Die Excel-Tools decken neben den Standardfällen auch die Mitternachtsregelung sowie die Übernachtungspauschale für Berufskraftfahrer ab und rechnen mit den gesetzlichen Reisekostenpauschalen, z. B.

  • die zeitlich gestaffelten inländischen Verpflegungspauschalen,
  • die inländischen Kürzungspauschalen für Frühstück/Mittagessen/Abendessen,
  • die inländische Übernachtungspauschale,
  • die länderspezifischen Auslandsreisepauschalen für Verpflegungsmehraufwendungen und Übernachtungskosten,
  • die gesetzliche Kilometerpauschale von 0,30 EUR bei Benutzung eines arbeitnehmereigenen Pkw.

Außerdem kann im Excel-Tool für das Inland auch ein individueller Kilometersatz anstelle der gesetzlichen Kilometerpauschale von 0,30 EUR erfasst werden.

Mit den Excel-Tools können z.B. auch mehrtägige Auslandsreisen durch mehrere unterschiedliche Länder abgerechnet werden. Möchten Sie nur ein Land pro Abrechnung abrechnen, können Sie die Abrechnung alternativ mit dem schnellen und einfachen Berechnungsformular oder dem Reisekostenrechner vornehmen.

Wenn Sie für bestimmte Arbeitnehmer regelmäßig Reisekostenabrechnung vornehmen, können Sie die Excel-Datei pro Arbeitnehmer abspeichern und sparen sich dadurch die wiederkehrende Stammdateneingabe.

Die beiden Excel-Tools für 2024 berücksichtigen neben den derzeit geltenden Auslandsreisekostenpauschalen folgende gesetzlichen Verpflegungspauschalen für Dienstreisen im Inland sowie die Kürzungsbeträge bei Mahlzeitengestellung:

Abwesenheitsdauer Pauschbetrag je Kalendertag (EUR)
24 Stunden 28,00 EUR
mehr als 8 Stunden 14,00 EUR
bis zu 8 Stunden - - -
An- und Abreisetag bei Übernachtung 14,00 EUR
Kürzungsbeträge bei Mahlzeitengestellung durch den Arbeitgeber
für ein Frühstück 5,60 EUR
für ein Mittag-/Abendessen je 11,20 EUR
Übernachtungskosten bei Dienstreisen Pauschbetrag je Kalendertag (EUR)
Übernachtungspauschale[1] 20,00 EUR
Pauschale für Übernachtungen in einem Fahrzeug 9,00 EUR

Um Makros in den Excel-Tools zu umgehen, stehen seit den Reisekostenabrechnungen 2020 zwei unterschiedliche Excel-Tools pro Jahr- getrennt nach Abrechnungen für das Inland und Ausland - zur Verfügung. So kann die Abrechnung mit Excel weiterhin reibungslos erfolgen.[2]

[1] Die Übernachtungspauschale gilt nur für steuerfreie Erstattungen durch den Arbeitgeber. Der Arbeitnehmer muss dagegen für den Werbungskostenabzug seine Übernachtungskosten durch Rechnungsbelege nachweisen. Das Gleiche gilt für Übernachtungen eines Selbstständigen.
[2] Teilweise können Excel-Dateien mit Makros aus Sicherheitsgründen schon jetzt oder in naher Zukunft nur noch eingeschränkt genutzt werden.

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