Auch die Dokumentation des gesamten Prozesses der Gefährdungsbeurteilung ist gesetzlich vorgeschrieben. Unabhängig von der gesetzlichen Verpflichtung, ist das ausführliche Dokumentieren auch im eigenen Interesse des Betriebs. Anhand der Dokumentation kann nachvollzogen werden, wie genau vorgegangen wurde, welche Belastungen erhoben, welche Maßnahmen daraus abgeleitet und auch welche Erfolge erzielt werden konnten.
Interne und externe Akteure können im Laufe der Zeit wechseln, sodass Wissen oder auch ganze Datensätze verloren gehen. Anhand einer guten Dokumentation ist später nachvollziehbar, welches Vorgehen gewählt wurde und wie die Ergebnisse waren. Besonders wenn externe Dienstleister für die Datenerhebung hinzugezogen werden, muss darauf geachtet werden, dass eine ausreichende Dokumentation der Ergebnisse im eigenen Unternehmen verbleibt.
Die Leitlinien der Gemeinsamen Deutschen Arbeitsschutz-Strategie (GDA) geben das Minimum der Dokumentationsanforderungen vor. Unterlagen zu diesen Punkten müssen bei einer Überprüfung durch die zuständigen Kontrollinstanzen vorgelegt werden:
- Beurteilung der Gefährdungen,
- Festlegung konkreter Arbeitsschutzmaßnahmen, einschließlich Terminen und Verantwortlichen,
- Durchführung der Maßnahmen,
- Überprüfung der Wirksamkeit,
- Datum der Erstellung.
Besser ist es, den gesamten Prozess von Anfang an schriftlich festzuhalten, z. B. in Form von Protokollen, Berichten, Präsentationen, Auswertungsergebnissen u. Ä. So kann die Dokumentation im Laufe des Prozesses erstellt werden, es fällt am Ende kein großer Arbeitsaufwand mehr an. Die einzelnen Schritte und Diskussionsergebnisse lassen sich anhand der Protokolle gut nachvollziehen.
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