Reisekosten, Inland / 7 Aufzeichnungs- und Nachweispflicht

Die Steuerbefreiung der vom Arbeitgeber ersetzten Reisekosten setzt voraus, dass der Arbeitnehmer seinem Arbeitgeber Art und Anlass der beruflichen Tätigkeit, die Reisedauer und den Reiseweg aufzeichnet.

Bei Benutzung eines arbeitnehmereigenen Pkw ist darüber hinaus die Anzahl der gefahrenen Kilometer anzugeben.

Aufzeichnung im Lohnkonto

Der Arbeitnehmer hat seinem Arbeitgeber Unterlagen über die entstandenen Reisekosten vorzulegen, aus denen die Voraussetzungen für die steuerfreie Erstattung hervorgehen müssen. Der Arbeitgeber hat diese Unterlagen als Belege zum Lohnkonto aufzubewahren. Auch wenn Reisekosten unstreitig entstanden sind und die hierfür seitens des Arbeitgebers geleisteten Zahlungen offensichtlich unter den gesetzlich zulässigen Kilometersätzen liegen, müssen sich aus den neben dem Lohnkonto zu führenden Unterlagen die konkrete Dienstreise und die hierfür geleisteten Fahrt-, Verpflegungs- und Übernachtungskosten ergeben.

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