Reisekostenerstattung durch... / 4.1.4.5 Tatsächliche Kosten

Bei einer normalen Jahresfahrleistung des Pkw sind die genannten Schätzbeträge im Regelfall zu niedrig, falls es sich nicht um einen preiswerten Kleinwagen handelt und die Nutzungsdauer, nach der die Abschreibungen berechnet werden, noch nicht abgelaufen ist.

 
Achtung

Höherer Km-Satz durch Nachweis der tatsächlichen Kosten

In diesen Fällen empfiehlt es sich für den Arbeitnehmer, die tatsächlichen Aufwendungen für seinen Pkw nachzuweisen. Selbst wenn der Arbeitgeber nur die Pauschbeträge von 0,30 EUR/km ersetzt, kann der Arbeitnehmer im Rahmen seiner Einkommensteuer-Erklärung eventuell höhere tatsächliche Km-Werte abrechnen.

Werden längere Strecken auf dienstlichen Reisen mit dem eigenen Pkw gefahren, sollte von dieser Möglichkeit des Einzelnachweises Gebrauch gemacht werden. Im Regelfall ist der nötige Zeitaufwand durch die erzielbaren Steuerersparnisse gerechtfertigt. Der erforderliche Aufwand kann dadurch reduziert werden, dass die Treibstoffkosten geschätzt und nur die übrigen Kosten belegmäßig nachgewiesen werden. Diese Art der Schätzung hat die Rechtsprechung bestätigt.[1] Bei der Schätzung der Treibstoffkosten wird man sich an den Verbrauchsangaben des Herstellers orientieren. Allerdings dürfen die Finanzämter im Zweifel den niedrigsten Benzinpreis und den niedrigsten Treibstoffverbrauch zum Nachteil des Arbeitnehmers zugrunde legen, wenn dieser seine höhere Schätzung nicht glaubhaft darlegen kann, etwa durch repräsentative Aufzeichnungen.

Eine Gesamtkostenschätzung nach den ADAC-Tabellen und anderen Zusammenstellungen wird dagegen nicht als Nachweis der tatsächlichen Kosten anerkannt. Bei diesen Tabellen sind auch Kostenarten einkalkuliert, die steuerlich nicht berücksichtigt werden können, z. B. eine fiktive Verzinsung des eingesetzten Eigenkapitals.

Zu den Gesamtkosten des Kfz gehören die folgenden Aufwendungen:

  • Treibstoffkosten
  • Wartungs- und Reparaturkosten
  • Aufwendungen für eine Garage am Wohnort
  • Kfz-Steuer
  • Haftpflichtversicherung
  • zusätzliche freiwillige Versicherungen, z. B. Kasko-, Insassenunfall- und Rechtsschutzversicherungen
  • Absetzungen für Abnutzung (AfA)
  • Leasingraten und einmalige Sonderzahlung, die bei geleasten Fahrzeugen an die Stelle der AfA treten
  • Zinsen für ein Anschaffungsdarlehen
  • etwaige Nebenkosten

Nicht zu den Gesamtkosten gehören Park- und Straßenbenutzungsgebühren. Diese Gebühren sind der jeweiligen Fahrt zuzurechnen und können steuerfrei ersetzt werden. Das Gleiche gilt für Unfallkosten. Bei Unfällen auf einer beruflichen Fahrt gehören die Aufwendungen regelmäßig zu den Werbungskosten, die vom Arbeitgeber auch steuerfrei ersetzt werden können. Hierbei gilt eine Ausnahme: Der Unfall war durch Alkoholeinfluss verursacht. Auch der Diebstahl eines Pkw, z. B. während einer mehrtägigen beruflichen Reise, der sich während der Übernachtung zuträgt, ist begünstigt, ohne zu den Gesamtkosten zu rechnen.[2]

Zur Ermittlung der Gesamtfahrleistung genügt es, den Kilometerstand am Anfang und am Ende des Kalenderjahres festzuhalten.

 
Wichtig

Vereinfachte Nachweisführung für 12 Monate

Der Arbeitnehmer muss diesen Nachweis nicht unbedingt für jedes Jahr erneut führen. Werden die Kosten für einen Zeitraum von 12 Monaten ermittelt, erkennt das Finanzamt diesen Kilometersatz auch beim Reisekostenabzug in den folgenden Jahren an, solange sich die tatsächlichen Verhältnisse nicht wesentlich ändern. Der bisherige Kostensatz gilt nicht mehr, wenn ein anderer Pkw erworben wurde oder wenn bei dem Pkw die Nutzungsdauer abläuft, die für die Berechnung der Abschreibungen zugrunde gelegt worden ist.

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