Reisekostenerstattung durch... / 4.1 Fahrtkosten

Als Folge der Aufgabe der 30-km-Zone gehören Fahrten in die Nahzone zu den Reisekosten. Vorteilhaft betroffen sind Arbeitnehmer, die keine regelmäßige Arbeitsstätte haben, weil sie ausschließlich eine berufliche Auswärtstätigkeit an ständig wechselnden Einsatzorten ausüben.[1] Außerdem bewirkt die zeitlich unbegrenzte Gewährung von Reisekosten bei längerfristigen Reisetätigkeiten für Arbeitnehmer mit regelmäßiger Arbeitsstätte eine weitere Ausdehnung der als Reisekosten zu berücksichtigenden Fahrten.[2]

[1]

S. Abschn. 3.4.

4.1.1 Begünstigte Fahrten

Nach den Lohnsteuer-Richtlinien können für alle Fahrten, die nicht zwischen Wohnung und Arbeitsstätte erfolgen, Reisekosten angesetzt bzw. vom Arbeitgeber steuerfrei erstattet werden. Reisekosten stellen danach die Aufwendungen für folgende Fahrten im Rahmen von Auswärtstätigkeiten dar:

  • Fahrten von der Wohnung oder regelmäßigen Arbeitsstätte zur auswärtigen Tätigkeitsstätte.
  • Innerhalb desselben Arbeitsverhältnisses: Fahrten zwischen mehreren auswärtigen Tätigkeitsstätten oder innerhalb eines weiträumigen Arbeitsgebiets.
  • Fahrten von der Unterkunft am Ort der auswärtigen Tätigkeitsstätte (oder Einzugsgebiets) zur auswärtigen Tätigkeitsstätte.
  • Zwischenheimfahrten von der auswärtigen Tätigkeitsstätte zur Wohnung und zurück.
  • Fahrten von der Wohnung zu ständig wechselnden Tätigkeitsstätten bei einer Einsatzwechseltätigkeit (Arbeitnehmer hat keine regelmäßige Arbeitsstätte).
  • Fahrten bei Übernachtung im Rahmen einer Tätigkeit an wechselnden Einsatzstellen von der Wohnung zum Einsatzort und von der auswärtigen Unterkunft zur Tätigkeitsstätte.
  • Fahrten im Rahmen einer Tätigkeit an wechselnden Einsatzstellen zu einem gleichbleibenden Treffpunkt und anschließender Auswärtstätigkeit.[1]
 
Wichtig

Steuerfreiheit bei einem Firmenwagen

Stellt der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer für diese Fahrten einen Firmenwagen zur Verfügung, bleibt die Gestellung steuerfrei. Ein geldwerter Vorteil ist nicht zu erfassen. Der Arbeitgeber darf jedoch nicht noch zusätzlich pauschale Kilometersätze steuerfrei erstatten.[2]

[1] H 9.5 LStH, "Allgemeines".

4.1.2 Wegfall der 3-Monatsfrist

Allein durch Zeitablauf wird keine weitere regelmäßige Arbeitsstätte begründet. Die beruflichen Auswärtstätigkeiten werden bei gleich bleibendem Einsatzort nach Ablauf von 3 Monaten nicht mehr den Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte zugeordnet.

 
Praxis-Beispiel

Zeitlich unbegrenzter Reisekostenansatz bei befristeter Abordnung

Ein leitender Angestellter wird im Rahmen der Umstrukturierung eines Konzerns zum Aufbau einer neuen Vertriebsabteilung für einen Zeitraum von 10 Monaten an ein Tochterunternehmen abgeordnet. Da die Entfernung nur 50 Kilometer beträgt, fährt er täglich mit dem Pkw zu seinem vorübergehenden Arbeitsort.

Ergebnis: Die befristete Abordnung an das Tochterunternehmen ist für die gesamte Dauer eine vorübergehende berufliche Auswärtstätigkeit. Das Tochterunternehmen wird anders als nach den bisherigen Reisekostenregelungen ab dem 4. Monat nicht zur regelmäßigen Arbeitsstätte. Der Arbeitnehmer kann für sämtliche Fahrten während des 10-Monatszeitraumes den Reisekostensatz von 0,30 EUR pro gefahrenen Kilometer ansetzen. Die 3-Monatsfrist hat für die Fahrtkosten im Rahmen einer beruflichen Auswärtstätigkeit keine Bedeutung mehr. Im Unterschied dazu ist der Abzug der Verpflegungsmehraufwendungen aufgrund der für diesen Bereich weiter bestehenden gesetzlichen 3-Monatsfrist ab dem 4. Monat ausgeschlossen.[2]

Wäre im Beispielsfall anstelle der Abordnung eine zeitlich unbefristete Versetzung an das Zweigunternehmen erfolgt, wäre von Beginn an eine neue regelmäßige Arbeitsstätte begründet worden, sodass auch bei in Aussichtstellung einer möglichen Rückkehr an den Hauptsitz der Firma keine berufliche Auswärtstätigkeit vorgelegen hätte. Nach Reisekostenregelungen kann das Direktionsrecht des Arbeitgebers darüber entscheiden, ob lohnsteuerliche Reisekosten gewährt werden oder Fahrten zwischen Wohnung und regelmäßiger Arbeitsstätte vorliegen.

[1]

4.1.3 Entfernung des Einsatzorts ohne Bedeutung

Die lohnsteuerlichen Reisekostensätze bei Arbeitnehmern, die an wechselnden Einsatzstellen tätig sind, dürfen unabhängig davon angewendet werden, wie weit der jeweilige Einsatzort von der Wohnung des Arbeitnehmers entfernt liegt. Nach den Lohnsteuer-Richtlinien sind die bisherige 30-km-Grenze und damit die Unterscheidung in Nah- und Fernzone aufgegeben. Damit fallen auch Fahrten innerhalb einer Entfernung von 30 Kilometern unter die Reisekostenvorschriften.[1] Beim Personenkreis der an wechselnden Einsatzstellen beschäftigten Arbeitnehmer sind sämtliche Fahrten, einschließlich der Fahrten zum Betrieb, entfernungsunabhängig als auswärtiges Dienstgeschäft zu behandeln, das zum Reisekostenabzug berechtigt.

 
Praxis-Beispiel

Entfernungsabhängige Fahrtkostensätze

Ein Kundendienstmonteur der Kälte- und Wärmetechnik GmbH, der im Betrieb keinerlei Arbeiten verrichtet, ist ausschließlich für die von der Firma betreuten Kunden eines Stadtgebiets zuständig. Die Firma sucht er nur gelege...

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