Reisekostenerstattung durch... / 4.1.3 Entfernung des Einsatzorts ohne Bedeutung

Die lohnsteuerlichen Reisekostensätze bei Arbeitnehmern, die an wechselnden Einsatzstellen tätig sind, dürfen unabhängig davon angewendet werden, wie weit der jeweilige Einsatzort von der Wohnung des Arbeitnehmers entfernt liegt. Nach den Lohnsteuer-Richtlinien sind die bisherige 30-km-Grenze und damit die Unterscheidung in Nah- und Fernzone aufgegeben. Damit fallen auch Fahrten innerhalb einer Entfernung von 30 Kilometern unter die Reisekostenvorschriften.[1] Beim Personenkreis der an wechselnden Einsatzstellen beschäftigten Arbeitnehmer sind sämtliche Fahrten, einschließlich der Fahrten zum Betrieb, entfernungsunabhängig als auswärtiges Dienstgeschäft zu behandeln, das zum Reisekostenabzug berechtigt.

 
Praxis-Beispiel

Entfernungsabhängige Fahrtkostensätze

Ein Kundendienstmonteur der Kälte- und Wärmetechnik GmbH, der im Betrieb keinerlei Arbeiten verrichtet, ist ausschließlich für die von der Firma betreuten Kunden eines Stadtgebiets zuständig. Die Firma sucht er nur gelegentlich, maximal einmal pro Monat auf.

Ergebnis: Der Arbeitnehmer hat keine regelmäßige Arbeitsstätte. Sämtliche Fahrten sind als Reisekosten abzugsfähig. Dies gilt für die Fahrten von der Wohnung zum 1. Kunden und die Heimfahrt vom letzten Kunden, auch wenn die Entfernung weniger als 30 Kilometer betragen sollte. Ebenso sind die gelegentlichen Fahrten zum Betrieb mangels regelmäßiger Arbeitsstätte berufliche Auswärtstätigkeiten, die unter die steuerlichen Reisekosten fallen.

Keine Auswirkung hat die geänderte Regelung für Arbeitnehmer, die zwar eine Großteil ihrer Arbeitsleistung an wechselnden Einsatzorten verrichten, aufgrund der wöchentlichen Fahrten zum Arbeitgeber dort einen ganzen Arbeitstag verrichten und damit gleichzeitig eine auf Dauer und mit Nachhaltigkeit angelegte regelmäßige Arbeitsstätte haben.[2]

 
Praxis-Beispiel

Außendienstmitarbeiter mit regelmäßiger Arbeitsstätte

Sachverhalt wie voriges Beispiel, der Kundendienstmonteur sucht aber jeweils montags und freitags für einen halben Tag vormittags bzw. nachmittags seine Firma auf, um neue Aufträge für die kommende Woche entgegenzunehmen bzw. seine Kundenaufträge abzurechnen.

Ergebnis: Ein Arbeitnehmer, der im Betrieb mindestens 20 % seiner vertraglichen Arbeitszeit pro Woche verrichtet, hat dort seine regelmäßige Arbeitsstätte. Die arbeitstäglichen Kundendienstfahrten rechnen zu den Reisekosten, auch soweit der Monteur auf direktem Weg Fahrten zwischen Wohnung und Kunden zurücklegt, deren Fahrstrecke weniger als 30 Kilometer beträgt. Die Fahrten zur Firma sind als Fahrten zwischen Wohnung und regelmäßiger Arbeitsstätte anzusehen, für die keine Reisekostensätze, sondern die Regelungen zur Entfernungspauschale Anwendung finden. Fahrtkostenzuschüsse des Arbeitgebers sind insoweit lohnsteuerpflichtig, können aber mit dem Pauschsteuersatz von 15 % pauschaliert werden.[3] Erst für die sich anschließende Fahrt vom Betrieb zum Kunden dürfen Reisekosten in Anspruch genommen werden. Das Entsprechende gilt für die Rückfahrt am Freitag, die über den Umweg zum Betrieb nach Hause führt.

Die beiden Beispiele machen deutlich, dass durch die kilometerunabhängige Einbeziehung sämtlicher Fahrten zu einer auswärtigen Einsatzstelle die von der Rechtsprechung getroffene Sonderregelung für Arbeitnehmer mit häufigem Ortswechsel keine praktische Bedeutung mehr hat.[4] Danach waren bereits bisher bei Arbeitnehmern, die ihre Arbeitsleistung täglich an zahlreichen wechselnden Arbeitsstätten zu erbringen haben, etwa Reisevertreter, Kundendiensttechniker oder Mitarbeiter im ambulanten Pflegedienst, aufgrund des Typus der Auswärtstätigkeit Reisekostenregelungen anzuwenden. Der entsprechende Hinweis im Lohnsteuer-Handbuch wurde gestrichen.[5]

Der Vollständigkeit halber ist in diesem Zusammenhang auf die geänderte Behandlung von Treffpunktfahrten hinzuweisen, die beim Personenkreis der an wechselnden Einsatzstellen tätigen Arbeitnehmer des Öfteren vorkommen. Fährt der Arbeitnehmer von seiner Wohnung immer zu einem gleich bleibenden Treffpunkt, von wo aus er zu der jeweiligen Einsatzstelle weiterfährt, werden die Fahrten von der Wohnung zu dem Treffpunkt unabhängig von der Entfernung nicht mehr als solche zwischen Wohnung und Arbeitsstätte behandelt. Der Treffpunkt stellt keine regelmäßige Arbeitsstätte des Arbeitnehmers dar.[6]

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