Reisekostenerstattung durch... / 4.5 Übernachtungskosten

4.5.1 Einzelnachweis der Inlands- und Auslandsübernachtungskosten

Wie bisher ist der Werbungskostenabzug von Unterbringungskosten nur zulässig, wenn der Arbeitnehmer die Kosten durch entsprechende Rechnungsbelege nachweist. Der verlangte Einzelnachweis der angefallenen Aufwendungen gilt sowohl für Inlands- als auch für Auslandsübernachtungen.

 

Hinweis

Übernachtungspauschalen steuerfrei erstattungsfähig

Im Rahmen der Reisekostenerstattung kann anstelle der tatsächlichen Kosten ein steuerfreier Pauschbetrag von 20 EUR pro Inlandsübernachtung angesetzt werden.

Für Auslandsreisen gelten die vom BMF bekanntgegebenen Auslandsübernachtungsgelder, die der Arbeitgeber alternativ als Pauschale steuerfrei ersetzen darf.

Umfang der abzugsfähigen Unterkunftskosten

Zu den Übernachtungskosten der beruflichen Auswärtstätigkeit zählen – neben den Rechnungsbelegen für die Nutzung eines Hotelzimmers:

  • Mietaufwendungen für die Nutzung eines (ggf. möblierten) Zimmers oder einer Wohnung sowie
  • Nebenleistungen, z. B. Kultur- und Tourismusförderabgabe, Kurtaxe/Fremdenverkehrsabgabe,
  • bei Auslandsübernachtungen die besondere Kreditkartengebühr bei Zahlungen in Fremdwährungen.

Wegfall der bisherigen Angemessenheitsprüfung

Der Gesetzwortlaut begrenzt den Werbungskostenabzug bzw. steuerfreien Arbeitgeberersatz auf die notwendigen Mehraufwendungen der beruflich veranlassten Übernachtung. Auch wenn danach eine Angemessenheitsprüfung bzgl. der Höhe der begünstigten Übernachtungskosten möglich erscheint, etwa die Begrenzung auf eine bestimmte Hotelkategorie oder hinsichtlich der Größe der Unterkunft, ist die Notwendigkeit der Aufwendungen nach Auffassung der Finanzverwaltung nur dem Grunde nach unter dem Gesichtspunkt der beruflichen Veranlassung zu prüfen. Der berufliche Anlass indiziert die Notwendigkeit des Übernachtungsmehraufwands aufgrund der Reisetätigkeit des Arbeitnehmers.

 

Wichtig

Reisekosten nur für auswärtige Zweitunterkunft

Neu ist, dass die Unterkunftskosten im Rahmen einer auswärtigen beruflichen Tätigkeit nur dann notwendig i. S. d. beruflichen Veranlassung sind, und damit abgezogen bzw. steuerfrei ersetzt werden dürfen, wenn daneben noch eine andere Wohnung besteht, an welcher der Arbeitnehmer seinen Lebensmittelpunkt hat. Diese "Hauptwohnung" muss – anders als bei der doppelten Haushaltsführung – nicht die Kriterien eines eigenen Hausstands erfüllen. Ausreichend ist auch der Lebensmittelpunkt in der elterlichen Wohnung, wo der Arbeitnehmer ein Zimmer bewohnt.

Ist die Unterkunft am auswärtigen Tätigkeitsort die einzige Wohnung bzw. Unterkunft des Arbeitnehmers, liegt kein beruflich veranlasster Mehraufwand vor, der als Reisekosten abgezogen oder steuerfrei erstattet werden kann. Bei den Kosten für die auswärtige Wohnung handelt es sich in diesen Fällen um Aufwendungen für die private Lebensführung.

4.5.2 Kürzung der Verpflegungskosten

Umfasst die Hotelrechnung auch die Kosten des Frühstücks, müssen diese herausgerechnet werden. Die Kosten für die Verpflegung sind nur in Höhe der Verpflegungspauschbeträge begünstigt, während die verbleibenden Kosten der Übernachtung in tatsächlicher Höhe Reisekosten sind. Weist die Hotelrechnung nur einen einheitlichen Gesamtbetrag für Unterkunft und Verpflegung aus, muss der auf die Verpflegung entfallende Betrag geschätzt werden. Die Lohnsteuer-Richtlinien enthalten hierzu einen prozentualen Aufteilungsschlüssel, der weiter anzuwenden ist.

Pauschale Kürzung bei Gesamtpreis für Übernachtung und Verpflegung

Bei Zahlungsbelegen, die einen Gesamtpreis für Unterkunft und Verpflegung ausweisen, ohne dass sich der Preis für die Verpflegung feststellen lässt, ist der Gesamtrechnungsbetrag für ein

  • Frühstück um 20 % und
  • Mittag- und Abendessen um jeweils 40 %

der vollen Verpflegungspauschale zu kürzen, die für den jeweiligen Unterkunftsort bei einer 24-stündigen Abwesenheit gilt.

Die pauschalen Kürzungsregelungen sind für Inlandsübernachtungen kaum noch von praktischer Bedeutung, seit der ermäßigte Umsatzsteuersatz von 7 % für kurzfristige Beherbergungsleistungen gilt. Die Praxis der Rechnungserstellung im Hotel- und Gaststättengewerbe hat sich dadurch zwangsläufig geändert, die eine nach Steuersätzen aufgeschlüsselte Rechnungsstellung verlangt.

 

Praxis-Beispiel

Aufteilung der Hotelrechnung bei Gesamtpreis für Frühstück

Ein in Stuttgart beschäftigter Außendienstmitarbeiter unternimmt eine 2-tägige Geschäftsreise nach Hamburg. Für Zwecke der Reisekostenabrechnung legt er eine auf den Namen der Firma ausgestellte Hotelrechnung vor, die für Übernachtung mit Frühstück einen Pauschalpreis von 70 EUR ausweist.

Ergebnis: Der Arbeitgeber kann Verpflegungskosten in Höhe von 24 EUR (2 × 12 EUR für An-/Abreisetag) steuerfrei ersetzen. Zur Ermittlung der steuerfreien Übernachtungskosten ist der Gesamtpreis von 70 EUR um 4,80 EUR (20 % von 24 EUR) für die auf das Frühstück entfallenden anteiligen Kosten zu kürzen. Der verbleibende Betrag von 65,20 EUR kann vom Arbeitgeber als Übernachtungskosten steuerfrei erstattet werden. Sofern der Arbeitgeber vom Rechnungsbetrag lediglich 65,20 EUR als Übernachtungskosten erstattet, entfällt die...

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