Reisekostenerstattung durch... / 4.4.3 Übliche Mahlzeiten bis 60 EUR – Kürzung der Verpflegungspauschale

Beträgt der Gesamtwert der vom Arbeitgeber unmittelbar oder mittelbar gewährten Speisen und Getränke nicht mehr als 60 EUR, handelt es sich um eine übliche Bewirtung. Es gilt folgende lohnsteuerliche Behandlung:

Beim Arbeitnehmer wird auf die Besteuerung des hieraus resultierenden geldwerten Vorteils verzichtet, wenn der Arbeitnehmer seinerseits für die dienstliche Reisetätigkeit dem Grunde nach eine Verpflegungspauschale als Werbungskosten geltend machen kann. Gleichzeitig sieht der Gesetzgeber eine tageweise Kürzung des Werbungskostenabzugs für Verpflegungsmehraufwand vor, wenn dem Arbeitnehmer anlässlich oder während einer Auswärtstätigkeit vom Arbeitgeber oder auf dessen Veranlassung von einem Dritten eine Mahlzeit zur Verfügung gestellt wird.

Die Kürzung erfolgt in Höhe von

  • 20 % der Tagespauschale für ein Frühstück bzw.
  • 40 % der Tagespauschale für ein Mittag- oder Abendessen.

Für die Kürzung ist auf die volle Verpflegungspauschale abzustellen, die für den jeweiligen Ort bei einer 24-stündigen Abwesenheit gilt. Bei einer Arbeitgeberbewirtung im Inland beträgt der Kürzungsbetrag 4,80 EUR bzw. 9,60 EUR (Frühstück/Mittag- bzw. Abendessen). Die Kürzung ist zwingend und erfolgt tagesbezogen maximal bis auf 0 EUR je Tag; sie ist immer von der jeweiligen Verpflegungspauschale des Tages vorzunehmen, an dem die Mahlzeitengestellung durch den Arbeitgeber erfolgt. Tatsächlich geleistete Zuzahlungen des Mitarbeiters mindern die Kürzung. Unerheblich ist, ob der Arbeitnehmer die Mahlzeit tatsächlich einnimmt. Eine Kürzung ist bereits dann vorzunehmen, wenn der Arbeitgeber oder auf dessen Veranlassung ein Dritter während der beruflichen Auswärtstätigkeit eine Mahlzeit zur Verfügung stellt.

 

Praxis-Beispiel

Kürzung der Verpflegungspauschale bei mehrtägiger Inlandsreise

Ein Arbeitnehmer erhält bei einer 3-tägigen Auswärtstätigkeit im Zusammenhang mit einer Hotelübernachtung auf Kosten des Arbeitgebers Frühstück und Abendessen in Höhe von jeweils 20 EUR (Frühstück) bzw. 30 EUR (Abendessen).

Ergebnis: Der Werbungskostenansatz für Verpflegungsmehraufwand ermittelt sich nach der Neuregelung wie folgt:

 
An- und Abreisetag jeweils 12 EUR 24,00 EUR
Zwischentag 24,00 EUR
Gesamt 48,00 EUR
Abzgl. Kürzung (2 x 4,80 EUR + 2 x 9,60 EUR) 28,80 EUR
Verbleibende Werbungskosten 19,20 EUR

Ein geldwerter Vorteil für die Mahlzeiten wird nicht versteuert, da es sich jeweils um übliche Mahlzeiten und keine Belohnungsessen handelt.

Definition einer "Mahlzeit"

Nach dem neu gefassten Einführungsschreiben kann auch ein vom Arbeitgeber zur Verfügung gestellter Snack oder Imbiss (z. B. belegte Brötchen, Kuchen, Obst), der während einer auswärtigen Tätigkeit gereicht wird, eine Mahlzeit sein kann, die zur Kürzung der Verpflegungspauschale führt. Eine feste zeitliche Grenze für die Frage, ob ein Frühstück, Mittag- oder Abendessen zur Verfügung gestellt wird, gibt es nicht. Maßstab für die Einordnung ist vielmehr, ob die zur Verfügung gestellte Verpflegung an die Stelle einer der genannten Mahlzeiten tritt, welche üblicherweise zu der entsprechenden Zeit eingenommen wird. Weiterhin ist auch dann die volle Kürzung (im Inland von 4,80 EUR für ein Frühstück bzw. 9,60 EUR für ein Mittag- oder Abendessen) vorzunehmen, wenn der Wert der Mahlzeit niedriger ist. Ob die vom Arbeitgeber zur Verfügung gestellte Mahlzeit vom Arbeitnehmer tatsächlich eingenommen wird, ist für die gesetzlich vorgeschriebene Kürzung unbeachtlich.

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