Die Gefährdungsbeurteilung gerade der psychischen Belastung ist häufig sowohl für die Unternehmensführung, als auch die Belegschaft ein neues Feld. Es können sehr unterschiedliche Erwartungen damit verknüpft sein, in vielen Unternehmen liegen bislang keine Erfahrungswerte für das Vorgehen vor. Daher ist eine sorgfältige Vorbereitung und Planung der Gefährdungsbeurteilung sinnvoll. Bevor der eigentliche Prozess beginnt, sollten bereits alle Schritte geplant sein. Die Methoden und Instrumente der Erhebung müssen festgelegt werden, es sollte auch bereits im Vorfeld geklärt sein, wie bei der Entwicklung und Umsetzung von Maßnahmen vorgegangen werden soll, falls diese notwendig werden sollten.
Pilotprojekt
Hilfreich kann bei der ersten Durchführung einer Gefährdungsanalyse ein Pilotprojekt in einem kleineren Bereich sein. Allerdings sollte es sich hierbei um einen typischen und durchschnittlichen Bereich handeln. Für einen Modellversuch wäre ein besonders problematischer Unternehmensbereich nicht geeignet.
Wichtig bei dieser Analyse ist, dass alle betrieblichen Akteure – also Führungskräfte, Mitarbeiter, Mitarbeitervertretung und ggf. externe Berater – diesen Prozess mit Überzeugung tragen und umsetzen. Sonst besteht die Gefahr, dass das Projekt bereits bei der Analyse abgebrochen wird und es gar nicht erst zur Planung und Umsetzung von Maßnahmen kommt.
Die Arbeitsschutzverantwortlichen im Betrieb sind die wichtigsten Akteure bei der Planung, Durchführung und Umsetzung der Gefährdungsbeurteilung. Als Berater stehen evtl. noch betriebliche Arbeitsschutzexperten zur Verfügung, z. B. Betriebsarzt und Fachkraft für Arbeitssicherheit. Da die Mitarbeiter ihre eigenen Arbeitsbedingungen am besten kennen, sind sie und die Mitarbeitervertretung unerlässlich. In großen Unternehmen empfiehlt es sich, die Gefährdungsanalyse mithilfe von Beratern durchzuführen, z. B. Wirtschafts- oder Gesundheitspsychologen. Das Hinzuziehen externer Experten ist dann hilfreich, wenn keine internen Spezialisten zur Verfügung stehen.
Um ein gemeinsames Verständnis von den Begrifflichkeiten, dem Sinn und Ziel der Gefährdungsanalyse sowie möglichen Vorgehensweisen zu entwickeln, ist ein gemeinsamer Workshop aller Beteiligten zu Anfang des Prozesses nützlich. Damit kann von Anfang an ein gemeinsames Vorgehen geplant werden, Missverständnisse können ausgeräumt werden, die sonst später den Prozess behindern könnten.
Entscheidend ist die frühzeitige Zusammenarbeit von Unternehmensführung und Mitarbeitervertretung. Ein Erfolg kann sich aber nur einstellen, wenn auch die Geschäftsleitung hinter dem Vorhaben steht und dies auch glaubwürdig an die Belegschaft kommuniziert. Die Mitarbeiter müssen ebenfalls frühzeitig über die geplante Gefährdungsanalyse psychischer Belastung informiert werden. Evtl. vorhandene falsche Vorstellungen müssen rechtzeitig klargestellt werden. Mitarbeiter fürchten oft, es gehe bei der Gefährdungsbeurteilung um die Beurteilung ihrer psychischen Gesundheit oder ihrer Belastbarkeit bei Stress. Die Belegschaft muss auch darüber aufgeklärt werden, dass das Ziel einer Gefährdungsbeurteilung und der daraus abgeleiteten Maßnahmen nicht der absolut stressfreie Betrieb ist.
Der folgende Überblick zeigt die einzelnen Schritte einer Gefährdungsbeurteilung:
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