Reisekostenerstattung durch... / 4.3.8 Gesetzliche 3-Monatsfrist

Der Werbungskostenabzug von Verpflegungsmehraufwendungen bei einer längerfristigen Auswärtstätigkeit am selben auswärtigen Beschäftigungsort ist auf einen Zeitraum von längstens 3 Monaten begrenzt. Die 3-Monatsfrist gilt für alle Formen von Auswärtstätigkeiten – auch für Tätigkeiten an wechselnden Einsatzstellen.

Gründe der Unterbrechung sind irrelevant

Eine Unterbrechung der beruflichen Tätigkeit an derselben Tätigkeitsstätte führt immer dann zu einem Neubeginn der 3-Monatsfrist, wenn sie mindestens 4 Wochen dauert. Der Grund der Unterbrechung ist unerheblich; es zählt nur die Unterbrechungsdauer. Es muss nicht geprüft werden, aus welchem Grund es zu der mindestens 4-wöchigen Unterbrechung kommt. Auch die krankheits- oder urlaubsbedingte Unterbrechung von mindestens 4 Wochen ist geeignet, die 3-Monatsfrist erneut in Gang zu setzen. Bisher waren nur berufliche Unterbrechungstatbestände auf die Frist von 4 Wochen anzurechnen.

Für die Berechnung der Unterbrechungsdauer sind auch Zeiten zu berücksichtigen, die auf Zeiträume vor 2014 entfallen.

 

Praxis-Beispiel

Neubeginn der 3-Monatsfrist durch krankheitsbedingte Unterbrechung

Ein bei einer Softwarefirma beschäftigter EDV-Systemprogrammierer ist beauftragt, bei einem Großunternehmen in München die bisherigen Betriebssysteme umzustellen. Der Auftrag dauert vom 1.11.2019 bis 13.5.2020. Ab 10.12.2019 wird die Tätigkeit wegen Erkrankung des Arbeitnehmers bis zum 31.1.2020 unterbrochen.

Ergebnis: Der Arbeitseinsatz in München ist eine berufliche Auswärtstätigkeit, die für die Gesamtdauer den Reisekostenabzug begründet. Für die Verpflegungsmehraufwendungen ist die 3-Monatsfrist zu beachten. Da der Arbeitnehmer die Auswärtstätigkeit um mehr als 4 Wochen unterbricht, beginnt ab 1.2.2020 eine neue 3-Monatsfrist zu laufen, die zum 30.4.2020 endet. Ab 1.5.2020 dürfen keine Verpflegungspauschbeträge mehr angesetzt werden. Dies gilt unabhängig davon, ob der Arbeitnehmer während der Tätigkeit in München übernachtet oder täglich nach Hause fährt.

Es zählt nur noch die Unterbrechungsdauer

Der Neubeginn einer 3-Monatsfrist bei einem längerfristigen Einsatz am identischen auswärtigen Arbeitsort ist ausschließlich davon abhängig, dass eine ausreichende (mindestens) 4-wöchige Unterbrechung der Auswärtstätigkeit erfolgt. Als geeignete Unterbrechungstatbestände kommen auch beruflich begründete Abwesenheitszeiten in Betracht. Infrage kommt z.  B. eine vorübergehende Tätigkeit am Betriebssitz oder eine neue berufliche Auswärtstätigkeit an einem anderen Tätigkeitsort. Beträgt die berufliche Unterbrechung weniger als 4 Wochen, verlängert sich, wie bereits erwähnt, dadurch die 3-Monatsfrist nicht um den Zeitraum der Unterbrechung.

Nach vorheriger Verwaltungsauffassung war die Anwendung der 3-Monatsfrist damit verbunden, dass es sich um die gleichbleibende, nämliche Auswärtstätigkeit handelt, die der Arbeitnehmer nach der Unterbrechung mit gleichem Inhalt am gleichen auswärtigen Ort fortsetzt. Mitunter erfolgte von den Finanzämtern diesbezüglich eine auftragsbezogene Auslegung, indem jeder einzelne Auftrag auch am gleichen Einsatzort eine neue andere Auswärtstätigkeit begründete, die den Lauf einer weiteren 3-Monatsfrist in Gang setzte. Diese Auffassung ist überholt.

Die Unterbrechungsproblematik wird an den folgenden Sachverhalten deutlich.

 

Wichtig

Prüfung der 3-Monatsfrist nach der Identität des Arbeitsortes

Die gesetzliche Festlegung der 3-Monatsfrist entspricht auch der vom BFH zum alten Reisekostenrecht entschiedenen Rechtsauslegung. Nach Auffassung des BFH ist für den Neubeginn der Frist weder der zivilrechtliche Auftrag noch die inhaltliche Gleichartigkeit der Tätigkeit von Bedeutung, sondern es ist ausschließlich die Identität des Arbeitsorts zu prüfen. Wird die Arbeitsleistung an derselben Tätigkeitsstätte fortgesetzt, ist nach der gesetzlichen Zielsetzung eine Zäsur im Sinne einer neuen 3-monatigen Frist für den Abzug von Verpflegungsmehraufwendungen nur bei einer Unterbrechung der Auswärtstätigkeit von mindestens 4 Wochen gerechtfertigt, unabhängig davon, ob ihr ein neuer Auftrag oder eine andere inhaltliche Aufgabe zugrunde liegt.

Wechsel des auswärtigen Tätigkeitsorts führt zu neuer 3-Monatsfrist

Die 3-Monatsfrist kommt immer dann zum Tragen, wenn der Arbeitnehmer an derselben Tätigkeitsstätte beruflich auswärts tätig wird. Jeder Wechsel des auswärtigen Tätigkeitsorts ist mit dem Beginn eines neuen 3-Monatszeitraums verbunden. Eine bestimmte Mindestentfernung zwischen den beiden Auswärtstätigkeiten wird nicht verlangt. Wechselt der Arbeitnehmer von einer auswärtigen Tätigkeitsstätte zu einer anderen, beginnt die 3-Monatsfrist neu zu laufen. Bei jedem neuen Einsatzort läuft eine neue 3-Monatsfrist für den Ansatz der Verpflegungssätze, es sei denn, es liegt ausnahmsweise der Fall der Unterbrechung vor, weil der Arbeitnehmer innerhalb von 4 Wochen wieder am selben auswärtigen Beschäftigungsort eingesetzt wird.

3-Monatsfrist an einzelnen Einsatzorten

Wenn ein Arbeitnehmer von seinem Arbeitgeber ...

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