Reisekosten, Inland / 3 Fahrtkosten

3.1 Tatsächliche Aufwendungen

Aufwendungen, die nicht Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte sind, können nach dem Wortlaut des Gesetzes in tatsächlicher Höhe angesetzt werden, z. B. für Fahrten

  • zwischen Wohnung bzw. erster Tätigkeitsstätte und auswärtiger Tätigkeitsstätte einschließlich sämtlicher Zwischenheimfahrten;
  • zwischen einer Unterkunft am Ort der auswärtigen Tätigkeitsstätte und auswärtiger Tätigkeitsstätte;
  • zwischen mehreren auswärtigen Tätigkeitsstätten;
  • innerhalb eines weiträumigen Tätigkeitsgebiets;
  • zwischen Wohnung und ständig wechselnden Tätigkeitsstätten.

3.2 Öffentliche Verkehrsmittel

Benutzt der Arbeitnehmer für seine beruflichen Auswärtstätigkeiten öffentliche Verkehrsmittel, dürfen die tatsächlich angefallenen Kosten steuerfrei ersetzt werden.

Das Entsprechende gilt für den Betriebsausgabenabzug, wenn der Unternehmer Geschäftsreisen z. B. mit der Bahn oder dem Flugzeug unternimmt.

Die Aufwendungen müssen in beiden Fällen durch entsprechende Belege nachgewiesen werden. Die Unterlagen sind als Anlage zum Lohnkonto bzw. als Beleg zur Buchführung aufzubewahren.

3.3 Arbeitnehmereigenes Fahrzeug

3.3.1 Einzelnachweis der tatsächlichen Aufwendungen

Der in der Praxis häufigste Fall ist, dass der Unternehmer bzw. Arbeitnehmer seine Reisen mit dem eigenen Pkw durchführt. Werden die hierbei anfallenden Aufwendungen nachgewiesen, sind die anteiligen Pkw-Kosten in tatsächlicher Höhe Betriebsausgaben bzw. durch den Arbeitgeber steuerfrei ersetzbar.

Zu den Gesamtkosten eines Fahrzeugs gehören die Betriebsstoffkosten, Wartungs- und Reparaturkosten, Garagenkosten am Wohnort, Kraftfahrzeugsteuer, Beiträge zu Halterhaftpflicht- und Fahrzeugversicherungen, Absetzungen für Abnutzung, Zinsen für ein Anschaffungsdarlehen, bei einem geleasten Fahrzeug die Leasingsonderzahlung sowie Aufwendungen infolge von Verkehrsunfällen.

Nicht dazu gehören z. B. Park- und Straßenbenutzungsgebühren sowie Aufwendungen für Insassen- und Unfallversicherungen; diese Aufwendungen sind als Reisenebenkosten abziehbar. Verwarnungs-, Ordnungs- und Bußgelder sind ebenso wenig berücksichtigungsfähig.

Für die Abschreibung ist bei Personenkraftwagen und Kombifahrzeugen grundsätzlich von einer Nutzungsdauer von 6 Jahren auszugehen; bei hoher Fahrleistung ggf. auch eine kürzere Nutzungsdauer. Für gebraucht erworbene Kraftfahrzeuge ist die entsprechende Restnutzungsdauer zu schätzen.

3.3.2 Ansatz der Kilometerpauschalen

Ohne Einzelnachweis dürfen anstelle der tatsächlich pro Kilometer nachgewiesenen Kosten für das Fahrzeug auch pauschale Kilometersätze angesetzt werden, die sich an der jeweils aktuellen Wegstreckenentschädigung des Bundesreisekostengesetzes (BRKG) orientieren. Hiernach kann der Arbeitnehmer folgende Pauschalbeträge in Anspruch nehmen:

 
Fahrzeug Seit 1.1.2014
Kfz 0,30 EUR/km
Motorrad/Motorroller 0,20 EUR/km
Moped/Mofa 0,20 EUR/km

Die pauschalen Kilometersätze gelten nur für arbeitnehmereigene Fahrzeuge, also Fahrzeuge, die der Arbeitnehmer als Eigentümer oder Leasingnehmer für seine beruflichen Auswärtstätigkeiten nutzt. Aufwendungen für die Mitnahme von Gepäck sind durch die Kilometerpauschalen abgegolten.

 

Hinweis

Kilometerpauschalen für Fahrräder und Mitnahme von Fahrgästen weggefallen

Das Bundesreisekostengesetz sieht Pauschbeträge als Wegstreckenentschädigung nur für Pkw und andere motorbetriebene Fahrzeuge vor. Kilometersätze für Fahrräder (0,05 EUR/km) sowie die Pauschsätze für die Mitnahme von Fahrgästen (0,02 EUR/km) dürfen nicht angewendet werden.

3.3.3 Außergewöhnliche Kosten

Neben den Kilometerpauschalen können außergewöhnliche Kosten angesetzt werden. Dies sind im Wesentlichen

  • Unfallschäden,
  • Absetzungen für außergewöhnliche technische Abnutzung und
  • Aufwendungen infolge eines Schadens, der durch den Diebstahl des Fahrzeugs entstanden ist;
  • Schadensersatzleistungen sind auf diese Kosten anzurechnen.

3.3.4 Steuerfreie Arbeitgebererstattung

Der Arbeitgeber kann dem Arbeitnehmer die Fahrtkosten bis zu den zuvor genannten Beträgen steuerfrei erstatten. Dazu hat der Arbeitnehmer dem Arbeitgeber Unterlagen vorzulegen, aus denen die Voraussetzungen für die Steuerfreiheit der Erstattung und, soweit die Fahrtkosten bei Benutzung eines privaten Fahrzeugs nicht mit den pauschalen Kilometersätzen erstattet werden, auch die tatsächlichen Gesamtkosten des Fahrzeugs ersichtlich sein müssen.

Wird dem Arbeitnehmer für die Auswärtstätigkeit ein Kraftfahrzeug zur Verfügung gestellt, darf der Arbeitgeber die pauschalen Kilometersätze nicht steuerfrei erstatten.

3.4 Besonderheit bei Sammel- und Treffpunktfahrten

Seit 2014 dürfen Arbeitnehmer, die keine erste Tätigkeitsstätte haben, aber aufgrund einer Anweisung des Arbeitgebers dauerhaft denselben Ort aufsuchen müssen, um von dort typischerweise die arbeitstägliche berufliche Tätigkeit aufzunehmen, für diese Fahrten nur noch die einschränkenden Regelungen der Entfernungspauschale anwenden. Die Fahrten von Zuhause zum arbeitsrechtlich festgelegten Ort der täglichen Berufsaufnahme werden – aufgrund ihres vergleichbaren Typus – mit den begrenzt abzugsfähigen Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte gleichgesetzt. Der Gesetzgeber hat den Ansatz der nachteiligen Entfernungspauschale deshalb daran geknüpft, dass der Arbeitnehmer diesen Ort typischerweise arbeitstäglich zur Arbeitsa...

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