Rechtsfragen der Mitarbeite... / 2.6.2 Überwachung des E-Mail-Verkehrs

Für dienstliche E-Mails richtet sich die Überwachungsbefugnis wie bei der Telefonkommunikation nach dem BDSG, in dessen Rahmen die Grundrechte des Arbeitnehmers berücksichtigt werden. Nach dem bisher geltenden § 4 Abs. 1 BDSG a. F. ist eine Einwilligung oder eine sonstige Rechtsgrundlage zur Kontrolle der Verbindungsdaten (die personenbezogene Daten i. S. d. § 3 Abs. 1 BDSG darstellen) erforderlich. Diese war bisher unproblematisch in § 28 Abs. 1 Nrn. 1 oder 2 bzw. § 32 BDSG a. F. zu sehen, denn die Kenntnisnahme und Prüfung dienstlicher schriftlicher Kommunikation, also der Geschäftsakten, muss dem Arbeitgeber jederzeit erlaubt sein; andernfalls wäre das Arbeitsverhältnis nicht durchführbar. Ändern wird sich an dieser Praxis durch die Neuregelung des BDSG zum 25.5.2018 nichts, auch wenn Regelungen, wie bisher in § 3, § 4 und § 28 BDSG a. F. nicht übernommen worden sind. Die Rechtfertigung richtet sich nach dem neuen § 26 Abs. 1 BDSG; die Einwilligung nach § 26 Abs. 2 BDSG n. F.

Das Recht des Arbeitnehmers auf informationelle Selbstbestimmung sowie das Fernmeldegeheimnis ist nach Abwägung der Interessen von Arbeitgeber und Arbeitnehmer nicht verletzt, da es um Dienstkommunikation geht, auch wenn die Erfassung der Empfänger-E-Mailadresse eine weitergehende Individualisierung erlaubt als die Erfassung der Zielrufnummer bei der Telefonüberwachung. Insoweit ist eine Parallele zur klassischen Kontrolle der schriftlichen Post zu ziehen, die der Arbeitgeber problemlos ebenfalls überwachen könnte.

Die inhaltliche Kontrolle dienstlicher E-Mails ist weitergehend zulässig als beim Telefon, denn anders als bei telefonischer Kommunikation fehlt es am Element der Vertraulichkeit des gesprochenen Wortes, vielmehr sind die Schutzinteressen der Arbeitnehmer vorrangig der Briefpost oder einem Fax vergleichbar und als sehr gering zu bewerten.

Private E-Mails

Bei erlaubter privater E-Mail-Nutzung sollten ebenfalls vorsorglich die Sonderregeln des TKG beachtet werden, insbesondere das Telekommunikationsgeheimnis, die in diesem Fall sogar der Erfassung der Verbindungsdaten entgegenstehen, sofern keine Einwilligung des Arbeitnehmers vorliegt: Mangels Kostenpflicht kommt eine Rechtfertigung nach § 96 TKG nicht in Betracht, und eine Erhebung nach § 100 TKG zur Störungsbeseitigung kann wegen des Zweckbindungsgrundsatzes eine arbeitsrechtliche Auswertung nicht rechtfertigen. Eine Missbrauchskontrolle ist im Ausnahmefall möglich, setzt aber den konkreten Verdacht gegen einen Arbeitnehmer auf (erheblichen) Missbrauch des E-Mail-Dienstes oder andere schwere Pflichtverletzungen voraus. Im Übrigen dürfen die Verbindungsdaten – insbesondere die Empfängeradresse – nur bei Vorliegen einer Einwilligung des Arbeitnehmers erfasst werden.

Erst recht scheidet wiederum die Kontrolle des Inhalts der privaten E-Mail aus – abgesehen von absoluten Ausnahmefällen bei konkretem Verdacht schwerer Pflichtverletzungen, insbesondere Straftaten oder Konkurrenztätigkeit. Die Erlaubnis der Privatnutzung kann der Arbeitgeber aber unproblematisch unter den Vorbehalt der Einwilligung des Arbeitnehmers in angemessene Kontrollen stellen; dafür sind Formerfordernisse zu beachten.

Vermischung privater und dienstlicher E-Mails

Problematisch ist vor dem erhöhten Schutz erlaubter privater E-Mail-Kommunikation die weit verbreitete Vermischung privater und dienstlicher E-Mails auf den Systemen des Arbeitgebers (Nutzung derselben Arbeitgeberadresse und "Inbox"); diese führt zu einer rechtlichen "Infizierung" auch der dienstlichen E-Mails mit dem erhöhten Schutz der Privatkommunikation und macht faktisch nach bisher herrschender Ansicht weitgehend auch die Kontrolle dienstlicher E-Mails in den Unternehmen grundsätzlich unzulässig.

Einige Gerichte haben insoweit eine Differenzierung vorgenommen, die Kontrollen der E-Mail-Accounts von Arbeitnehmern erheblich erleichtert: Nach Ansicht des Hessischen VGH und des Bundesgerichtshofs (BGH) in Strafsachen soll sich die Anwendung des TKG und des Telekommunikationsgeheimnisses gemäß § 88 TKG nicht auf bereits gelesene und abgelegte, sog. "ruhende" E-Mails erstrecken; insoweit soll nur der Schutz durch das BDSG (§ 26 BDSG) gelten. Dem hat sich das Landesarbeitsgericht Niedersachsen angeschlossen. Diese Interpretation des Anwendungsbereichs des TKG nach § 3 Nr. 22 TKG hat auch das BVerfG nicht moniert, sondern – für den Rechtsverkehr unter Privaten – anerkannt. Es erstreckt das Grundrecht des Fernmeldegeheimnisses zwar auch auf ruhende Mails, soweit diese auf dem Mailserver des Providers und damit nicht im Herrschaftsbereich des Teilnehmers gespeichert sind und dieser sie nur mittels einer Internetverbindung (Kommunikationsvorgang) auf seinem Bildschirm lesbar machen kann. Hingegen unterliegen E-Mails, die ein Teilnehmer nach Abschluss des Kommunikationsvorgangs im eigenen Herrschaftsbereich speichert, nicht mehr dem Fernmeldegeheimnis, weil er sie selbst gegen heimlichen Datenzugriff sichern kann; dazu gehören auch Mails, die Arbeitnehmer nac...

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