Reisekosten, Inland / 5 Übernachtungskosten

5.1 Erstattung der tatsächlichen Kosten

Als Übernachtungskosten können die tatsächlichen Aufwendungen des Arbeitnehmers für die persönliche Inanspruchnahme einer Unterkunft zur Übernachtung steuerfrei gezahlt werden.

Bezieht der Arbeitnehmer eine Unterkunft an einer vorübergehenden beruflichen Tätigkeitsstätte, begründet dies keine doppelte Haushaltsführung. Die mit dieser Auswärtstätigkeit verbundenen Übernachtungskosten sind in vollem Umfang ohne zeitliche Begrenzung als Werbungskosten abziehbar.

Für den Werbungskostenansatz werden nur die nachgewiesenen Aufwendungen anerkannt. Dies gilt auch für Übernachtungen im Ausland.[1]

5.2 Erstattung nach Pauschalen

Der Arbeitgeber kann – anstelle der tatsächlichen Übernachtungskosten – für jede Übernachtung im Inland bis zu 20 EUR pauschal steuerfrei erstatten. Bei Übernachtungen im Ausland können Übernachtungskosten ohne Einzelnachweis der tatsächlichen Aufwendungen mit festgelegten Pauschbeträgen angesetzt und steuerfrei erstattet werden; deren Höhe ist vom Reiseland abhängig.[1]

Ausschluss der pauschalen Erstattung

Die Pauschbeträge dürfen nicht steuerfrei erstattet werden, wenn

  • dem Arbeitnehmer die Unterkunft vom Arbeitgeber oder aufgrund seines Dienstverhältnisses von einem Dritten unentgeltlich oder teilweise unentgeltlich zur Verfügung gestellt wurde;
  • der Arbeitnehmer in einem Fahrzeug übernachtet[2];
  • der Arbeitnehmer einen Schlafwagen oder eine Schiffskabine benutzt, es sei denn, dass die Übernachtung in einer anderen Unterkunft begonnen oder beendet worden ist.

5.3 1.000-EUR-Grenze nach 48 Monaten

Um eine Gleichstellung langfristiger beruflicher Auswärtstätigkeiten mit der doppelten Haushaltsführung für den Bereich der Unterbringungskosten zu erreichen, führt der Gesetzgeber nach Ablauf von 48 Monaten einer Reisekostentätigkeit am selben auswärtigen Beschäftigungsort im Inland eine Begrenzung der steuerlich begünstigten Unterbringungskosten ein. Es gilt dieselbe Obergrenze wie bei der doppelten Haushaltsführung, also 1.000 EUR pro Monat.

Eine berufliche Tätigkeit an derselben Tätigkeitsstätte liegt nur vor, wenn der Arbeitnehmer an dieser regelmäßig an mindestens 3 Tagen wöchentlich tätig wird.

5.4 Kürzung um Verpflegungskosten

Gesamtpreis für Unterkunft und Verpflegung

Enthält die Rechnung nur einen Gesamtpreis für Unterkunft und Verpflegung und lässt sich der Preis für die Verpflegung nicht feststellen, z.  B. bei einer Tagungspauschale, ist für das In- und Ausland der Gesamtpreis zur Ermittlung der Übernachtungskosten wie folgt zu kürzen:

  • für Frühstück um 20 %,
  • für Mittag- und Abendessen um jeweils 40 %

des für den Unterkunftsort maßgebenden Pauschbetrages für Verpflegungsmehraufwendungen bei einer Auswärtstätigkeit mit einer Abwesenheitsdauer von 24 Stunden.

Sammelposten für Nebenleistungen

Ist in der Hotelrechnung die Übernachtungsleistung gesondert ausgewiesen und daneben ein Sammelposten für Nebenleistungen, ohne dass sich der Preis für die Verpflegung feststellen lässt, so ist die zuvor genannte Kürzung[1] sinngemäß auf den Sammelposten für Nebenleistungen anzuwenden.

Der verbleibende Teil des Sammelpostens ist regelmäßig als Reisenebenkosten zu behandeln, wenn die Bezeichnung des Sammelpostens für die Nebenleistungen keinen Anlass gibt für die Vermutung, darin seien steuerlich nicht anzuerkennende Nebenleistungen enthalten.

Keine ansatzfähigen Reisenebenkosten sind z.  B. die Aufwendungen für private Ferngespräche, Massagen, Minibar oder Pay-TV.

[1] S. Abschn. 5.3.

5.5 Übernachtungspauschale bei Berufskraftfahrern

Übernachtungspauschalen dürfen nicht angewendet werden, wenn eine Übernachtung im Fahrzeug (Schlafkoje usw.) stattfindet.[1] Stattdessen kann der Arbeitnehmer die in diesen Fällen anfallenden Kosten, etwa die Gebühren für die Benutzung von Dusch- und Sanitäreinrichtungen auf Rastplätzen, als Reisenebenkosten in Anspruch nehmen. Voraussetzung ist, dass der Berufskraftfahrer den belegmäßigen Nachweis für einen repräsentativen 3-Monatszeitraum führen kann.[2]

Ab 1.1.2020 wird als Alternative für die bei einer Übernachtung in dem Kraftfahrzeug des Arbeitgebers tatsächlich entstehenden Mehraufwendungen eine weitere "Übernachtungspauschale" von 8 EUR eingeführt. Die Pauschale wird nur bei "Fahrzeugübernachtungen" im Zusammenhang mit mehrtägigen Auswärtstätigkeiten gewährt. Der neue Übernachtungspauschbetrag ist nach dem Gesetzeswortlaut an folgende Voraussetzungen geknüpft. Es muss

  • sich um eine berufliche Auswärtstätigkeit mit einem betrieblichen (arbeitgebereigenen oder geleasten) Fahrzeug handeln;
  • eine Übernachtung in dem betrieblichen Fahrzeug stattfinden;
  • einen Kalendertag betreffen, für den der Arbeitnehmer Anspruch auf eine Verpflegungspauschale von 14 EUR für An- oder Abreisetage oder von 28 EUR für sog. Zwischentage einer mehrtägigen Auswärtstätigkeit hat.

Sind die genannten Anforderungen erfüllt, erhält der Arbeitnehmer zur Abgeltung der durch die Übernachtung im Fahrzeug entstandenen Mehraufwendungen pro Kalendertag einen Pauschbetrag von 8 EUR. Der neue Pauschbetrag gilt für Übernachtungen im arbeitgebere...

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