Reisekostenerstattung durch... / 4.3 Verpflegungspauschalen

4.3.1 2-stufige Verpflegungspauschalen

Die steuerliche Berücksichtigung von Verpflegungsmehraufwendungen für berufliche Tätigkeiten außerhalb der Wohnung und außerhalb der ersten Tätigkeitsstätte ist nur in Form von zeitlich gestaffelten Pauschbeträgen zulässig. Ein Einzelnachweis der Verpflegungskosten durch Rechnungsbelege ist ausgeschlossen.

Es gilt eine 2-stufige Staffelung der Pauschalbeträge. Die Höhe der Inlandsverpflegungspauschalen bestimmt sich ausschließlich nach der Abwesenheitszeit am einzelnen Kalendertag.[1]

 
Abwesenheitsdauer Pauschbetrag je Kalendertag seit 2020
mehr als 8 Stunden 14 EUR
mind. 24 Stunden 28 EUR
 
Hinweis

Reisekostenbestimmungen anpassen

Firmen, die ihre betrieblichen Auslösungen an die steuerfrei zulässigen Reisekostenvergütungen geknüpft haben, müssen sich auf deutlich höhere Ausgaben einstellen oder die betrieblichen Reisekostenbestimmungen an ihre individuellen Bedürfnisse anpassen.

Mehrtägige Auswärtstätigkeiten: Einheitliche Pauschale für An- und Abreisetag

Bei mehrtägigen Auswärtstätigkeiten, die eine Übernachtung beinhalten, dürfen sowohl für den An- als auch für den Abreisetag eine Verpflegungspauschale von 14 EUR als steuerfreier Spesenersatz bzw. als Werbungskosten angesetzt werden, ohne dass es einer zeitlichen Mindestabwesenheit an diesen Tagen bedarf.[2] An- und Abreisetage einer mehrtägigen auswärtigen Tätigkeit werden gesetzlich als die Tage definiert, an denen der Arbeitnehmer nach der Anreise oder vor der Abreise außerhalb seiner Wohnung übernachtet.

 
Praxis-Beispiel

Verpflegungspauschale bei mehrtägigen Auswärtstätigkeiten

Ein Außendienstmitarbeiter unternimmt eine 2-tägige berufliche Auswärtstätigkeit. Die Reise beginnt am Montag um 17 Uhr und endet am Dienstag um 13:30 Uhr.

Ergebnis: Der Außendienstmitarbeiter darf für den An- bzw. Rückreisetag jeweils die Verpflegungspauschale von 14 EUR ansetzen. Unerheblich für die An- und Abreisepauschale von 14 EUR ist, wo die Dienstreise beginnt bzw. endet. Ebenso wenig ist für diese Tage die zeitliche Abwesenheitsdauer zu prüfen.

Mehrtägige Auswärtstätigkeiten: 28-EUR-Pauschale für "Zwischentage"

Die Verpflegungspauschale von 28 EUR bei einer Abwesenheitsdauer von 24 Stunden, setzt eine mehrtägige – mindestens 3-tägige – berufliche Auswärtstätigkeit voraus.

 
Praxis-Beispiel

Verpflegungspauschale bei mehrtägigen Auswärtstätigkeiten

Ein Außendienstmitarbeiter unternimmt von Montag bis Mittwoch eine 3-tägige berufliche Auswärtstätigkeit. Die Reise beginnt am Montag um 20 Uhr und endet am Mittwoch um 13:30 Uhr in der Firma des Arbeitnehmers.

Ergebnis: Der Arbeitgeber darf dem Außendienstmitarbeiter für den vollen Reisetag, an dem die Abwesenheitsdauer 24 Stunden betragen hat, die volle Pauschale von 28 EUR und für den An- bzw. Rückreisetag jeweils die Pauschalen von 14 EUR für die während der Auswärtstätigkeit entstandenen Verpflegungskosten steuerfrei ersetzen. Unerheblich für die An- und Abreisepauschale von 14 EUR ist, wo die Dienstreise beginnt bzw. endet. Ebenso ist für diese Tage die zeitliche Abwesenheitsdauer nicht mehr zu prüfen.

[1] § 9 Abs. 4a EStG,

§ 9 Abs. 4a EStG.

[2] § 9 Abs. 4a Nr. 2 EStG.

4.3.2 Übernachtung im Fahrzeug

Unerheblich ist, ob tatsächlich Übernachtungskosten anfallen. Bedeutung hat dies für Lkw- oder Busfahrer, die im Fahrzeug übernachten. Entscheidend ist, dass die Übernachtung im Fahrzeug anstelle einer "Fremdübernachtung" tritt. Da keine Kosten für die Übernachtung entstehen, wird die normale Übernachtungspauschale nicht gewährt.[1] Für Berufskraftfahrer kann seit 2020 eine (Übernachtungs-)Pauschale von 8 EUR pro Nacht angesetzt werden.[2] Für den An- und Abreisetag sowie für die Zwischentage kann zudem die Verpflegungspauschale mit 14 EUR bzw. 28 EUR gewährt werden. Es kommt jeweils nur darauf an, dass der Arbeitnehmer mehrtägig mit Übernachtung auswärts tätig ist.

[1] R 9.7 Abs. 3 Satz 7 LStR.

4.3.3 Ketten-Auswärtstätigkeit

Schließen sich mehrere Auswärtstätigkeiten ohne zwischenzeitliche "Berührung" des Arbeitgeberbetriebs oder der Wohnung nahtlos aneinander an, ist die Verpflegungspauschale für 24-stündige Abwesenheit zu gewähren, wenn die Gesamtabwesenheitsdauer länger als 24 Stunden beträgt. Bei den Reise-Zwischentagen handelt es sich nicht um An- oder Abreisetage mit 14 EUR Verpflegungspauschale.

 
Praxis-Beispiel

"Ketten-Auswärtstätigkeit" ohne Zwischenstopp zuhause

Ein Arbeitnehmer wird von seinem Berliner Arbeitgeber zu einer Auswärtstätigkeit ab Montag nach München entsandt. Am Mittwoch reist der Arbeitnehmer zu einer weiteren Auswärtstätigkeit ohne Zwischenstation bei seinem Arbeitgeber oder seiner Wohnung direkt von München nach Hamburg. Am Freitag kehrt der Arbeitnehmer zu seiner Berliner Wohnung zurück.

Ergebnis: Für Montag (Anreisetag) und Freitag (Abreisetag) kann der Arbeitgeber jeweils eine steuerfreie Verpflegungspauschale von 14 EUR bezahlen. Für Dienstag bis Donnerstag kann jeweils die Verpflegungspauschale für 24-stündige Abwesenheit i.  H.  v. 28 EUR steuerfrei erstattet werden.

"Ketten-Auswärtstätigkeit" mit Zwischenstopp

Kehrt der Arbeitnehmer zwischen 2 Dienstreise...

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