Reisekostenerstattung durch den Arbeitgeber / 4.3.5 Auswärtstätigkeiten ohne Übernachtung: Mitternachtsregelung

Ein Zusammenrechnen der Abwesenheitszeiten ist in bestimmten Fällen auch für Auswärtstätigkeiten zulässig, die sich ohne Übernachtung auf 2 Tage verteilen. Die sog. Mitternachtsregelung wird beibehalten und gesetzlich festgeschrieben.^[1] Die zutreffende Verpflegungspauschale bestimmt sich bei Kalendertag übergreifenden Arbeiten nicht nach dem einzelnen Kalendertag, sondern durch Zusammenrechnen der Abwesenheitszeiten an beiden Tagen. Beträgt die Gesamtabwesenheitsdauer mehr als 8 Stunden, wird die Verpflegungspauschale von 14 EUR für den Kalendertag gewährt, auf den die überwiegende Abwesenheitszeit entfällt.

Vereinfachte Mitternachtsregelung

Der Beginn der Auswärtstätigkeit am ersten Tag muss nicht (mehr) nach 16 Uhr und das Ende am zweiten Tag nicht (mehr) vor 8 Uhr liegen. Ausreichend ist, dass der Arbeitnehmer bei einer sich über 2 Tage erstreckenden beruflichen Reisetätigkeit insgesamt mehr als 8 Stunden unterwegs ist und dabei nicht übernachtet. Die Mitternachtsregelung ist nicht an eine bestimmte An- und Abreisezeit gebunden, sondern ausschließlich an eine Kalendertag übergreifende Mindestabwesenheit von mehr als 8 Stunden als Folge des Arbeitseinsatzes.

Praxis-Beispiel

Verpflegungspauschale bei Monteur in Nachtschicht

Wegen Reparaturarbeiten in einem Zweigwerk unternimmt ein Monteur eine berufliche Auswärtstätigkeit von 20 Uhr des ersten Tages bis um 4:30 Uhr am nächsten Tag.

Ergebnis: Es wird eine eintägige Dienstreise mit einer Dauer von 8,5 Stunden angenommen. Der Arbeitnehmer kann die Verpflegungspauschale von 14 EUR geltend machen. Würde in einem solchen Fall auf die Abwesenheitsdauer pro Tag abgestellt, wäre an keinem Tag die 8-Stundengrenze erreicht.

In anderen Fällen, insbesondere wenn eine Übernachtung stattfindet, sind die Abwesenheitszeiten für jeden Kalendertag getrennt zu ermitteln. Wie dargestellt, können sich dadurch Nachteile beim Verpflegungsmehraufwand ergeben. Trotzdem ist u. U. das Gesamtergebnis günstiger, weil für Inlandsübernachtungen ein steuerfreies Übernachtungsgeld von 20 EUR infrage kommt.

[1] § 9 Abs. 4a Nr. 3 EStG.