Reisekostenerstattung durch... / 4 Abzugsfähige Reisekosten

4.1 Gleiche Kostenarten, neue Regelungen

Der Gesetzgeber hat das bisherige Grundkonzept der einzigen und einheitlichen Reisekostenart "berufliche Auswärtstätigkeit" für sämtliche dienstliche Tätigkeiten außerhalb der Wohnung und der ersten Tätigkeitsstätte beibehalten. Es gelten deshalb dieselben Abzugsbeträge, unabhängig davon ob der Arbeitnehmer eine normale Dienstreise unternimmt, ausschließlich als Berufskraftfahrer unterwegs ist oder an wechselnden Einsatzstellen seine Arbeit zu verrichten hat. Der Gesetzgeber hat auf eine (Neu-)Definition der Reisekosten verzichtet. Insoweit bleibt alles beim Alten.

Reisekosten sind

  • Fahrtkosten,
  • Verpflegungsmehraufwendungen,
  • Übernachtungskosten und
  • Reisenebenkosten,

wenn diese durch eine so gut wie ausschließlich beruflich veranlasste Auswärtstätigkeit des Arbeitnehmers entstehen.

Änderungen innerhalb der einzelnen (Reise-)Kostenarten

Während sich bei den Fahrt- und Unterbringungskosten keine gravierenden Änderungen ergaben, wurde erstmals die Abzugsfähigkeit der Fahrtkosten, Verpflegungskosten sowie der Übernachtungskosten rechtssystematisch zutreffend insgesamt im Bereich der Werbungskostenvorschrift des § 9 EStG gesetzlich verankert. Eine gesetzliche Regelung bestand zuvor nur für den Teilbereich der Verpflegung, die im Bereich der nichtabziehbaren Betriebsausgaben bei den Gewinneinkünften angesiedelt war und durch einen gesetzlichen Verweis für den Werbungskostenabzug durch den Arbeitnehmer entsprechend anzuwenden war.

Steuerfreie Erstattung unverändert

Der Umfang des steuerfreien Arbeitgeberersatzes bleibt unverändert den Bestimmungen des § 3 Nr. 13 (öffentlicher Dienst) bzw. Nr. 16 EStG (Privatwirtschaft) vorbehalten.

4.2 Fahrtkosten

4.2.1 Abzugsfähige Kosten

Aufwendungen, die nicht Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte sind, können nach dem neuen Wortlaut des Gesetzes in tatsächlicher Höhe angesetzt werden. Bei Benutzung öffentlicher Verkehrsmittel können dem Arbeitnehmer die tatsächlichen Aufwendungen steuerfrei erstattet werden. Das gilt auch, wenn er in Bahn oder Flugzeug die 1. Klasse benutzt und für bestimmte Fahrten ein Taxi nimmt.

Die Aufwendungen müssen regelmäßig durch entsprechende Belege nachgewiesen werden.

Bei Benutzung eines eigenen Kfz gehören sämtliche Aufwendungen für durch die berufliche Auswärtstätigkeit veranlasste Fahrten zu den Reisekosten.

4.2.2 Kilometerpauschalen

Anstelle der tatsächlich pro Kilometer nachgewiesenen Kosten für das Fahrzeug, dürfen diese auch mit pauschalen Kilometersätzen angesetzt werden. Insoweit ergeben sich hinsichtlich der Höhe der als Reisekosten abzugsfähigen bzw. steuerfrei ersetzbaren Fahrtkosten keine Änderungen.

Neu ist, dass die amtlichen Kilometersätze nicht mehr durch Verwaltungsanweisung festgelegt werden, sondern sich an der jeweils aktuellen Wegstreckenentschädigung des Bundesreisekostengesetzes orientieren. Das Bundesumzugskostengesetz sieht Pauschbeträge als Wegstreckenentschädigung nur für Pkw und andere motorbetriebene Fahrzeuge vor.

 

Hinweis

Wegfall der Kilometerpauschalen für Fahrräder und Mitfahrer

Die bisherigen durch Verwaltungsanweisung festgesetzten Kilometersätze für Fahrräder (0,05 EUR/km) sowie die Pauschsätze für die Mitnahme von Fahrgästen (0,02 EUR/km) dürfen nach dem Gesetzeswortlaut nicht mehr angewendet werden.

Nach dem aktuellen BRKG kann der Arbeitnehmer 2019 folgende Pauschalbeträge in Anspruch nehmen:

 
  • Kfz
0,30 EUR/km
  • Motorrad/Motorroller
0,20 EUR/km
  • Moped/Mofa
0,20 EUR/km

Die pauschalen Kilometersätze gelten weiterhin nur für arbeitnehmereigene Fahrzeuge, die der Arbeitnehmer als Eigentümer oder Leasingnehmer für seine beruflichen Auswärtstätigkeiten nutzt.

 

Hinweis

Vereinfachte Nachweisführung

Macht der Arbeitnehmer vom Einzelnachweis Gebrauch, indem er den genauen Kilometersatz ermittelt, muss er die Berechnung nicht jedes Mal von Neuem durchführen. Er kann stattdessen die für einen Zeitraum von 12 Monaten ermittelten Kosten pro gefahrenen Kilometer für künftige Jahre solange fortführen, bis sich die tatsächlichen Verhältnisse wesentlich verändern. Die von der Verwaltung zugelassene Vereinfachungsregel hat beim neuen Reisekostenrecht weiterhin Gültigkeit.

4.2.3 Besonderheit bei Treffpunktfahrten und weiträumigem Arbeitsgebiet

Treffpunktfahrten und Fahrten in ein weiträumiges Arbeitsgebiet sind keine Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte, sondern fallen unter den Reisekostenbegriff der beruflichen Auswärtstätigkeit. Weder der gleichbleibende Treffpunkt noch das weiträumige Arbeitsgebiet erfüllen die Voraussetzungen einer betrieblichen Einrichtung i. S. des neuen Arbeitsstättenbegriffs. Gleichwohl zählen die hierbei anfallenden Fahrtkosten nicht zu den begünstigten Reisekosten. Entscheidend ist, dass aufgrund der arbeitsrechtlichen Bestimmung der Arbeitnehmer dauerhaft zu diesem Sammelpunkt kommen muss. Etwas anderes gilt, wenn sich der Arbeitnehmer aus freien Stücken dort einfindet, um von dort aus seinen Einsatzort zu erreichen. Der Gesetzgeber hat den Ansatz der nachteiligen Entfernungspauschale deshalb daran geknüpft, dass der Arbeitnehmer diesen Ort typischerweise arbeitstäglich zur Arbeitsaufnahme aufsuchen muss.

Ein Lkw-Fahrer, der ledig...

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