Reisekostenerstattung durch... / 3.2 Berufliche Veranlassung der Auswärtstätigkeit

Weitere Voraussetzung für die steuerliche Anerkennung von Reisekosten ist, dass der Reisetätigkeit ein beruflicher Anlass zu Grunde liegt. Dieses Kriterium ist auf den allgemeinen Werbungskostenbegriff zurückzuführen, wonach nur beruflich veranlasste Aufwendungen steuerlich abzugsfähig sind.[1] Reisekosten liegen vor, wenn dem Arbeitnehmer Mehraufwendungen durch eine so gut wie ausschließlich beruflich veranlasste Auswärtstätigkeit entstehen.[2] Im Normalfall sind an dieses Kriterium in der Praxis keine hohen Anforderungen zu stellen. Berufliche Gründe liegen regelmäßig vor, da im Berufsleben Auswärtseinsätze fast immer auf Weisung des Arbeitgebers erfolgen. Eine Auswärtstätigkeit ist der beruflichen Sphäre des Arbeitnehmers zuzurechnen, wenn ihr ein unmittelbarer konkreter beruflicher Anlass zugrunde liegt.[3] Das ist z. B. der Fall, wenn die Auswärtstätigkeit auf einer Weisung des Arbeitgebers beruht. Dies kann sein

  • der Besuch eines Kunden zur Vornahme von Geschäftsabschlüssen,
  • Verhandlungen mit Geschäftspartnern usw.[4],
  • der Besuch einer Fachmesse, aber auch
  • das Halten eines Vortrags auf einer Fortbildungsveranstaltung.[5]

Nicht jede auf Weisung des Arbeitgebers unternommene Reise muss jedoch beruflich veranlasst sein. Gegen eine berufliche Veranlassung können in Einzelfällen u. a. die Art der Reise und das Reiseziel sprechen.[6] Dies gilt insbesondere für Reisen von Arbeitnehmern im Zusammenhang mit VIP-Maßnahmen des Arbeitgebers sowie Studienreisen ins Ausland, wenn diese mit einem Privataufenthalt verbunden werden oder der Ehegatte mitgenommen wird. Für eine private Mitveranlassung kann auch sprechen, wenn der Arbeitgeber weder Sonderurlaub noch Dienstbefreiung gewährt hat. Andererseits reicht die Gewährung von Sonderurlaub oder Dienstbefreiung allein nicht aus, die berufliche Veranlassung einer Auslandsreise zu gewährleisten.[7]

 
Wichtig

Steuerpflicht bei privaten Reisemotiven

Tritt die berufliche Veranlassung einer Reise in den Hintergrund, d. h. ist die Berufsausübung nur Vorwand für eine "Reise" der Arbeitnehmer, so sind alle vom Arbeitgeber getragenen Aufwendungen steuerpflichtig.

Aufteilung bei gemischt veranlassten Reisen

Wird eine beruflich veranlasste Auswärtstätigkeit auch mit privaten Maßnahmen verbunden, z. B. durch eine private Verlängerung der Dienstreise, dürfen diese sog. gemischt veranlassten Reisen aufgeteilt werden in steuerfreie und steuerpflichtige Bestandteile.[8]

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