Reisekostenerstattung durch... / 4 Abzugsfähige Reisekosten

4.1 Einheitliche Kostenart für alle Dienstreisen

Es gilt das Grundkonzept der einzigen und einheitlichen Reisekostenart "berufliche Auswärtstätigkeit" für sämtliche dienstliche Tätigkeiten außerhalb der Wohnung und der ersten Tätigkeitsstätte, unabhängig davon ob der Arbeitnehmer eine normale Dienstreise unternimmt, ausschließlich als Berufskraftfahrer unterwegs ist oder an wechselnden Einsatzstellen seine Arbeit verrichtet. Reisekosten sind

  • Fahrtkosten,
  • Verpflegungsmehraufwendungen,
  • Übernachtungskosten und
  • Reisenebenkosten,

wenn diese durch eine so gut wie ausschließlich beruflich veranlasste Auswärtstätigkeit des Arbeitnehmers entstehen.[1]

Der Umfang der steuerfreien Arbeitgebererstattung folgt den Bestimmungen des § 3 Nr. 13 (öffentlicher Dienst) bzw. Nr. 16 EStG (Privatwirtschaft).

Änderungen gegenüber altem Reisekostenrecht bis 2013

Erstmals wurde die Abzugsfähigkeit der Fahrtkosten[2], Verpflegungskosten[3] sowie der Übernachtungskosten[4] im Bereich der Werbungskostenvorschrift des § 9 EStG gesetzlich verankert. Eine gesetzliche Regelung bestand zuvor nur für den Teilbereich der Verpflegung, die im Bereich der nichtabziehbaren Betriebsausgaben bei den Gewinneinkünften angesiedelt war und durch einen gesetzlichen Verweis für den Werbungskostenabzug durch den Arbeitnehmer entsprechend anzuwenden war.[5]

4.2 Fahrtkosten

4.2.1 Abzugsfähige Kosten

Aufwendungen, die nicht Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte sind, können nach dem Wortlaut des Gesetzes in tatsächlicher Höhe angesetzt werden. Bei Benutzung öffentlicher Verkehrsmittel können dem Arbeitnehmer die tatsächlichen Aufwendungen steuerfrei erstattet werden. Das gilt auch, wenn er in Bahn oder Flugzeug die 1. Klasse benutzt und für bestimmte Fahrten ein Taxi nimmt.[1]

Die Aufwendungen müssen regelmäßig durch entsprechende Belege nachgewiesen werden.

Bei Benutzung eines eigenen Kfz gehören sämtliche Aufwendungen für durch die berufliche Auswärtstätigkeit veranlasste Fahrten zu den Reisekosten.

4.2.2 Kilometerpauschalen

Bei Benutzung eines eigenen Kfz hat der Arbeitnehmer wie bisher die Möglichkeit, die pro Kilometer angefallenen Kosten entweder einzeln nachzuweisen oder die hierfür festgelegten, vom jeweils benutzen Fahrzeug abhängigen Kilometersätze in Anspruch zu nehmen. Anstelle der tatsächlich pro Kilometer nachgewiesenen Kosten für das Fahrzeug, dürfen diese auch mit pauschalen Kilometersätzen angesetzt werden. Beim Pkw beträgt der Kilometersatz 0,30 EUR pro gefahrenem Kilometer. Eine Anhebung des Kilometersatzes bei den Reisekosten ist im Unterschied zur Pendlerpauschale für den arbeitstäglichen Weg zur ersten Tätigkeitsstätte ab 2021 nicht vorgesehen. Insoweit ergeben sich hinsichtlich der Höhe der als Reisekosten abzugsfähigen bzw. steuerfrei ersetzbaren Fahrtkosten keine Änderungen.

Die amtlichen Kilometersätze orientieren sich an der jeweils aktuellen Wegstreckenentschädigung des Bundesreisekostengesetzes. Das Bundesumzugskostengesetz sieht Pauschbeträge als Wegstreckenentschädigung nur für Pkw und andere motorbetriebene Fahrzeuge vor.

 
Hinweis

Wegfall der Kilometerpauschalen für Fahrräder und Mitfahrer

Die bisherigen durch Verwaltungsanweisung festgesetzten Kilometersätze für Fahrräder (0,05 EUR/km) sowie die Pauschsätze für die Mitnahme von Fahrgästen (0,02 EUR/km)[1] dürfen nach dem Gesetzeswortlaut nicht mehr angewendet werden.[2]

Nach dem aktuellen BRKG kann der Arbeitnehmer 2021 folgende Pauschalbeträge in Anspruch nehmen:

 
  • Kfz
0,30 EUR/km
  • Motorrad/Motorroller
0,20 EUR/km
  • Moped/Mofa
0,20 EUR/km

Die pauschalen Kilometersätze gelten weiterhin nur für arbeitnehmereigene Fahrzeuge, die der Arbeitnehmer als Eigentümer oder Leasingnehmer für seine beruflichen Auswärtstätigkeiten nutzt.

 
Hinweis

Vereinfachte Nachweisführung

Macht der Arbeitnehmer vom Einzelnachweis Gebrauch, indem er den genauen Kilometersatz ermittelt, muss er die Berechnung nicht jedes Mal von Neuem durchführen. Er kann stattdessen die für einen Zeitraum von 12 Monaten ermittelten Kosten pro gefahrenen Kilometer für künftige Jahre solange fortführen, bis sich die tatsächlichen Verhältnisse wesentlich verändern.[3]

4.2.3 Besonderheit bei Treffpunktfahrten und weiträumigem Arbeitsgebiet

Treffpunktfahrten und Fahrten in ein weiträumiges Arbeitsgebiet sind keine Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte, sondern fallen unter den Reisekostenbegriff der beruflichen Auswärtstätigkeit. Weder der gleichbleibende Treffpunkt noch das weiträumige Arbeitsgebiet erfüllen die Voraussetzungen einer "betrieblichen Einrichtung" im Sinne des Arbeitsstättenbegriffs. Gleichwohl zählen die hierbei anfallenden Fahrtkosten nicht zu den begünstigten Reisekosten. Entscheidend ist, dass aufgrund der arbeitsrechtlichen Bestimmung der Arbeitnehmer dauerhaft zu diesem Sammelpunkt kommen muss. Etwas anderes gilt...

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