Recruiting: Korrespondenz mit Bewerbern

Zusammenfassung

Überblick

Um eine gute Candidate Experience und demzufolge ein gelungenes Recruiting zu gewährleisten, spielt die Kommunikation und Korrespondenz mit den Bewerbern eine ausschlaggebende Rolle. Wichtig in der schriftlichen Kommunikation ist hierbei u. a. die Schnelligkeit sowie die Tonalität und die inhaltliche Gestaltung der Botschaft. Auf die Grundlagen und Praxistipps für eine gelungene Bewerberkorrespondenz geht dieser Beitrag ein.

1 Psychologische Effekte der Kommunikation

Der Arbeitsmarkt hat sich in den letzten Jahren stark verändert, sodass sich Arbeitgeber zunehmend um gutes Personal bemühen müssen. Selbst wenn der Bewerbungseingang für eine Stelle sehr hoch ist, müssen alle Kandidaten kommunikativ zielführend durch den Prozess geleitet werden. Die Gefahr, durch Fehlkommunikation Bewerber zu verlieren, ist auch bei einer sehr attraktiven Arbeitgebermarke sehr hoch. Daher ist eine gute Kommunikation essenziell. Es gilt also nicht nur, schnell zu sein, sondern auch den entsprechenden Ton zu treffen, um dem Bewerber Wertschätzung und ein authentisches Interesse zu signalisieren.

Gemäß dem 1. Axiom nach Paul Watzlawick "man kann nicht nicht kommunizieren", sendet man auch durch keine Kommunikation eine Nachricht. Wartet ein Kandidat mehrere Wochen auf eine Rückmeldung, kann dies etwa als Desinteresse vonseiten des Unternehmens gewertet werden. Generell sind mit einer Bewerbung meist viele Gedanken, Emotionen und Bemühungen des Bewerbers verbunden. Demzufolge ist ein Bewusstsein für die Wirkung der Kommunikation sehr wichtig.

2 E-Mail-Kommunikation

Während früher im Bewerbungsprozess zur Kommunikation der Postweg herangezogen wurde, wird heute nicht nur aufgrund der Schnelligkeit vorwiegend auf die Kommunikation per E-Mail gesetzt. Aus formaler Sicht sollte hierbei berücksichtigt werden, dass stets die Signatur des Unternehmens sowie ein entsprechender Betreff in der E-Mail enthalten ist, sodass Bewerber die Nachricht schnell zuordnen können.

Es bietet sich an, in der jeweiligen genutzten Software E-Mail-Vorlagen zu erstellen, welche kurzerhand personalisiert abgeändert werden können. Hierdurch wird wertvolle Arbeitszeit gespart und die Schnelligkeit im Prozess vorangetrieben. In manchen Fällen (z. B. kurzfristige Termineinladung oder Absagen) sollte die Kommunikation vorab per Telefon erfolgen und anschließend eine Bestätigung per E-Mail versendet werden.

Praxis-Tipp

Formulierungshilfe

Als generelle Hilfe zur Formulierung von E-Mails können folgende Punkte herangezogen werden:

• Bedanken Sie sich für das Interesse des Empfängers bzw. den Erhalt der vorausgegangenen Nachricht.
• Verfassen Sie die Nachricht so kurz wie möglich und so lang wie nötig – es soll nicht "kurz angebunden" wirken.
• Achten sie darauf, besonders höfliche und freundliche Formulierungen zu finden.
• Vermeiden Sie komplizierte Formulierungen.
• Würden Sie als Empfänger dieser Nachricht die Botschaft verstehen?
• Wie würden Sie die Nachricht auffassen?

3 Arten der Bewerberkommunikation

Im Folgenden werden die häufigsten Formen der Bewerberkommunikation sowie deren wesentlichen Inhalte dargestellt.

3.1 Bestätigung des Bewerbungseingangs

Durch eine kurze Bestätigung kann dem Bewerber Gewissheit gegeben werden, dass die Bewerbung auch wirklich für die entsprechende Stelle eingegangen ist. Inhaltlich sollte die Bestätigung folgende Punkte aufweisen:

• einen kurzen Dank für das Interesse des Bewerbers an der Stelle und am Unternehmen
• Bestätigung des Bewerbungseingangs
• eine kurze Information über die Dauer und den Ablauf des weiteren Prozesses
• Ansprechpartner und Kontaktinformationen für weitere Fragen
• ggf. Informationen zur DSGVO

3.2 Zwischenbescheide

Um den Bewerber regelmäßig über den aktuellen Stand zu informieren und so dessen Interesse aufrechtzuerhalten, sollten in regelmäßigen Abständen Zwischenbescheide versendet werden. Idealerweise erfolgen diese einmal pro Woche, sodass kein Bewerber für längere Zeit warten muss. Zwischenbescheide sollten auch dann versendet werden, wenn es keine Neuigkeiten gibt. Hierbei sollten die Formulierungen fortwährend angepasst werden. Folgende Aspekte können bei der Formulierung hilfreich sein:

• Bezug zur jeweiligen Stelle (z. B. Titel, Kennziffer, …)
• erneuter Dank/Wertschätzung für das Interesse des Bewerbers und der bisher aufgebrachten Geduld
• Mitteilung darüber, dass der Auswahlprozess weitere Zeit in Anspruch nimmt
• Darlegung des Vorgehens (z. B. individuelle Prüfung jeder Bewerbung, Rückmeldung aus den Fachbereichen, …)
• idealerweise konkreter Zeithorizont der Rückmeldung
• Ansprechpartner und Kontaktinformationen für weitere Fragen

3.3 Einladung zum Vorstellungsgespräch

Die Einladung zum Vorstellungsgespräch ist für den Bewerber eine sehr schöne Nachricht, die auf große Freude stoßen wird. Die Einladungsnachricht kann sich diesen Effekt zunutze machen, indem sie eine wertschätzende und interessierte Tonalität einläutet. Die nachfolgenden Inhalte können zur Orientierung herangezogen werden:

• Interesse an der Bewerbung/am Profil oder den Kompetenzen bekunden und bedanken, dass das Unternehmen als zukünftiger Arbeitgeber in Betracht gezogen wurde
• Mitteilung der Einladungs-Nachricht und Format des Gesprächs (z. B. persönlich, t...