Gesamtpreis auszuweisen. Die gesonderte Bescheinigung des Frühstücks ist nachteilig für die lohnsteuerlichen Reisekosten. Der vereinfachte Frühstücksansatz bei Inlandsübernachtungen, der eine pauschale Kürzung der Gesamtrechnung um 4,80 EUR zulässt, ist bei einzeln ausgewiesenen Frühstückspreisen nicht mehr möglich.[4] Das BMF hat infolgedessen für den Standardfall Übernachtung mit Frühstück in Form einer Verwaltungsanweisung Lösungsmöglichkeiten erarbeitet, nach denen der Arbeitgeber seinem Arbeitnehmer bei Auswärtstätigkeiten die Kosten für das Frühstück weiterhin nach den bisherigen Reisekostenregelungen (steuerfrei) erstatten kann.[5] Die Lohnsteuer-Richtlinien übernehmen wortgleich den Inhalt des BMF-Schreibens.[6]

Aufteilung in Übernachtung und Gesamtbetrag Nebenleistungen

Der Ansatz des Frühstücks ist danach weiterhin mit 4,80 EUR zulässig, wenn das Hotel neben der Übernachtung einen Gesamtbetrag für Nebenleistungen ausweist. Ist in der Rechnung neben der Übernachtung ein Pauschalbetrag für mehrere Nebenleistungen enthalten (z. B. sog. Business-Packages für Frühstück und Telefon, Internet, Parken etc.), darf die lohnsteuerliche Vereinfachungsregelung weiterhin angewendet und das Frühstück mit 4,80 EUR aus dem Gesamtbetrag "Nebenleistungen" der Hotelrechnung herausgerechnet werden. Der verbleibende Teil des Sammelpostens ist als steuerfreie Reisenebenkosten zu behandeln.[7] Voraussetzung für die Steuerfreiheit ist, dass die Bezeichnung des Pauschalbetrags keinen Anlass zur Vermutung gibt, dass darin steuerlich nicht anzuerkennende Nebenleistungen enthalten sind, etwa Pay-TV, private Telefonate oder Massagen. Unschädlich ist, wenn der Pauschalbetrag für die Nebenleistung auch mit Internetzugang, Zugang zu Kommunikationsnetzen näher bezeichnet wird und der Pauschalbetrag zudem nicht so hoch ist, dass er offenbar den Betrag für Frühstück und steuerlich anzuerkennende Nebenleistungen nicht übersteigt.

 
Praxis-Beispiel

4,80-EUR-Kürzung bei Sammelposten Nebenleistung

Ein in Stuttgart beschäftigter Außendienstmitarbeiter unternimmt im März 2013 eine 2-tägige Geschäftsreise (jeweils 14-stündige Abwesenheit) nach Hamburg. Für Zwecke der Reisekostenabrechnung legt er eine auf den Namen der Firma ausgestellte Hotelrechnung vor, die folgende Leistungen ausweist:

 
  Netto USt Gesamt
Pauschalpreis ohne USt 150 EUR    
davon 80 % Übernachtung 120 EUR 7 % = 8,40 128,40 EUR
davon 25 % Business-Package (Frühstück u. a.) 30 EUR 19 % = 5,70 35,70 EUR
Gesamtrechnungsbetrag     164,10 EUR

Der Arbeitgeber kann Verpflegungsmehraufwendungen i. H. v. 12 EUR pro Reisetag steuerfrei ersetzen. Davon entfällt auf das Frühstück am 2. Reisetag ein Betrag von 4,80 EUR. Die Vereinfa...

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